如何处理公文和提高发文质量

公文是传递信息、实施领导的重要工具。通常公文处理中的主要弊端是：文件越发越多，简报越写越繁，文字越来越长，周转越来越慢，落实越来越差。这样一来，不仅使得领导人苦于案牍，而且浪费了大量人力财力，影响工作效率，败坏了领导机关作风，滋长官僚主义，严重影响社会主义现代化建设。解决的办法是：

1．控制发文。领导者和办公室负责人对于发文必须严格把关，切实控制发文频率、发文数量和发文范围，并努力提高发文质量。凡内容空洞、要旨不清的不发；可用口头或电话传达的不发；质量低劣的不发，打回去重新起草；对于那些下边抄上边、层层搞“转发”的文件尽可能少发或不发；对于那些穿靴戴帽、四平八稳、无关痛痒、动辄数千言甚至上万言的所谓“简报”，更应坚决禁绝。对于什么部门可以办简报，什么部门不必办；领导机关要统一掌握，做到少而精，防止滥办滥发，空耗工作人员和领导的精力。必要的文件和简报也要讲求质量，开门见山，直截了当，言简意赅。对篇幅也要有个限制，譬如简报或一般请示报告可否以千字为限，长者不予受理或不予签发。公文的发放范围也要严格控制，该发到哪一级就发到哪一级，该发给哪些有关部门就只给哪些部门，无关的一律不送，不要不管什么内容，都发至“各厅局、各县区”或“各乡镇”。

2．筛选来文。凡是来文，应该让秘书或助手先行阅办，让他们从大量来文中筛选出重要的文件，再送交领导者批阅。对于篇幅过长而又必须了解的材料，应让秘书将其重点标出，或经过综合整理，摘要编写成简短的情报，再供领导者参阅。有人作过统计，一个市长每周用于审批各类书面报告的时间是20小时左右，平均每天3个多小：时。根据目前通行的文件格式，如果把开头结尾的“靴子”、“帽子”都删去，那么每周就可以节省看文件时间5小时；如果秘书能给搞成摘要，则可以节约10小时，一年就节约480小时，按8小时工作制计算，合两个月的时间！真是一个可观的数字！

3．快速阅文。领导者每天一上班，总是有一大堆文件和材料等着批阅，一般都有数万字甚至更多。如果都一一阅读，一天8小时都搭上也不够用。怎么办？有一个办法：可以按文件的性质、内容和轻重缓急程度，采取精读、粗读和翻阅几种不同阅文方式。翻阅就是只看看标题，在脑子里挂个号，一旦处理与其有关的工作时，再拿出来细看；粗读就是看个主要精神和大概意思，有个基本了解就可以了；只有那些内容很重要、政策性和时间性又很强的来文，才仔细地看，反复地研究。下级来的请示报告，一般先由办公室主任提出处理办法，然后领导再看。另外，看文件也不一定非得用完整的时间。会前会后和间歇时间、处理问题和谈话的空隙时间、等人等车时间等，都可以用来看材料阅文件，这样可以把完整的“黄金时间”腾出来处理更重要的事情。(www.xing528.com)

4．限期办文。为克服公文长期旅行、办事拖拉的现象，应规定处理公文的期限。比如，有的党政机关规定，从领导机关收到下级请示报告之日起，如在15天之内不作答复，就等于许可默认，报请单位就可以自行处理，倘若产生不良后果，应由接收报告的领导机关负责。至于急件，要随到随办，不在15天之列。类似的办法，对于严格领导机关办理公文各个环节的责任制，提高办文办事效率，都可以起到重要的促进作用。

5．催促完文。领导者对某件公文作了批示，并不等于该项公文的处理已经完结，而应继续掌握批示的落实情况，指定秘书或助手负责查办，看该项批示是否准时下达？有没有付诸实行？落实结果怎样？让他们及时把办理情况反馈回来，汇报给批文的领导。对于重大问题的批示，领导者还应当亲自过问和督促。这不仅是加速文件周转、发挥文件作用的重要手段，也是转变领导作风、提高领导效能的重要措施。