（一）领导公务活动的协调
领导公务活动中需要协调的很多，如出席会议、庆典、表彰、宴会、晚会、视察调研活动等。各部门、单位举行的活动都希望有领导参加，但领导精力、时间有限，要求每个领导逢场必到是不可能也没有必要的。去不去，哪位领导去，这就需要协调统筹安排。办公室做好这项工作的协调，应注意几点：
1.建立制度
确定领导出席、参加这类活动的原则、方式、人员、程序。严格控制以各地党委、政府名义召开会议、举办活动的数量，必须以地方党委、政府名义召开的会议，除主管这方面工作的领导出席外，一般不邀请其他领导陪会。凡重大节日、庆祝活动、纪念活动、有关涉外活动、群众性重大集会以及较大文艺、体育活动等，一切出头露面的事，都要广泛吸收退居二线领导出席，一线领导参加人数不宜多。凡需请机关领导出席的，均与机关办公室联系，由办公室提出意见报主要领导审批后执行。
2.灵活掌握
有几种情况应适当邀请本机关有关领导出席。一是上级主管部门派相当于本级领导级别以上的领导同志前来出席的活动；二是全国、省、市统一部署的某项纪念活动；三是对中心工作有重大推动作用的专业会议；四是工作突出，影响较大的业务活动。
3.勤于沟通
复杂情况、特殊情况总是会有的，对此，办公室要仔细听取有关部门和单位的意见，认真考虑研究，对棘手的问题要与有关方面取得协商；拿不准的，要向主管领导及时报告，并取得一致意见。确定哪些领导参加某项活动后，仍会有许多特殊情况，如某领导不在或有重要任务，要再次沟通协调、落实。必要时要有专人负责按时催促领导前往，以免误事。
（二）办文中的协调
1.对外发文协调
（1）草拟文件的协调
起草文件首先要领会领导意图，对整个文稿或某个问题，几个领导可能会有不同交代，办公室要善于协调综合这些意见，找出共同点，以形成一个统一的意图并将意图及时传达给拟稿人。
文稿内容若涉及几个部门，有时可能几个部门都要求在文稿中强调本部门工作，这就需要按领导意图和文件主旨，综合协调平衡。若在文稿内容中出现分歧，则要反复协商，把问题解决在动笔之前，而不把分歧带进文件。
联合行文，要征求各联名机关的意见或由联名机关共同起草。
（2）制发文件的协调
办公室拿到要求发文的稿件（含领导批示要发的文件）以后，要作认真研究。常见的问题，一是这个文件是否需要发，该以什么名义、形式发；二是文稿内容是否符合法律法规和有关方针、政策，是否与过去的规定抵触矛盾，是否与本部门、本地区、本单位实际相符；三是文件内容涉及用人、用钱、用物或成立机构，或涉及其他部门职权的，是否已与机关内外有关部门协商、会签；四是是否确需联合发文；五是文稿在技术层面还存在什么问题；等等。对这些问题，核稿人员都要与拟稿人、主管人和有关方面协调。除纯技术处理外，其他情况的处理，都需将协调意见报告主管领导人定夺，重要事务不可自作主张，自行处理。
2.收文的协调
（1）下级来文协调
办公室对下级机关呈送的文件，负有检查把关责任，看其行文关系、行文方式、文种、主送是否符合公文处理规定，若有不符，应与呈送单位协商，退文责其修改重新报送。
应按主要领导或分管领导批办意见，及时分送有关领导或职能部门办理。(www.xing528.com)
收到下级请示，办公室要考虑主送是否恰当，所请示事项有无依据，是否应该本单位办理，要求是否合理可行，业务主管职能部门有什么意见。必要时，应与有关职能部门取得联系，听取他们的处理意见，然后报请领导同志审批。有时有的部门不按规则行文，多头分送，可能出现几个领导同志的批示、意见不一致的情况，这就需要全面了解，准确把握领导的批示精神，协调好各方面的关系，如请示内容有不当之处，可按规定与报请单位商量改变，或将意见报送领导同志审批时参考，如请示事项涉及多个部门的，要明确主办与协办部门。
（2）其他来文协调
办公室要针对来文规定和要求，提出拟办意见交主要领导或分管审定批办，及时按批办意见送有关领导或职能部门办理。
若遇职能部门在办理过程中产生分歧和矛盾，办公室主要手段是通过协商来协调，要平等相待，商量办事，积极采纳合理化建议；要在坚持原则的前提下，尽量采取对各方面工作有利，又能为各方面所接受的处理办法，使问题得到妥善解决。遇到实在难以协调下去的问题，应把各方面的意见如实向领导报告，请领导出面协调或作出决断。
文件传阅中的协调。文件运转协调的目的是使文件运转及时、准确、灵便畅通，提高办文效率。办公室不但自身应“马上就办”，而且要协调好各个运转环节，如确定恰当传阅顺序；适时催办以了解、掌握文件的流向和办理情况，督促承办部门及有关人员及时办理；办理中遇到具体困难，办公室应帮助解决或报告有关领导同志采取措施解决。总之，要使文件的运转上下衔接，左右通顺，不要造成脱节或梗阻。
（三）办会中的协调
办会是一项关系全局又非常细致、具体的工作，会议协调工作是其中的重要组成部分。
1.会议议题协调
这是会议协调工作的重点。对于党政机关、企事业单位来说，什么时间，在什么背景下，召开什么样的会议，需要研究什么问题都是政治性很强的事情，办公室要协助有关领导及有关部门精心谋划，反复磋商。议题协商有三种情况：
（1）按照须提出或批示的会议议题同有关方面协调，做好充分的准备工作，凡涉及几个部门和单位的内容，会前要协调一致；
（2）根据本单位工作的总体安排要求，由办公室先提出会议议题报请领导批准，这就需要及时掌握和准确理解领导者的精神，了解各方面的工作状况；
（3）如果一次会议提出几个议题时，要按照轻重缓急的原则，充分协调后确定会议安排哪些议题和安排的先后顺序。
2.会议时间、地点、人员协调
会议时间主要根据会议的议题、内容和文件材料准备情况而定，还要考虑到与其他会议和工作的统筹安排；会议地点主要根据会议内容、参会人员情况来选择，还要考虑到有利于节约会议开支；会议出席、列席人员的协调工作比较复杂，但主要根据有利于工作，精简、保密的原则进行。办公室综合各方意见后，再报分管领导和主要领导审定。
3.会议文件协调
会议作出决议后，要用纪要、决议或决定的形式记载下来，并传达给有关部门和单位遵照执行。但有些议决事项往往涉及几个部门，若想贯彻顺利，需事先与有关部门协商一致后再写进纪要，这样有利于决议事项落到实处。
4.会议事项落实的协调
会议作出决定后，重要的还在于组织实施并落实。会后，办公室要及时将决议事项传达给有关部门，然后再将执行情况和问题反馈给决策机关和有关领导。
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