在展开介绍之前，笔者先介绍几份与百代公司的历史沿革相关的文件，包括产权转让合同、董事会会议记录簿、股票凭证与股权登记簿。
产权转让合同共4份。两份是法商百代分别与英商东方百代、中国唱片有限公司签订的，签署日期为1930年12月29日；两份是英商东方百代、中国唱片有限公司与英商电气音乐实业股份有限公司即EMI签订的，签署日期为1934年7月10日。也就是说，1930年底，法商百代把产权转给了英商东方百代和中国唱片有限公司，这两个公司可以说是“两块牌子，一套班子”，董事会成员基本相同，英商百代拥有出版发行权和百代商标使用权，而中国唱片有限公司是一家唱片生产厂家。到1934年，这两家公司又合并成为一家，即EMI。由于EMI沿用了百代的品牌名称和商标，所以习惯上仍称其为百代公司。
公司董事会会议记录簿有3本，东方百代、中国唱片、EMI各1本。从1930年12月到1941年8月，几乎每月一次董事会，每年一次股东大会。公司的财务状况、唱片产量、销量等数据，在这些文件里都有真实、详细的记录。
股票凭证有中国唱片有限公司、EMI的各一本。两本股票凭证的前十几张都已签发，仅有存根，后面的都是空白证书。
中国唱片有限公司的凭证写明：资本150万两，15000股，每股100两。EMI的凭证写明：资本100万SHANGHAIDOLLARS（申币？），10000股，每股100申币。
股权登记册3本，中国唱片、东方百代、EMI各一本，记录了股东的姓名、住址、国籍、股份数量、股票凭证号码等事项。
公司章程及备忘录有《英商电气音乐实业公司创立备忘录》一份，《英商电气音乐实业公司公司章程》一份。两份文件都较完整，且有中译文。
下面，笔者按照合同、财务报表、录音及出版、产品销售、往来信件的顺序逐一进行介绍。
1.合同
到日前为止，整理出的各类合同共200多份，其中产权转让合同4份，与词曲作者签订的著作权合同16份，与艺员或艺术团体、其他唱片公司签订的录音合同约160份，销售合同6份，房屋租赁合同21份。
歌唱演员的合同基本都是英文的。但其中1944年，也就是日本统治时期，有一批以中华音乐工业株式会社和电气音乐实业有限公司联名签署的合同是中文的。
与戏曲演员签订的合同大多是中文的。下图为上海英商电气音乐实业有限公司与马连良（京剧）签订的灌音合同，签订日期是1937年4月9日。中文，折子，4折（5—6折空白），一式2份。
2.财务报表
财务报表在文档中占的比例最大，有80多个文件夹。大致可分为4种：资产负债表、库存登记、支票簿、账簿和凭证。
（1）资产负债表
百代公司的资产负债表，从1931年到1949年的19年中，仅缺失1932、1933两个年份的。完整的报表一般是每三个月一份，半年度一份，全年一份。有些年份是完整的，部分年份不完整。
（2）库存登记
库存登记簿登记着生产唱片、唱机、无线电收音机需要的各种原材料、零配件的入库、出库、库存数量及日期，涉及的年份从1936年到1953年。
（3）支票簿
其中有1949年以前各大银行的支票存根15本，1948年8月31日上海花旗银行的支票17张，1951—1966年的各类银行转账支票存根70余本。
（4）账簿和凭证
账簿和各类财务凭证特别多，比如：
1941—1944年分类账账簿；1947年4月至1949年6月现金支付账簿；1945—1949年销售日记账；1951年1月至1968年1月的支出凭证；1951年6月至1967年8月与银行的对账单；1951至1967年度的所得税申报表；1959年1月至1967年12月的现金账等。
3.录音及出版
除了著作权合同、艺员录音合同之外，还有很多与录音出版相关的文件。
（1）艺术家登记簿
两本“艺术家登记簿”，一本记录着歌曲作者、演唱者的信息，中英文对照；另一本记录了在百代公司录制唱片的各类表演者150余人，记录项有版号、片号、唱片发行日期、版税等。全部为英文。
（2）版税统计
3本“付版税记录”，开本A3大小，每本300页，记录项有：版号、片号、版税所有人姓名、支付日期、支付凭证号、金额、版税比例及分配等。全部记录都是英文，按百代版号顺序排列。
还有“EMI应付艺人版税”的账簿1本，记录着周璇等20多人的版税结算情况，记录日期为1945年至1949年3月31日。
此外还有1944年艺人版税收据10多张，涉及周璇、姚莉、陈歌辛等人，遗憾的是无本人签名。
（3）录音登记簿(www.xing528.com)
各个时期的录音登记簿共20本，内容有交叉或重复。这些登记簿记录着每一面模版的版号、片号、曲目名称、表演者及作者姓名、录音日期、发行日期等信息。后期的登记簿记录内容比较完整，早期的缺项较多。
登记簿中记录的除了在中国录音并制作成唱片发行的模版之外，还有大量在欧洲录音、内容为西洋乐曲、歌曲的模版，这些模版的版号与中国百代的版号序列是不同的，片号亦单独排列，登记簿中注明“百代ENGLISH”或“百代西片”。
登记簿中还有大量在东南亚录音的模版，登记簿中注明这些模版的录音地点是西贡、马来、曼谷等。
在这些登记簿中，明确标注的最早的录音日期是1921年1月10日，最晚是1949年5月12日。
（4）商标
百代公司“在中国注册的商标”登记簿，一式3本，记录了百代公司所有商标的图案、颜色、注册号、有效日期、使用范围等。
4.产品销售
（1）唱片发行目录
各类唱片发行目录的印刷品近50份，其中有“百代钻针唱片总目录”1份，其余为百代唱片、胜利唱片、哥伦比亚唱片、金丝雀唱片等各种品牌唱片的发行目录，还有一些打印的发行目录。
（2）订单及送货单
如：1941—1950年百代公司的送货单；1939—1941年新加坡、曼谷的唱片公司给百代公司的唱片订单及订货电报。
（3）销售记录
如：1937—1939年期间百代公司在中国及海外销售情况的报告；百代公司部分唱片1939—1949年的销售记录；部分百代、丽歌唱片的销售报表，有300余页，记录日期为1942—1946年期间。
（4）其他产品销售
上世纪30年代初期，东方百代公司便在“中国独家经理”哥伦比亚煤精和电影放映机、摄影机，文档中有部分当时的产品广告、价目表。
上世纪40年代，百代公司在中国代理销售博格华纳国际有限公司的冰箱，1940—1948年期间，双方的往来信件450余封，600余页，大部分内容是关于冰箱销售的订单、新产品介绍、售后服务、维修零件订购等。
5.通信
通信在文档中也占着较大的比例，对一些零散存放的通信，已集中归类作了扫描，共175封。但大部分通信原本已装订成册，大多为英文，所以尚未作进一步整理。
已扫描的通信中，标注日期最早是1936年，最晚是1956年。其中有唱片公司与作者、艺员之间的通信；有唱片公司与零售商之间的通信；有诸多电影公司为录制电影歌曲及购买唱片事与唱片公司的通信，等等。
6.其他
（1）百代公司平面图
到目前为止，我们找到的百代公司各类平面图共25张，最早绘制年份是1918年，最晚是1951年，上面注明“修订于1948年，拷贝于1951年”。
（2）土地永租契
中华民国上海市土地局于1932、1935年颁发给百代公司的土地永久租契，共有8份，有复印件、照片底片、照片小样。没找到原件。
（3）人员名册
1939年百代公司职工登记表，一人一张表格，有108份，中英文对照。
1948年5月19日上海特别市警察局保甲处保甲区户口调查表（百代公司集体户口），表格有6页，登记人员约100人。
百代职工入职担保书，1936—1945年期间共70份。
（4）工资单
百代公司1942—1949年期间各种格式的工资登记簿、登记册、登记表、登记卡有一定的数量。
1945年8月至1946年1月的工资登记表中的一页，名单中有黎锦光、陈歌辛、姚敏、严折西等作曲家。
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