办公室量化管理的科学方法 | 《办公室工作实务指南》

办公室工作性质比较特殊，不仅要协助领导办理专门事项，还要辅助协调整个日常工作，即体现“服务性”。其工作的主要内容非常复杂，包括秘书的档案处理、各种会议的组织安排、上下左右的协调、公共关系、总务接待、保密等许多方面。如何提高办公室人员的工作效率，对工作进行公正、有效、合理的评定，提升办公室管理水平，是困扰管理者的一大难题。要解决好这个难题，最好的办法就是实施量化管理。

（一）量化管理的含义

量化管理法是指在布置工作时，对工作的全过程以量化的形式提出要求的一种管理方法。量化主要包括三个方面的要素，即时量、数量和质量。“时量”主要是指完成工作的时间量；“数量”是指完成工作的数量；“质量”是指完成工作的标准。

办公室量化管理是指在工作过程中，采用科学方法（如预测、概率估算、实测、预定动作时间法等）对各个工作项目制定出工作定额来实行定量考核的管理方法。办公室工作量化管理可分为广义和狭义两类：

凡是用数据来进行劳动量考核的，不论采用何种形式，均属于广义的量化管理。

狭义的量化管理，一般是指依据工作定额来进行劳动量考核。这种量化较为精细，有一定的科学依据。

（二）相关概念辨析

关于办公室量化管理有些相互联系的用词，其含义有一定的区别，现阐明如下：

1.工作定额(www.xing528.com)

工作定额是指在一定的生产、技术、组织条件下，按照正常作业速度，进行某项业务工作所需的社会必要劳动消耗量。工作定额是劳动定额的一种。可以用某个工程（业务）项目需要多少工时完成来表示，也可以用单位时间内（天、周、月）完成多少工作量来表示。工作定额是办公室工作人员实行定量考核的一个标尺或衡量工具。没有工作定额，就无法实行定量考核和精细的业绩评价。

2.定量考核

定量考核是指用工作定额作为标尺，来衡量办公室工作人员的业绩多少、贡献大小，用事实和数据说话，而不是单纯凭主观印象来评价。在目前情况下，由于脑力劳动尚存在许多难以计量的因素。因此，考核时定量、定性两种方法要综合使用，但定量描述是劳动人事管理

的发展方向，应逐渐扩大其比重。3.定员、定编

定员是指按工作定额来确定人员配备的标准，它是组织劳动、编制劳动计划的依据。合理的定员可以精简机构、提高效率。定编是指规定各个单位各类人员的编制，包括组织机构的设置、人员的定额和岗位的分配。

4.优化劳动组合

优化劳动组合是指人与生产资料的最佳结合。即人在所分配的岗位上，学以致用，能够做到人尽其才，才尽其用，能有较大成果；生产资料也因有了合适的人使用，而发挥了更大的功能。优化劳动组合的关键是用人问题。

需要强调的是，量化管理不是最终的目的，而是为了达到目的使用的方法手段。通过精确地测量个人和部门的绩效，确定每个员工和部门的优势和弱势，从而对员工和部门的工作完成情况进行评估、改进、控制、奖励和完善，提升办公室管理的水平。