工作时间管理：节省时间，明确判断，全面记录

在繁杂的办公室工作中，做好时间管理，除了必须遵循基本的原则、方法以外，还要学会正确处理琐碎的日常事务，把精力充沛的时间“用在刀刃上”。

（一）集中精力，重点突破

每个人的时间有限，精力亦然。要真正办好一件事，必须集中全部精力，只有用自己的全部身心投入，才能换回更大的收益。集中精力是做好工作的必要条件。那么，人的注意力是怎样集中起来的呢？

1.要有进行工作的欲望

从生理机制来说，一个人在注意力集中的时候，大脑皮层相应区域会产生一个优势兴奋中心。当大脑皮层一定区域产生兴奋中心的时候，大脑皮层其余区域就会或深或浅地处于抑制状态，注意力就集中。因此，精神集中最根本的一条是要有进行工作的欲望。就是要求人们对自己所从事的工作抱有兴趣和信心。不管人多么想集中精神，对那些毫无兴趣和一点不关心的事情，怎么也无法集中自己的全部精力。与此相反，如果对某一活动有兴趣，非常热衷，并认识到它的重要性，就会不断地加紧干，精神集中的程度也就越深。善于集中注意力的人，他对所从事的工作大都有明确的目的性、高度的自觉性和责任心，不受情绪之左右，该做的事坚决去做。

2.养成专注于当前任务的习惯

人们凡事往往多为习惯所左右，因此必须养成不轻易被周围事物吸引的习惯，如可以整理好工作环境，从自己的视觉上消除那些妨碍思想集中的刺激源。当然，也要拿掉那些与现实思考之主题无关的各种文件、资料甚至报纸，不让它们扰乱你的视线。

3.通过限定时间自我加压

严格限定正在进行的工作的完成期限，这可以产生一种精神上的压力，它会使人集中精力。有了既定的目标，才会全身心投入，产生精神上的冲动，从而增加精神集中的动力。

4.停止多余的无益的活动

要集中精力、抓住时间，就必须放弃一些活动。只有停止多余的活动，才能赢得更多的时间。一个有效地利用时间的办公室工作人员应注意以下几点：

（1）一件事还没有行动或做完，就不要投入新的活动中去。

（2）只要这件事对自己毫无价值或价值不大就不要随意介入，更不要因此干扰别人，随便地索取什么情报或让别人提供资料。

（3）不要急于求成地指手画脚，特别是当做好事情的条件尚不成熟之时，应当将自己的预见告诉其他工作人员，而不是去催促。

（4）以可控制的步骤工作，不要一开头就无法收拾。

（5）放弃让不能胜任工作的人去应付局面的想法，以免使其产生沉重的负担。

（二）提高工作效率

作为一名办公室工作人员在以下几方面特别要注意讲求效率：

1.提高说话的效率

人有很多过失都与随便讲话有关。因此，在说话之前一定要经过大脑思考，克制自己的冲动。要节约讲话的时间，必须提高说话的效率，这当中不仅包括形式上的快速，亦包括内容上的精要。提高说话的效率，可以从以下几个方面注意：

（1）准备在先

讲话前尽量使自己有准备，哪怕是会前的几分钟，也应该理一下思路，想一想讲话的要点。最好写上几条，这样就不必在讲话的同时利用“嗯、啊”之类的语气词来想下一句应该讲什么了，这样不仅能节省时间，还会给人留下干练的印象。

（2）言简意赅

限制讲话的时间，时间过长，听者的注意力会分散。尽量不用“开场白”，单刀直入正题，避免添枝加叶地解释，这也许会使自己的讲话更吸引人。

2.跳出“会海”

为了有效限制会议时间，迫使人们尽快地发表意见，作出决定，不妨采用以下几种方法：

（1）站着开会

这种做法在国外非常流行，有些记者招待会、酒会、现场会都是站着进行的，这样的会议绝不可能持续几个小时，受条件限制，人们发言时就不能再装模作样地闲扯些别的内容。

（2）限定开会时间

假如把会议结束时间告诉与会者，则有可能使他们精神集中地参加会议。一般的会议最好限制在一个半小时以内，超过时间人们就会感到疲劳和无聊，吸烟、喝水、打电话、上厕所之类的事也会频频出现。

（3）午餐前开会

利用大家肚子都饿了的机会开会，无疑是个开短会的绝妙方法。人们再不会为了一些无聊琐事来辩论谁是谁非，自然就缩短了会议时间。在下午下班前开会，也有异曲同工之效，与会者都会把注意力集中在问题的症结上。

3.缩短交际时间

要从繁忙的社会活动中解脱出来，去从事对自己更有意义的活动，应掌握以下原则：(www.xing528.com)

（1）到说“不”的时间不说“是”

不管在任何场合都点头称是，会浪费自己许多的时间，最后还会使自己也不明白在做什么。为了节省时间，就要记住“不”字，遇事作出明确的判断，不该做的事情不勉强自己。

（2）要节约等候时间

在社交活动中为节约等候时间，应当采取一些积极的做法：一是尽可能预先约定见面的准确时间；二是如果一定要去拜访某人，应选择不必等候太久的时间段去登门，这就需要事先了解对方的工作方法和每天的工作安排，特别是生活习惯，以便赶上其有空的时间见面；三是如果提前到了约定地点、会场，不得已要等候一会儿，可以看些什么或写些什么，或者干脆就趁等候的时间小憩一会；四是要限制自己等候别人的时间，可以把时间限定在一刻钟，超过这个时间则去干自己的事情。

（3）想回去就立即告辞

在一些情况下，有人已经感到持续下去的会见无意义，或是对自己不利，但就是不好意思起身说“再见”。其实，登门拜访时，谈完了事情，起身就走并不会给对方带来什么不愉快之处，相反，节约了双方的时间。

4.正确处理文件

要防止办公室内文件堆积现象，必须从提高办理文件效率入手，使文件的流通合理化。

（三）合理安排工作日程

制定计划和日程表在节约时间和提高效率方面是极其重要的。计划将未来带入现在，使办公室工作人员对未来的工作有更清晰的概念，它是对工作的长期打算。而日程表则是帮助决定现在做什么具体工作以达到长期目标的逐日计划，也就是说，长期计划及目标的确定，需要以短期的计划——日程表作补充。为了实现工作的目标，就应精心编制一个工作日程表，据此来确定事情的轻重缓急，科学地安排时间。

制定日程表应当遵循先急后缓、统筹兼顾的原则。最简单的办法是把所想到的、一天当中可能碰到的、应当做的和必须做的事情全部记录下来，总之，凡是自己可能干和必须干的工作，且不管它的重要性和顺序怎样，一项也不漏地逐项排列下来。然后，按照每项工作的重要程度重新对它们进行排列。这样自然就按重要性的顺序列出了自己的工作一览表。其后对所写的每一项工作，就该做什么、怎么做等问题根据以往的经验，注明认为最合理、最有效的方法。

执行日程表时，一定要按照重要、次要、不重要的顺序去做。有时候可能把表上的工作一一做完，但是大多数时候是无法完全做完的，甚至连重要事项也无法全部做完。这时必须记住，不能以完成多少事来计算，而是要看是否把时间利用到最佳程度，假如发现表上只剩下次要工作时，就不必担心会无事可做，可以重新思索一些可能的活动，以它们来补充自己的日程表。

总之，日程表是一种有效地进行个人工作的好助手、好工具。它不仅帮助办公室工作人员清楚地了解自己要干的工作有哪些，而且告知进行工作的正确方法。另外，它自然也是一种检查自己是否善用时间的手段：是否不拖延地干完了自己的工作？它不仅对今天有用，对明天和将来也会有借鉴之功。节约时间的最好办法是制订日程表，但有了日程表，并不等于就能节约时间，还必须养成按照预定日程行事的良好习惯。假如有了这样的习惯，也真是按照日程表去逐一实施的，仍然显得非常忙乱，那就是日程表与客观实际脱节的问题了。不过经过几次这样的挫折，终将能为自己安排一个切实可行的日程表。

（四）充分利用现代工具

在今天的信息时代，不引入一些先进的办公设备，就无法提高办事效率，就会失掉许多转瞬即逝的时机。可以节省时间的设备有很多：电话、录音机、电脑、复印机、传真机……诸如此类。

1.电话

现代化工具中，最重要的就是电话了。电话的好处是可以在转瞬之间，以最快的速度沟通。可以省去把许多信息集中在一起的时间；可以省去无谓的访问和等候会面的时间；也可以省去写信、邮信及阅读信件的时间。

但是在打电话时也要注意，不能浪费时间。记住，重视效率的人总是开门见山，单刀直入。自己打电话，是一种提高效率的举动，既可以避免失礼行为，又可以节省双方的时间。关于接打电话的礼仪和注意事项，可参考本书前台接待部分的相关内容。

2.电子邮件

电脑网络最普遍的应用（无论是互联网还是单位内或部门内的局域网）是指收发电子邮件或称为E-mail。如今不同的部门或不同单位的人，甚至住在世界各个角落的人们都在运用 E-mail收发信息、合作项目。电子邮件大大降低了办公室工作人员信息沟通的成本，提高了信息交流的速度。

不过，电子邮件的贡献虽多，但是它同样也是办公室工作中的巨大干扰力量。为了使电子邮件真正提高办公室工作的效率，而不至于使办公室人员陷于一大堆电子邮件的阅读和回复中，办公室工作人员在处理电子邮件时需要把握以下原则：

（1）要为阅读电子邮件并进行处理定出时间期限

如果在相当长的一段时间内都无法阅读某封特别的邮件或对之采取行动，就把它投入回收站并彻底忘掉，因为能在这么多天内忽略这封邮件，那就说明它显然并不重要，所以删除它。

（2）你不需要给每个人回信

可以说你邮箱里的大部分信件都不需要回复，除非某封特别的电子邮件要求得到你的回复，否则最好什么也不说。

（3）一封邮件最好只看一遍

当你有时间对电子邮件作出反应时，选一个时间来阅读邮件，并决定是否把它传递给其他人或作出回复，或删除它。在同样的邮件上花费的时间越少，这个过程就会变得越有效率。

（4）不要去理睬垃圾邮件

处理垃圾邮件的最好方式是不要理它。如果对垃圾邮件作出反应，即使是单击了“不，谢谢”，就必定告知发送者自己真实地存在着并阅读了其所发送的一部分信息。

（5）写电子邮件要快速、简明

一要谈论到重点，语句不连贯也无妨；二要书写准确；三要语言简练，不要夸夸其谈；四要表述清楚，如有附件，应让收件人在打开附件之前明白邮件的内容。

总之，能够尽可能地利用一切方便、高效的手段为自己的工作服务，是一种办公能力。为了具备这种能力，必须善于学习各种先进的科技知识，多观察、多介入；同时，实现办公室管理的现代化就要适当地添置先进实用的办公自动化设备，以适应瞬息万变的信息化社会的发展。