办公室工作程序，省时省力省人

在办公室管理事务中存在着大量重复性的工作，它们在一定程度上反映着特定事务处理活动的内在规律性，这种规律性的总结和模式化，就是工作程序。工作程序有特定的构成要素，主要包括：两个及两个以上的工作步骤；步骤间有时间顺序的规定性；每个步骤有具体工作方法等。它以工作人员、各类文件、机器设备、自动化技术等为载体，告诉人们做什么（工作内容）、怎样做（工作方法）、何时做（工作时间）、何处做（工作地点）以及由谁来做（人员安排等）。

（一）工作程序的作用

工作程序在办公室管理活动中有着重要的实用价值，有比较广泛的应用领域。其作用主要体现在两个方面：

1.提高办事效率

工作程序是对工作经验的总结，可使事务处理过程优化，有利于建立稳定的工作秩序。执行这种程序，减少了事务处理中的“多余”过程，减少了不必要的协调和尝试，省时、省力、省人。同时，工作程序为办公室最大程度地应用现代化手段奠定了基础，使科学技术把工作人员从繁重的事务中解放出来成为可能。

2.确保服务质量

工作程序可以对工作人员的自由裁量权加以限制，这对规范办公室人员的各种工作行为，减少工作中的随意性和盲目性，改善服务质量，将会产生积极的影响。

（二）工作程序的设计

工作程序的设计，就是对办公室管理工作程序的规划以及对既有工作程序的分析、改进和调整、更新。

1.设计工作程序的任务

办公室管理工作程序设计的任务，就是为特定的工作过程或工作环节规划和建立工作步骤系列。其主要内容包括：

（1）明确具体对象和具体目标

要认真分析考察有关的过程与环节是否具有重复发生的性质，是否需要或能否在总结优化的方法、顺序等成功经验的基础上确立程序，要高度明确建立程序的目的以及需要付出的代价。

（2）明确有关过程与环节的任务

应尽可能地对任务的具体数量加以规定和说明。

（3）确定工作步骤的内容与数量

要充分地进行分析论证，对工作环节、工作过程做出正确的分解，明确每个工作步骤在有效完成任务过程中的实际功能效用，取消一切没有价值的过程与操作，压缩工作步骤的数量，合并没有独立存在意义的工作步骤。

（4）确定工作步骤间的最佳次序

应保证这一次序是合法的，是正确反映了工作活动内在逻辑关系的，是能使工作过程有效的。应尽力保证这一次序有助于取消或减少多余的重复作业，有助于减少各种浪费现象，有助于缩短空间距离，有助于压缩用于等待的操作时间，有助于使重要的紧急的先决性的事务得到优先处置。

（5）确定每个工作步骤的方法和要求

应对每个步骤选择合适的工作方式、技术手段，要明确每个步骤所处的时间和空间条件，还要规定从事这些活动的工作人员应具备的素质和资格方面的条件。

（6）确定工作程序的书面形式

应以文字、图表等形式准确地表述对工作程序分析规划的结果，形成程序说明、程序手册、流程示意等各种类型的书面文件。

2.设计工作程序的步骤

（1）明确目的任务

制定工作程序的前提之一，必须明确具体的目的、任务，搞清楚是新建立一个程序还是更新改造一个既有程序，要实现什么目的或效果，有哪些方面的具体要求，并尽可能将任务予以分解，较详尽地规划出完成各项具体任务的方法、步骤、期限。

（2）认真调查研究

应以问卷、面谈访问、实地观察、查阅文献资料等多种方式，充分了解办公室内外的基本情况和基层群众的需求情况，分析本单位各项工作的程序和事务处理周期以及工作人员的职能、职责、业务量、管理制度等，研究与程序设计有关的情报资料。同时还应了解一些先进程序设计方面的经验。

（3）分析评价既有程序

既有程序包括办公室目前或过去使用的工作程序，也包括准备借鉴采用的其他单位的工作程序。分析评价既有程序的目的，主要是发现其中的缺陷，寻找更新改造的具体对象。分析评价的具体方法，就是不断对既有程序提出疑问并寻找答案。最后，在分析评价的基础上，明确应取消什么、压缩什么、合并什么、以什么代替什么。

（4）规划并确定新的程序

在进行上述工作以后，就要规划出新程序的具体方案，并组织有关人员对新程序做出评价分析和认真修改。新的程序经领导者批准确定后即可作为正式的工作程序实施。(www.xing528.com)

（三）工作程序的实施

1.工作程序的实施程序

实施工作程序的一般过程是：

（1）制定具体实施方案，明确正式实施的时间、范围、步骤、要求以及负责搜集反馈信息、负责程序解释的部门。

（2）广泛宣传，使工作人员真正了解、理解实施程序的必要性和优越之处，扫清各种思想障碍。

（3）将工作程序编入部门“办公手册”或直接对外公布，使需要遵循者能简单方便、全面准确地了解其内容。

（4）在正式实施前，可以将程序先在局部或在一定时间内试行，取得经验后正式推行。

（5）在规定的时间内全面施行工作程序。

（6）对程序实施过程进行有效的监督，对在正常情况下各类违背程序规范的行为予以批评和处罚。

（7）及时检查和总结实施情况，并根据变化了的客观情况和条件，及时调整、适时改造已不适用的工作程序，保证工作程序的切实可行性。

2.工作程序的实施方法

（1）扫清各种障碍，做好实施的前期工作

在思想认识方面，要通过宣传使办公室人员树立起工作质量、工作效率源于科学的工作程序的意识，克服各种错误的或模糊的认识；在组织方面，要注意发挥所有工作人员的作用，积极发动他们参与工作程序的设计、分析改进，尽可能使每一个人都真正关注和参与到实施过程中来；在制度方面，要及时清理有关规范，该废的废，该改的改，不能使程序之间有抵触；在实施的技巧方面，只要条件具备，不妨采用渐进式方法逐步推行，让人们有安全感，使多数人感到新程序确实“利大于弊”。

（2）创造有利于实施程序的外部条件

要注意程序与程序间的衔接配套，要使记录工作程序的文件不间断地处于受控状态，及时将修改或修订的文本发送给各个部门、各有关人员，需要公示的，应及时向本机关、本单位以及社会各方面公开，使执行者、利害关涉者持有的程序文件永远是真正有效的。

（3）实施有效监督

办公室内部要有专门机构，至少要有专人监管工作程序，要使工作程序的实施置于有效的监督之下。工作程序的实施还要接受社会的监督，能对社会公开的一律公开，并注意随时听取各方面的反映和意见。要严格执行管理制度，要使办公室人员明白，程序错了，就是事情办成了，也要追究“违法”“违制”责任，不管是否有不良后果都要处理，不搞“下不为例”。

3.工作程序的修订改进

办公室管理的工作程序要保持稳定，也要保持对客观环境变化的适应。这都需要及时、适当地修订和改进工作程序。

修订工作程序的最好时机可以归纳为：

（1）法律、法规已变，工作程序不再合法时。

（2）由于机构调整，工作程序不再适应新的机构设置时。

（3）单位和办公室的办公环境有很大变化时。

（4）单位或办公室迁址时。

（5）办公室管理工作中出现大的错漏、失误时。

（6）单位新领导或办公室主要负责人上任一段时间后。

（7）职工对办公室管理现状反映强烈或办公室工作受到领导者严厉批评时。

（8）在深化改革、优化管理的形势下，办公室内外的变革呼声比较高涨时。

（9）单位和办公室较大幅度更新技术设备，办公条件和办公手段得到较大改善时。

（10）办公室管理中一部分自由增量工作因程序问题而严重失控时。