办公室队伍是一个整体，除了做好个人的管理以外，更要做好内部的沟通、协调，发挥团体的合力。这就涉及群体结构、功能和优化的问题，也是日常办公室人员管理容易忽视的地方。
（一）群体结构
办公室群体结构就是指若干个人按照不同的分工需要以及相关的品质、知识、才能、身体条件进行合理的组合，形成一个相互配合协作，共同为完成领导工作而服务的组织。
（二）办公室群体的功能
一个有效的办公室群体，应具备以下几项功能：
1.办公室群体必须充分了解自己的任务，对任务的充分了解是有效完成任务的前提。办公室群体中的个体很可能对工作任务有不同的理解和思考，如果这些不同的看法和思考无法协调，办公室群体就无法齐心协力去工作。
2.办公室群体内部应有健全的意见沟通，每个个体都可能从自己的渠道获得一定的材料和信息，这些信息有些涉及自己的工作，有些涉及他人的工作，为了制订计划或修订计划，办公室群体中的个体应克服心理上的障碍，充分了解能够收集的信息。意见沟通应尽量公开、彻底、全面。
3.办公室群体中的个体之间应保持高度的相互信任和相互忠诚，这可以说源自意见沟通。坦诚相见的意见沟通需要以信任为基础，否则不可能有充分的意见沟通。反之，高度的相互信任又以充分的意见沟通为前提。
4.办公室群体中各个体之间应当相互协调和支持。作为一个有系统性的办公室群体，它的各个个体在活动中形成了扬长避短的“互补性”，即每个个体活动是整体活动的一部分，整体活动也是个体活动实现的先决条件。一个健全的办公室群体，个体之间应当毫无顾虑地相互出谋划策、磋商讨论，彼此支持。
5.办公室群体应当实行差别协调。办公室群体的各个个体在智力、才能、技术和性格上往往各具特点。因此，一个办公室群体的个体之间存在这样那样的差别，这种差别是造成分歧和冲突的潜在因素。办公室群体的一项重要功能就是差别协调，容忍差异，自动协调，减少分歧和冲突。
6.办公室群体应具备应变性。所谓应变性即指能积极促进办公室群体各个体充分发挥能量。在办公室群体中，领导应特别关心个体，鼓励个体奋发努力。在健全的办公室群体形式中，工作效率的提高不在于某个个体，而在于整个办公室集体。
（三）群体的优化
办公室群体结构是一个多系列、多层次的动态综合体，为实现群体组织的优化，应遵循如下一些原则：
1.个人要素有效的原则
应当保证进入办公室群体的工作人员个体具有良好素质和能力，这是保证群体优化的一个条件。为此，在挑选工作人员时，首先要注意坚持德才兼备的标准，挑选的对象不能有才无德或有德无才。其次要善于扬长避短，要对工作人员作全面的分析，只要扬长避短，就能各得其所。再者要适才适用，即让适当的人干适当的事，实现人与事的最佳契合。为此，要了解每个被选者的专长、经历、性格等，以选出理想的人选。
2.群体互补原则
群体互补是指科学地搭配办公室群体的各结构因素，使之产生良好的总体效应。合理的结构主要包括：(www.xing528.com)
（1）梯形的年龄结构
这一结构应以中年人为主，呈梯形状态，使群体始终处于新陈代谢的动态平衡之中，保证工作的稳定性和连续性。老、中、青成员的具体比例，应视具体情况而定。
（2）合理的知识专业结构
群体成员的知识结构在内容上要能互相补充，如文理搭配、精通理论与实践见长互补等；对不同成员的知识水平应有不同的要求。
（3）群体中多类型的智能结构
理想的结构中，应该既有善于交际的鼓动家，又有脚踏实地的实干家。
（4）协调的气质性格结构
根据心理学原理，人的气质可分胆汁质、多血质、黏液质和抑郁质四种类型，它们对外界事物的反应各不相同，而性格则有内向与外向、独立型与顺应型、情绪型与理智型等区别。气质性格结构会对办公室工作产生影响，如一个群体内的成员都属独立型性格，那么彼此的合作就不那么容易，反过来，如都属顺应型，那么这一群体很难担当起管理的职能。
【知识链接】人的气质分类
俄国心理学家、生理学家巴甫洛夫依据气质的生理基础，提出了四种气质类型，得到人们的普遍认可。它们分别是：
（1）胆汁质。属于兴奋热烈的类型。具有这种气质类型的人感受性较弱，耐受性、敏捷性、可塑性较强，兴奋比抑制占优势；行为表现常常是反应迅速、行为敏捷。在言语、表情、姿势上都有一种强烈的热情，在克服困难上有坚忍不拔的劲头。智力活动具有极大的灵活性，但理解问题有粗枝大叶不求甚解的倾向。
（2）多血质。属于敏捷好动的类型。这种气质类型具有很强的耐受性、兴奋性、敏捷性和可塑性，反应速度快，感受性较弱；情绪易表露，易变化，敏感。在行为上，这种气质类型的人热情、活泼、敏捷、精力充沛，适应能力强，善于交际，常能机智地摆脱窘境。他们思维灵活，主意多，常表现出机敏的工作能力和较高的办事效率，对外界事物有广泛的兴趣，个性具有明显的外向性，易适应环境，善交际，但与人交情粗浅。
（3）黏液质。属缄默而沉静的类型。这种气质类型感受性弱，敏捷性、可塑性、兴奋性也弱，但耐受性强。这种气质类型的人行为表现为缓慢、沉着、镇静、有自制力、有耐心、刻板、内向。他们不易接受新生事物、不能迅速地适应变化了的环境，与人交往适度、情绪平稳；喜沉思，在做任何工作之前都要细致考虑，能坚定执行已做出的决定，并不慌不忙地去完成。
（4）抑郁质。属呆板而羞涩的类型。这种气质类型的人感受性很强，往往为一点微不足道的事而动感情，耐受性、敏感性、可塑性、兴奋性也都很弱。他们的行为表现为孤僻，动作缓慢，很少表现自己，尽量摆脱出头露面的活动，避免同陌生的、刚认识的人交际。在新的环境下，他们容易惶惑不安，在强烈和紧张的情形下容易疲劳，在熟悉的环境下表现很安静，动作迟缓、软弱。他们具有高度情绪易感性，情绪体验方式少，但体验深刻、强烈而持久且不显露。
3.经常调整流动原则
办公室群体的结构必须随着客观情况的发展变化不断调整，如更新工作人员的专业结构和知识结构，搞好新老工作人员的合作交替，及时调整工作人员的素质结构等。此外，办公室群体的人员结构不应当是静止的，应该鼓励人员积极流动，使他们开阔视野，增长见识，充分发挥自己的才干。
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