控制会议时间|保证会议高效

不要被我的标题吓到或者误导，我是思想交流的忠实拥护者，我也经常会组织一些不同主题的会议，把有不同身份背景、不同社会经历、不同能力特长的人聚集在一起。能够组织这样的一些会议，我真的感到很荣幸。

几年以前，我经常去参加一些会议，开会的时候我很难受但是又不得不去，这种事情现在还会偶尔发生，感觉真的很糟糕。每当这种会议再一次临近的时候，我甚至都会有过敏反应和一种生理上的反感。我知道我的反应可能有些过激了，但这很大程度上是因为这些会议浪费了我大量的时间，实在是令人难以接受。

如果由我来组织会议的话，我就会要求大家遵守我的规则；如果我只是参会人员，我也会尽量地说服主办方用我的这些方法……要是没有一点商量的余地，我就会再斟酌一下这个会议是不是有参加的价值，或者其他参会者中有没有我特别欣赏的人。如果有的话，我就把它算在我的私人时间里，如果没有，我就会考虑直接放弃这个会议。当然有的时候也是要承担后果的，尽管如此，比起浪费时间，错失某些东西并不是我优先考虑的问题。因为我知道即使我参加这种会议，也很难和大家一起得出什么重要的结论，如果不是把时间看得和我一样重要的人，在后续的工作中我们也很难达成共识。

在法国，人们对会议总是存在一种错误的认识。对于开会迟到的人，大家往往不会苛责，大多数人在开会的时候处于非常被动的状态。开会这件事，形式往往被看得比内容还要重要。如果你去德国开会迟到了的话，你就知道厉害了。还有更厉害的，去瑞典试试吧！在这些国家，只有会议的议程全部完成，需要讨论的内容全部得出结论才能散会！是的，只有法国人把开会当成工作中最不需要动脑筋、最轻松的事情。但会议的真正价值在于每个人都要说出自己的观点，做出自己的贡献，这样集体的力量才能大于个人力量之和……

现在我要告诉你们我用的方法。如果别人让我去参加一个会议，而下面我说的这些要求有一半都达不到，那我有99%的可能性不会去开这个会。就是这么简单！

目的

会议应该有明确的主题和清晰的目标。所有参会人员应该在开会之前就掌握这些信息。会议的议程应该写得足够简短，不要无意义地占用参会人员多余的脑力和时间（我曾经收到过一个长达三页的会议议程……当然我就没把它读完）。但议程应该写得足够具体，让参会人员可以提前熟悉整个会议流程，知道在哪些环节需要自己发表意见。会议时间也应该提前规定并写在议程中。

每个参会人员都应该在会前收到：

会议的主题和各项议题。

会议的所有目标。

会议时间。

应以一种清晰、简洁、准确的方式给出以上内容，纸质版更佳。

计时人员（主持人）

会议的计时人员是指专门负责控制时间、把握会议节奏的人，这个角色应该由大家轮流担任。在会议过程中，他会根据不同情况做出不同的指令，所有参会人员都应该听从他的指令。如果有人对于这个规则不熟悉的话，就在开会之前先用一两分钟向他解释一下。

计时人员的主要工作职责是控制会议时间，当会议时间过去90%的时候，他要告知大家现在只剩下10%的时间，这样所有人就会集中精力解决剩下的问题，保证会议时间不延长。

另外，他还有以下职责：

如果某个人的发言时间过长，而且内容没什么新意的话，就直接打断他。

保证会议中的每句话都是围绕会议目标的，如果有人把问题延伸得太远、跑题，或者是有人谈工作以外的事情、讲笑话、自言自语，就制止他们。

在讨论的时候，不管是故意还是无意的，如果有几个人表达一样或者类似的意思，同样要打断后面的雷同者。

适时地结束正在讨论的想法或者发言，做简短总结，并引导大家进入下一个议题。

会议期间，就算有人不完全同意计时人员的判断，尤其是那些被打断发言的人，也应当无条件服从他的指令。开会不是大家表达自己的个人情绪或者是满足虚荣心的时候。每次开会都轮换一个人当计时人员，这样很快每个人都担任过这个角色，也能够更理解它的意义和作用所在。我观察到用这个方法一段时间之后，所有人都会更懂得如何控制自己的发言时间，因为大家都知道应该尽快抛出自己的主要观点，如果发言内容太过分散，马上就会被打断。

由于计时和主持的任务已经要占用大量的脑力、听力还有判断力，计时人员是不参与会议讨论的，最多也就只参与一点。

没有计时人员的会议就像是一列没有驾驶员的火车，它有可能最后会到达目的地，但也可能不会。

会议时长

开会的时间如果过长，参会人员就很难一直保持注意力的集中。但说实话，我认为这不是参会人员的问题，而是组织者的问题，长时间开会本身就是一种荒谬的做法。如果会议进展顺利的话，那么没效率的时间（往往就是会议中的大部分时间）就会压缩很多。另外，还要考虑到注意力集中的时间是有限的，每个参会人员都有自己的生活和其他工作，长时间被关在会议室里只会感觉受到束缚，开始走神去想别的，比如自己开完会要去干什么，今天还有什么其他的事情要做等等。因此，要保证会议取得成功，就应当恰当地控制会议时长。

如果参会人员出现注意力不集中，那一定是因为会议的安排、时长、人数或者其他方面出了问题。

参会人数

有的时候我们会有种感觉，认为一场会议参会的人越多，就越正式隆重，效果也越好。这是一种大家普遍认同的观点，但事实却正好相反。组织者正确的做法，应该是根据大家的能力、经历、职权范围等方面和会议目标的匹配程度，来谨慎地选择参会人员。组织者应该能够清楚、准确地说出每个参会人员必须参加这次会议的理由。如果我来组织会议的话，我的标准是一场会议最多不能超过12人。这样才能保证每个人都有发言的机会和足够的讨论时间，这是集体决策最有效的方法。我曾经参加过一场会议，里面大概有20来个人，而整场会议中，大约只有5—7个人是积极参与的……我发现自己不是参加了一场20个人的会议，而是一场有7个参会人员和13个观众的会议。增加观众数量，对于会议没有任何意义。

万一，我是说万一，你组织会议的时候选出来的参会人员多于12人，那么我的建议是你可以把它变成两次参与人数更少、更简短的会议。

控制参会人数，很大程度上能够保证会议的质量。(www.xing528.com)

会议地点与会场布置

地点的重要性不容忽视。在选择会议地点的时候，要考虑参会人数和会议的目的。试想，在一个灰暗的场所，怎么可能产生一个充满激情的创意呢？为了配合不同项目的特点，我会把会议地点选在不同的地方，从拉德芳斯的高科技厅，到各种地窖酒吧。在合适的地方开会可以让效果翻倍。

同样的，组织者需要提前考虑，如何让参会者充分投入进来。根据会议开始的时间和时长，至少要先想好需不需要提供一些餐点和饮料。下面是一个具体的例子，为了分析我公司的发展战略，我组织了一场有7个人参加的会议。当时我们有两个主要的讨论议题，我在确定会议时长和会议议程的时候，计划的是两项议题一小时一个（理论上一小时已经很长了），整个会议一共4小时。除了讨论主要议题，我还在流程中加入了几个环节：

在开始讨论议题之前，先安排40分钟的冷餐会时间，来让大家充分交流（所有的参会者私底下都相互认识，但他们之间并不经常见面，考虑到了这个情况，我想让大家先交流一下）。

安排1小时20分钟的游戏时间，分为两次，每次30—40分钟。第一个游戏是狼人杀，放在第一项会议议题之前，目的是让气氛活跃起来，把大家带入激烈的讨论氛围中。等开始讨论议题的时候，大家就会更愿意提出自己的意见和建议。这个游戏有两个好处。

让大家完全投入进来，关注当下，忘记开会之前自己做的事情，也不去想开会之后要做什么。

如果有个别人和大家不是很熟的话，也能借这个机会马上变得亲近。

第二个游戏的作用是让大家休息一下，我把它放在第一个议题和第二个议题之间，一方面是为了让大家调整、休息片刻；另一方面，这样做可以保证在第二个议题开始的时候，参会者的注意力依旧很集中（我知道一个小时已经很长了！）。

最理想的会议就应该在20—30分钟之内结束。开这种会甚至都不一定需要椅子。我再强调一遍，开会不是工作中的休息时间，如果一场会议计划的时间是30分钟，那么我向你保证，如果所有人都站着开会的话效果会更好，大家会更积极、踊跃地参与其中。因为大家的心里都希望这个会能赶快结束，这样就可以回到办公室舒服地坐着了。不要被那些传统的关于会议的观念所束缚，保持传统有时候并不是最好的方法。

会议的形式应当根据会议的目的进行调整，而不是墨守成规。

迟到与早退

如果会议是按照之前通知的时间和地点召开的，那么就不应该有人迟到。如果有人迟到，因为这一个人，所有参会者都要浪费时间。就算这个人提前告知了大家自己会迟到，这也很有可能会导致会议时间的延长。即使不延长，在他进来的时候，会议还是会被打断。

出于同样的理由，也不应该有人早退。只要有人中途离开，就会影响会议。

所有参会人员都应当严格遵守会议的开始时间和结束时间。

总结

在会议中，还有一个和计时人员同样重要的角色——书记员。这个人基本上会“一言不发”，默默记录下会议中的所有内容。在会后，他会整理出会议纪要，至少包含以下几项内容：

会议中需要解决的问题。

解决方案。

所做决定。

那些不是重点但仍有意义的思路（比如跑题或者偏题的）。

给每个人分别布置的任务。

各项任务的截止日期。

这个会议纪要应该“趁热”（在半天到一天的时间里）整理好，并发给所有参会人员。同时也应该发给那些没有参会，但是和会议的议题相关、需要知道会议内容的人员。

和计时人员一样，书记员也是由大家轮流担任，除非有一个不需要参与讨论的人，愿意每次做书记员。

在每次会议中，都应该有一个人来做记录，然后把会议纪要发给所有人。

线下与线上会议

人们一定要见面才能开会吗？只有传统的线下会议才是有效果的吗？在某些情况下，是的，但这并不绝对。如果所有的参会人员都在同一个地方，那么答案是显而易见的。但如果大家为了开这一个会，需要在路上来回奔波，我们就应该认真考虑这个问题了。如果每个人都要为这次会议花费掉很多路上的时间，那这样做真的值得吗？我的答案是否定的。高科技和网络的发展，让我们有了很多开线上会议的方法，不管是免费还是付费的软件，都可以让人们在虚拟空间里自由讨论。对于一场不到1小时的会议来说，这种方式非常方便高效。我想提醒你的是，视频会议往往比音频会议的效率更高。当我们知道别人在看着自己的时候，会下意识地更加集中精神、更加投入。画面也能有效减少交流中不清楚或者不理解的地方，对方的表情和神态，能够帮助我们更好地掌握他想要表达的意思和重点。为了大家能更好地相互交流，看到彼此的脸是非常重要的……不管是面对面地看，还是透过屏幕看都可以。

如果每个参会人员都要花很多时间在路上，就可以考虑是否应该开视频会议。