办公室制度设计与要求

（一）制度编制的基本规范

单位的管理制度是在生产经营和管理过程中的一系列制度安排，是员工必须遵守的规定或准则。制度是单位内部的法规，具有严肃性、规范性和实用性。尽管各单位的管理制度不尽相同，但在制度的设计与写作方面却有相同的基本规范和要求。制度设计的基本要求包括如下六个方面：

1.合规合法

（1）制度是单位内部的法规，它必须遵守国家及地方的法律、法规，遵守国际公约及国际惯例，并合乎社会道德原则。单位管理制度不能超越法律的规定，也不能违背社会道德准则。

（2）单位制度要经过法定程序编制、讨论、审批和公示，如《劳动合同法》规定：“用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等确定。在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。”这就要求必须按法定程序来制定制度，否则制度将是无效的。同时，不同的制度有不同的制定程序要求，这一点也要注意。

2.制度要符合企业的实际

每个单位的经营领域、经营战略以及企业规模是不同的，经营管理模式也有很大差异，因而管理制度也应符合企业的实际需要，打上个性化的印记。制度的制定应有针对性，要对单位运行中存在的问题或可能发生的问题进行预警和规避，并明确具体的规则和指出正确的路径。因此，在设计制度时应认真进行调查研究，充分了解单位运行过程中存在的问题和潜在问题，然后根据单位的现状及问题，有针对性地设计出符合实际需求的合理的管理制度。

3.制度设计要以人为本

制度是管人的，也是管事的，但归根到底是管人的，因为事是由人来做的。“管人”并不意味着压制人、束缚人，以人为本就是在管理活动中坚持一切以人为核心，以人的权利为根本，注重发挥人的主观能动性，力求实现人的全面、自由发展。制度的设计应以满足人的需求和人的发展为出发点，通过正确的行为引导与约束，促进员工行为的规范和优化，制度也可帮助员工克服自身的人性弱点，使员工得到更健康的全面发展。同时，在设计制度时还应充分尊重员工的意见，并考虑地区、行业的差异以及员工价值观念、文化背景等的不同，从而使制度设计更加合理，更加人性化，更加具有可操作性。

4.制度设计要权责对等

制度条款中既要明确工作责任，也要授予相应的权力。权责应该对称，既要防止权小责大，又要防止权大责小。权力过小，制度执行者将无法履行责任；权力过大，又可能使制度失去应有的约束作用。在权责对等的同时，制度设计也应注意奖惩结合。

5.注意制度的系统性

单位的制度体系是一个系统，各项制度之间存在着相互联系和影响。在制度设计时应注重制度的系统性，修订前的制度与修订后的制度，应保持必要的连续性；对具有联系的各项制度，应注意接口上的有机衔接，不可脱节；不同部门、不同工作的制度，不能出现相互抵触、相互矛盾的条款。对单位的管理制度进行统筹管理，保持制度体系的系统完善，是单位行政管理的一项重要工作。

6.形式规范

一个企业的管理制度应有统一的形式规范要求，包括制度的版式、字体、字号、版本、目录、纸张大小及边距、页次等都应做出统一的规定。一个单位的制度，也应有统一编号。行政管理部门应制定本企业的制度编号规则，企业的管理制度不能无序编号或随机编号。

（二）制度的基本结构

管理制度的基本结构一般包括五大部分：制度名称、总则、正文、附则、附件。对于内容较多的制度，可采用“章条式”（即分章、分条）的表述方式；而对于内容较单一的制度，可以不用分章，采用“条款式”的表述方式。

1.制度名称

制度的名称要求简洁、醒目，其基本内容包括制作单位、基本内容、文种三类，如《××公司考勤制度》，基本内容就是考勤。

2.总则(www.xing528.com)

总则是对制度的整体概述，具体内容包括：

（1）制定本制度的目的，如“为了更好地规范员工行为，严格工作记录，特制定本制度”。

（2）本制度所依据的法律法规或内部制度文件等。

（3）本制度的适用范围。适用范围是说明在什么情况下和什么范围内是有效的，如《公司考勤制度》的适用范围可表述为：“本制度适用于公司全体员工（包括试用期员工）。”

（4）制度涉及的术语解释，如“本制度所称企业档案是指企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件”。

（5）制度相关者的职责描述，如《公司考勤制度》：“公司员工的考勤由办公室负责记录、统计、监督执行，并每月将情况汇总后，交至单位财务部门。”对于制度涉及相关者的职责描述，可作为“总则”的一部分内容，也可单独设章进行描述。

（6）本制度与其他制度之间的关系说明。

在上述内容中，制度的“目的”和“适用范围”一般是必须有的，其他内容是否写入制度则可视具体需要而酌定。

3.正文

正文是制度的主体部分，制度对受约对象的要求、规定、规则、程序、分工、权力与责任以及奖惩条件等内容，基本上都是从正文中体现出来的。可以说，制度的其他部分都是从属部分，都是为正文——主体部分服务的。

正文部分应注意做好结构安排——或按人的行为、或按事的顺序、或按事的分类对制度内容进行逻辑归纳，并分章、列条加以表述。不论采取哪种结构方式，都要做到条理清晰，内容完整，合乎逻辑，同时语言表述精练、准确，不产生歧义。

4.附则

制度的“附则”一般包括：

（1）对制度未尽事宜作出解释。

（2）制度的制定、解释和修订部门以及审批权限等。

（3）制度的生效条件、生效日期以及实施日期等。

5.附件

制度“附件”一般包括制度执行中需要的表单、附表和文件等。