办公室时间管理实用指南

（一）正确的时间观念

时间是构成生命的材料，生命是用有限的时间累积起来的，这是时间的“有限性”。时间既不能创造也不能返还，既不能储存也不能叠加使用。这种“一维性”，使时间只能依照过去、现在、将来一个方向发展。

时间的宝贵，还在于它既是一个常数，公平地给每个人以每天24 小时；又是一个变数，善用则多，妄用则少。因此，对于办公室工作来说，树立正确的时间观念，有效地管理时间，对于提高办公效率，意义重大。

正确的时间观念应体现什么？

1.要追求成果目标

只是埋头苦干而不计成果，对工作与个人就只有苦劳而没有功劳了，实质是浪费了时间。

2.要根除浪费时间的习惯

要根除做事的不良习性，不能以天性为托辞。

3.要注重效益

一天处理10件事，看似颇有效率，但如果没有一件事办成，其效益还不如把3件事处理完结。欲速则不达，是仓促行动而忽略筹划的结果。

4.要循序渐进

绝大部分工作是一点一滴分配在若干时日而渐进完成的，绝不是一口气突击完成。

5.要加强计划性，劳逸结合

休闲的时间与休闲的项目是工作计划中不可缺少的部分。(www.xing528.com)

（二）时间管理的障碍

认识到时间的有限性和一维性，就应该有时间管理的意识。办公室人员既用时间的永恒性不断激励自己，也要用时间的瞬逝性和不可逆性约束自己，不白白放过每一天、每一小时、每一分钟。

时间管理是信息时代对人们提出的要求。要想有效管理自己的时间，必须做的工作就是要探索自己的时间障碍。所谓时间障碍，就是导致时间浪费的多种因素。浪费时间的“罪魁祸首”主要还是自己，所以时间管理的实质就是自我管理。一般来说，时间障碍主要表现为以下几点：

1.做事不专心

许多人在同一时间内总想干太多的事情，其结果往往是事倍功半。因此，做事一定要专心，集中精力去完成所要完成的工作，排除其他事情的干扰。事情要一件件做，饭要一口口吃，不能急于求成。

2.时间估计不切实际

在工作中，办公室人员如果全凭记忆，很难准确说清楚自己的时间是怎么打发的。记录时间使用状况不失为一种好的纠正方法。每天对手上的事情和在空闲时间里想完成的事情罗列出一个清单，并为所有的任务设置时间限制，养成估计每项工作所需要时间的习惯。例如，估计撰写一篇领导讲话稿所用的时间，然后核实估计是否准确，以备下一次的时间估计之用，或者缩短时间，或者延长时间。事实证明，几乎所有记录自己时间使用状况的人都会有些惊奇的发现，而且还会受益匪浅。

3.做事拖延

许多办公室工作人员正是因为杂事多，不能排除干扰，集中精力，无法克服拖延恶习，而使工作不见效率。“拖延”的最好定义是有意地、习惯地、应受斥责地推迟本应该做的事情。“拖延将意味着你只能跟上上个星期的步伐，对你来讲，把今天的事情留到明天做，你正在简单地堆积工作，明天成了一星期最忙的一天。”

4.不会说“不”

“不”是一个非常难开口的字眼，但有时不能不讲。工作中的效率依赖于知道做什么和不要做什么。过多的承诺必定通向失败之路，它也能导致办公室工作人员的身体的崩溃。切忌总揽事情太多，不好意思拒绝他人的请托。如果事事勉为其难，忙得头晕目眩，其工作效率就不必多言了。

5.事必躬亲

有些办公室工作人员对工作非常“负责”。办什么事，只有自己干心里才踏实，交给别人就总不放心，例如要召开会议，已经让别人打电话通知了，自己却还要重新拨一遍电话；要下发一份文件，已经对下级布置进行校对，自己却还要拿来重新校对一番；要处理一个问题，已经授权某人负责，自己却还要跑去拍板。诸如此类问题在办公室的上下关系中并不少见。俗话说，过犹不及，这种高度的“责任心”，反而对工作的效率构成极大的障碍。