时间管理|清单类型与书写载体

规划我们日常生活的第二件法宝就是——清单！它看起来普普通通，但是相信我，这绝对是一个无敌的规划工具。

我经常思考一个问题，会不会正是因为列清单这件事听起来太简单、太基本了，所以导致很多人根本不知道如何正确地使用清单！就好像是一个惊天的秘密，被大家口口相传，到最后人们反而都不相信了，走向了另一个极端。

我对清单的力量深信不疑，几年以前，我就是用这个方法开始规划我的时间，我看到了自己的工作和生活是怎样一步步变得越来越好。但我们列清单的话，应该记些什么呢？简单来说可以分为两大类，第一大类是关于某些具体事项的清单，第二大类则是一些突然冒出来的点子和想法，这些东西就算当时你觉得已经刻在了脑子里，永远不会忘，可事实证明到了要用的时候，你就会什么都不记得了！

清单的基本类型

常规清单

常规清单一般会有一个具体的主题，里面列的都是跟这个主题相关的事情或者想法。

下面是一个具体的例子，是我用来组织表演的清单。

我会在整张纸的最上面，用黑笔写上这个清单的主题。在这个例子中，我会写上“表演”，并把标题框起来，如果你框不直的话可以借助尺子。然后，我会把准备表演过程中需要做的事情列上去，一行就写一件事，前面打一个小点。当某件事完成的时候，就在前面的那个小点上打叉（原来的小点就会被你打的叉盖住）。

如果这件事被取消了，我就会在小点上做一个<的标记（看起来和箭头的前半部分有一点相似）。

当清单写满了一张纸的时候，我就会再换一张新的，把还没有做完的事情转录到新的清单上。如果我不想扔掉原来的清单，为了避免和新的弄混，我会在旧的上面标记一个T（法语中“完成”一词Terminé的首字母为T）。为了尽量显眼一点，我会用绿色的荧光笔把它标在页眉上。

当我整理所有清单的时候，只要看到页眉上的T，我就知道这一张已经用完了，上面写的所有事情不是已经做完，就是被转录到了新的清单上。

具体项目清单

具体项目清单的主题可以是关于未来的某一天，也可以是一个虽然比较短，但因为要做的事情很多，所以比较复杂的时间段，还可以是要和别人见面约谈或者重要会议的讲话提纲。

列具体项目清单的方法和常规清单是一样的。唯一不同的是，每一个具体项目清单都是单独一张纸。当清单涉及的时间和内容（不管是某一天还是某一场会议）已经成为过往，而我还想保留这个清单的话，同样我会用绿色的荧光笔在上面标记一个T。

主题清单

主题清单里面的内容有可能只是关于一个主题或者一个计划的一些初步想法，一些你想要记住的东西，或者是一些别人跟你提到的，你觉得日后可能会想看的书，类似于这样比较抽象的东西。

这些清单很有用，你应该记下生活中任何一个一闪而过的灵感和想法。方法和常规清单一样，也是在上面写上你的主题，比方说“关于拍视频的一些想法”，还是一样借助尺子把它框起来。

写这一类清单的时候，我对自己从不设限，不管是在内容还是形式上，都可以根据实际情况随意发挥。既可以是传统的清单，把内容一行一行地列出来，也可以用流程图，甚至绘画。我给自己定的唯一的规则就是要写要清楚，至少以后能够看懂，最好美观一点。

短期清单

短期清单使用的频率相对低一些，但它特别适用那些需要随时掌握事态进展的情形。比如列倒排计划表，跟踪预算的使用情况，或者一项活动的进展（你练习某项运动、冥想、学习外语的时候都可以），非常有用。

和常规清单一样，在上面写好每个清单的主题，比如“日常冥想”，还是借助尺子用笔把它框起来。做法和主题清单一样，不必拘泥于某一种格式，在保持整洁和清晰的前提下，适当发挥你的想象力和创造力。

日常清单

生活中我们用得最多的其实是日常清单，我故意把它放到了最后。它太过普遍了，以至于我们都不会专门称之“清单”，一张活页纸或者一个便利贴就能解决。这种日常清单一般都是当天过完了就可以扔掉，每完成上面的一项任务，就直接从单子上把它划掉，直到整个清单都划完就大功告成了。(www.xing528.com)

清单的书写载体

现在你已经了解了清单的基本类型，下面我要向你介绍两个常用的书写载体。

To-do list（待办事项列表）

列To-do list非常方便，又清晰明了。就像它的名字一样，你只需要列举出所有的待办事项即可。虽然很简单，这个列表的作用可不小哦。

在过去很长的一段时间里，我都认为自己的脑袋足够记住我还有哪些事情要做、该怎么做。这个错误的认识让我浪费了很多时间，我虽然很早就知道有Todo list这样的工具，但却一直都没有用它，而是放任自己浪费时间！直到有一天，我也不知怎么的，突然就想试一下，等我真的列出自己的To-do list的时候，我突然发现了它的奥秘。把待办事项一条一条地列出来，不仅是为了防止我们会忘记有哪些要做的事情，更是为了把大脑的空间腾出来，去专心处理手头上的工作。大家去超市的时候，往往会列一个购物清单，既能够防止自己漏掉要买的东西，又能把大脑解放出来，不必一直费劲去想还有哪些要买的，那么To-do list也是一样的道理！我们需要解放自己的大脑！

将要做的事情列在To-do list上，一切都会变得清晰，从而减轻你的思想负担。而且To-do list的使用方法也非常灵活，你可以随时在上面添加一些东西，这样就能保证任何一个信息都不会被遗漏。（如果有特殊情况，某件事无法尽快完成的话，你还可以把它再记到备忘录上……）你也可以根据事情的重要和紧急程度，给要做的事情标注优先级，方法我们在之前的“区分重要和紧急程度”中已经讲到了，不记得了的话可以回看复习一下。

列出To-do list就是为了腾出你大脑的空间，不仅如此，你的大脑还能从中获得奖励！把要做的事情一项一项列出来，能带来的另一个好处就是，你可以以非常直观的方式看到一天的进展。每当你从To-do list上划掉一行的时候，大脑就会获得一种满足感，并且为你的辛勤工作带来奖励——分泌能让人感到快乐的多巴胺。太神奇了，不是吗？

我自己的习惯，是在活页纸上列出每天的To-do list。有时候我在上面即兴创作，心情好就涂涂画画，工作的时候在上面随时记下一些可能会忘的东西。总之就是：随我喜欢，方便就好。

当一天的工作结束的时候，我就会停下来，拿一张新的活页纸把当天没有完成的事情转录上去，这就是我明天要用的To-do list。我还会查看我的备忘录和子弹笔记，在上面加上明天应该完成的事项。用我的重要紧急矩阵，来找出并标记我需要优先解决的事情。最后，把活页纸放好在我的办公桌上。这样，等我第二天一早再回到这里的时候，就可以直接开始工作，而不用再花时间去想当天有哪些事情要做。我觉得这个方法真的非常好，因为人往往刚上班的时候还是懵的，而前一天下班的时候，头脑会相对清醒，而且还清楚地记得当天做了哪些事情，还有哪些没做，在这时候就把第二天的工作规划好，无疑是最省时省力的做法。

在写好第二天的To-do list之后，我会看一下当天的To-do list上，有没有什么重要的信息是我以后可能会用到的，要把它们转录到备忘录或者清单上长期保存。有可能是一些人的联系方式，当天约好的见面，或者是一些不错的灵感。总之就是，上面有用的东西都要记到合适的地方，或许是第二天的To-do list，或许是备忘录或清单，然后当天这张活页纸的光荣使命就完成了！

子弹笔记

对于子弹笔记，我是想把它当作一个特别的备忘录来使用。备忘是它最基础的功能，同时我把它进行了扩展，各种各样的东西都用它来记，当然除了那些我已经记在电子备忘录里的！我不一定就是最好的学习榜样，子弹笔记最大的优势就在于，可以根据你的偏好来进行个性化定制，自己感觉好用才是最重要的，而不是做给别人看。

我很晚才知道子弹笔记法，但我真的觉得它是一个提升效率的好方法，而且对每个人都会很有用。这么说显得有些武断，但我是真的这样觉得，我认为这是通过调整你的精神状态，来让你拥有无限时间的最佳方式。

我做的子弹笔记是极简的。我不是画家，也不想在它的形式上花太多的时间。在我眼里，它应该是一个干净、清楚、明白的时间管理工具。

要想做子弹笔记，你得先买一个子弹笔记本。一般来说，它的内页上会有一些小圆点，来方便你记录或者绘画。有些本子上是有页码的，有些则没有，这都无所谓。页码的作用是方便你在开头列出目录，快速查找到相关内容。如果本子不自带页码，你可以边写边自己添上。

子弹笔记本里最好配一个带绳子的书签，方便你定位要用的那一页。如果你喜欢的话，还可以用那种彩条状的便利贴，可以通过不同颜色来区分不同类别的内容，这种便利贴总是很有用的。在挑选子弹笔记本的时候，注意看一下封面的内页里面有没有一个可以插卡片的小口袋，如果没有的话，就自己在上面粘一个，你可以用信封或者白纸，再加一把剪刀和一小瓶胶水就可以做出来。

这个小口袋你可以用来装一些收银小票、车票、收据等各种不好整理的票据，放在里面以备不时之需。

还要准备三四支粗细不同的黑笔和一把小塑料尺（越轻越好），最好可以直接放在封面内侧的小口袋里，这样就可以随时拿出来用。如果你买的子弹笔记本上面还有一个橡皮筋或卡子可以插进一支笔就更好了，你就能随时随地拿出来写，非常方便。

现在，你的装备已经足够做一个本书作者风格的极简版（其实就是黑白的）子弹笔记了！太棒了！现在，新的问题来了，你要在里面写些什么呢？

如果你愿意的话，你可以直接把它当成是你的备忘录，就像我们在奥利凡德的魔杖店里说的那样；或者你也可以在上面写你的各种清单，我的建议是日常清单最好不写在上面，还是活页纸比较方便；还有一些比较好的想法，会议上你提出的重要观点等，都可以记在子弹笔记上，方便你日后回看。总之，子弹笔记上要记的都是一些非常重要的东西，你可千万不能把它弄丢了。

别忘了，还有我们刚才提到的目录！每当你写了一个新的内容，就把它的主题和页码一起添加到子弹笔记的目录上。如果这个内容比较长写了几页，而这几页又不是连续的，记得把涉及的所有页码都写上。