高效时间管理方法 | 办公室工作实务指南

（一）有效时间管理的原则

有效时间管理是一种可以学习的技能。善用时间的人往往有一些好习惯，例如拟定长、短计划，切实安排日程表，有效利用时间休息，把工作看成机会而非义务。

管理时间的方法不止一种，也不能单用成就来衡量一个人是否有效运筹时间。有些办公室工作人员达到了工作上的目标，却牺牲了健康、休闲生活和人际关系。

一般来说，有效运筹时间应掌握以下基本原则：

1.决定优先次序。订下长、短目标。

2.专心，改掉心不在焉的习惯，将别人的干扰（例如电话和访客）减低到最低限度。

3.切实订下重要计划完成的期限。

4.把重要计划分成几部分，这样的好处是：

（1）使事情变得比较容易处理；

（2）每完成一小步，你就有成就感；

（3）更容易跟踪自己的进度；

（4）可以避免操之过急或到最后一分钟才匆匆赶工。

5.列一张约会的清单。

6.说“不”，学会拒绝别人。

7.列一张“待办事项”清单，帮助自己确实执行每天的计划。

8.定期修正长、短期目标。

9.把工作中心放在目前，不要为未来担忧，也不要浪费时间为过去懊悔。但是永远要汲取过去的教训，以及坚信现在的努力可以改进未来的生活。

10.有不明白的事，就请教知道的人。

11.找出处理每一件事情最好的方式，例如要通知某人一件事情，先考虑究竟是打电话、寄信，还是亲自拜访最有效率。

12.估计做每件事情所需要的时间，例如交通等，然后规定自己在一定时间出门，以免迟到。

13.避免杂乱，定期划出时间整理东西，丢掉或卖掉多余的东西。

14.在接到信或电话的同一天回信或回电。

15.先做必须做的事，而不是挑最容易或最喜欢做的事下手。

16.记住自己才是生活和时间的主人。

（二）时间管理的策略

时间的质量比时间的数量要重要得多，因此办公室工作人员有必要意识到自己的最佳或高质量的时间是什么，以便能利用它做高质量的工作，而不至于把高质量的时间经常浪费在低质量的活动上。

“黄金时间做黄金事”是时间管理的基本策略。我们知道，一个人在一天的不同时间里，精力状态是不一样的。从生理学的角度讲，就是大脑皮层细胞对外界刺激的反应能力在不同时间里会有所变化。一般人大脑皮层的机能状况上午9时到下午1时最佳，出现第一次工作能力高峰，然后其功能逐渐下降，到下午4时至6时活动能力又上升，出现第二次工作能力高峰。

那么，怎么充分利用自己一天中最佳效果的时间呢？(www.xing528.com)

1.要确定每天的目标，养成计划性

要像每天刷牙一样养成每天把做的工作排列起来的习惯，这样做所花时间和精力有限，但益处很大。

2.把最重要的工作安排在做事最有效率的时间段去做

在精力状况最好的时候，安排创造性和高要求的工作，一般上午是做困难工作的时间。而在精力状况较差时，处理一些其他事情，或学习一些相对比较轻松的内容。而把感兴趣的工作——某些会议或社会活动安排在黄金时间之外，以此来给自己一些额外的刺激。

（三）时间管理的方法

为了高效地利用时间，人们创造了从时间中去找时间的切实可行的方法，主要包括：

1.并列运筹法

就是在某项松散活动进行期间同时开展另一项活动。

2.交叉轮作法

即把一天的活动内容交错进行安排以提高效率。这是因为大脑细胞长时间接受一种信息刺激，长时间持续同一个活动内容，会导致工作效率降低。如果穿插进行其他内容的活动，人体原有的兴奋区会产生抑制，在其他部位出现新的兴奋区。

3.定期盘点法

为了使时间使用更趋合理，使用时间也需定期“盘点”，回顾时间是怎么花费的，时间的支配是否合理。“盘点”始于计划，有了计划后，就要“盘点”可以投入的时间，确定行事次序，规定完成计划的最后期限。每隔一段时间，对计划进行重新评价和对投入的时间进行“盘点”。

4.遇事三问法

这种方法的要旨就是以尽可能少的时间办尽可能多的事情，从时间中节约时间。具体方法是对遭遇的事情提出三个问题：一是能不能取消它？首先找出有哪些事根本不必做。如果有些事不做，也不会有任何影响，那么这件事便该立刻停止。二是能不能与别的事合并？ 把能够合并起来的事尽量合并起来办。三是能不能替代它？ 用费时少的办法代替费时多的办法而同样能达到目的，当然是最佳方案了。

（四）妥善处理几对关系

时间管理并不意味着把所有的时间都用来工作，这是不现实也是不可能的。时间管理的关键，在于把有限的时间利用充分，而非一味地增加工作时间。这就涉及几对关系的处理问题。

1.休息与时间管理

随着工作过程的持续进行，疲劳会逐渐积累起来。利用适当的休息可以消除或减轻疲劳。合理的休息虽然使工作时间缩短，但产量并不下降，有时甚至还能提高工作效率。经常和短暂的休息是防止工作疲劳、提高工作效率的好办法。办公室人员在工作中应注意做到以下两点：

（1）每看15分钟显示器屏幕后应该将眼睛从屏幕上移开，去看看远处，尽量让眼睛内侧的肌肉松弛一下，同时多眨一下眼睛，让泪水带走眼球表面的灰尘。

（2）每工作30～60分钟应休息一下，去做一些轻微的体力活，也可以去喝一些饮料，或是远望，尽量让绷紧的神经松弛下来。同时应做一些手部的活动，以免手臂等处的肌肉总处于紧张状态而损伤。

2.思考与时间管理

办公室工作人员在工作中，如果不花时间进行思考，很难做好工作。在实际操作一件事之前，花时间思考工作的目标、方法、路径能够帮助办公室工作人员少走弯路，提高工作效率。办公室工作人员从事的虽然大多是事务性工作，但是也务必每天留给自己思考的时间与空间。

3.注意力与时间管理

不论干什么事情，都要集中注意力，排除外界干扰，才能做到事半功倍。但是有时候，即使人的愿望良好，也无论如何不能将注意力集中起来，这时就要学会暂时放弃。在进行短暂的调节之后，再投入工作中去。许多人选择工作时间健身也是这个道理。通常来说，运动会帮助办公室工作人员放松情绪，补充脑部供氧，提升注意力，从而提高工作效率。

4.业余爱好与时间的科学运筹

从事任何工作，都需要一定的专业知识和能力，但知识又是相互联系、互相渗透、环环相扣的。因此，知识的广博，有利于专业的精深。工作能力主要在实践中锻炼，但是培养能力并非只有一条途径，健康的业余爱好的作用就在于它能通过多种活动来增长知识、培养能力，从而有利于本职工作。