办公室主任的领导艺术——办公室工作实务指南

办公室主任所处理的事务，大体可以分为常规性和非常规性两类，其领导艺术主要用于处理各种非常规性的事务，具体体现在高度的原则性与高度的灵活性的统一，理性思维与经验思维在更高阶段上的有机统一。因此，办公室主任要出色地履行自己的各项职责，必须注意改进工作方法，不断探索领导规律，逐步掌握领导艺术。

（一）把握全局的艺术

办公室公务纷繁，办公室主任在工作中常犯以下毛病：多种急需处理的工作集中到一起，往往因组织安排不当影响重点工作；事无巨细，眉毛胡子一把抓，容易陷入事务主义的圈子；满足于应付差事或办文办事，以致忽视了为领导者出谋献策；急躁冲动，造成上下左右不协调，给工作增加了矛盾和难度；缺乏工作计划性，越忙越乱，越乱越忙，使工作顾此失彼，影响全局，等等。因此，办公室主任不论工作多忙，担子多重，都要始终站在全局的高度上，注意处理好全局与局部的关系、重点与一般的关系，分清主次缓急，镇定自若地处理好每一项工作。

所谓把握全局，是要求办公室主任在工作安排上要深谋远虑，总揽全局，抓住要害，适时决断，把握工作的主动权，而切忌工作中被庞杂的事务和头绪所缠绕，甚至一叶障目，不见泰山，抓芝麻丢西瓜。

办公室主任善于把握全局的内涵表现在四个方面：

1.总揽全局管大事

办公室主任要具有全局的、系统的观点，把本单位的中心工作同其他工作有机地结合起来，把办公室这一局部性工作与全局的总目标和发展趋势联系起来，把办公室当前的具体工作同全局整体发展规划联系起来。在处理日常工作中，既要突出重点，又要照顾全面。对于中心工作、重点工作，要亲自部署、亲自动手；对于其他日常事务性工作，尽量交给助手和骨干去完成，但也应当经常过问，不能撒手不管，以防止因小失大，给工作造成损失。在抓办公室各项具体工作时，也要从部门的总体需要去考虑，防止顾此失彼，给整个工作造成被动局面。

2.立足当前谋长远

办公室主任的工作同其他任何领导工作一样，从职能上讲具有超前性。这种超前性，决定了办公室主任必须有立足当前谋长远的预见未来的本领，用辩证唯物主义的观点动态地分析、解决问题。

3.见微知著抓本质

办公室主任要有细致的观察力，要对周围环境的变化和新事物、新情况、新问题有敏锐的感知力，善于从细微处发现别人发现不了的东西，从繁杂的工作中抓住重点工作。所谓重点工作包括五个方面工作：一是牵动全局的工作，即牵一发而动全身的工作；二是重大政策性的工作；三是涉及群众切身利益的工作；四是时间性很强的工作；五是矛盾容易激化的工作。此外，那些牵涉多部门、多单位的工作，政务性较强的工作等，都是办公室主任的工作重点。

4.随机应变巧决断

办公室主任的管理职责决定了其工作必须迅速果断。对于看准了的事情，一定要争分夺秒，当机立断；对于一时还把握不了的事项，要多方面收集情况，权衡利弊，及时地做出处理决定，或提出可供选择的处理意见供领导者决断时参考。因此，办公室主任是否有全局观念，最终还在于能否随着时机的变化而作出决断，这是驾驭全局的关键环节。

（二）辅弼参政的艺术

办公室是单位管理系统的“中介”和“中枢”，这为办公室主任参与政务、辅助决策提供了十分有利的先决条件。对上，要负责上级机关和主管部门文件指示的接收与传递，对党和国家有关方面的方针、政策，了解得比较及时，掌握得也较全面；对下，要负责各部门（单位）之间的工作协调和综合平衡，在单位管理系统中可以起到总控制、总调度的作用；对内，要负责组织制订或审核工作计划、专项工作规划及有关规章制度，授权发布或传达领导者的指令，负责汇集来自各部门和基层的情况、问题和要求，并通过信访接待和各方面的工作接触，能够及时掌握工作动态及各种信息。可见，有了通达上情的第一个条件，就保证了办公室主任能较准确地把握参谋的角度、高度和深度，同时也使得向领导者提出的参谋意见具有方向性和预见性。有了协调、沟通的第二个条件，就保证了办公室主任作为领导者辅助力量的参谋者资格，并为其正常有效地履行职能提供了机遇，使得其参谋活动合理合法，提出的参谋意见和建议较易被领导者接受和其他部门所理解。有了运筹操作、掌握动态的第三条件，就保证了办公室参谋活动的针对性和经常性，同时保证了这种参谋活动能够贯穿于办公室管理的始终。

办公室主任在领导决策方面的参谋作用，有着广阔的领域。从总的方面看主要有两类：一是对领导者非具体的、具有宏观意义和目标性的务虚性工作，要求积极参与，及时辅助，大胆出谋；二是对事关全局、非一个职能部门所能解决的，保证单位管理系统正常运转的务实性工作，也要求主动参与，切实辅弼，认真献策。从单位管理和领导决策的实际出发，办公室主任应重视把握参谋服务工作的几个侧重点：

1.树立全局观念，力求参在“中心”上

办公室主任必须树立全局观念，牢牢把握工作目标和工作中心，服从和服务于中心工作，及时向领导者提供参谋咨询。例如向领导者和有关部门及时提供改革发展中的动态信息，积极参与制订单位工作计划，参与讨论改革发展的重大措施等，都是发挥参谋作用的重要途径。

2.遵循工作规律，力求参在“要害”上

办公室的服务工作有直接与间接、决策与执行、宏观控制与微观搞活、近期与长期之分。这里所言“要害”，是指对单位的事业发展具有重大影响的中心工作或在诸多工作中属于牵一发而动全身的重要工作。办公室主任就是要抓住工作中的这些要害问题，运用科学理论，遵循工作规律，适应发展需要，积极参与领导者的决策活动，有重点、有针对性地提供参谋咨询服务。

3.区分轻重缓急，力求参在“关键”上

管理工作是一项系统工程，而且大系统内还包括许多子系统，子系统之间又相互交错，环环相扣。这其中的一环环，就是需要办公室主任进行参谋的关键所在。办公室主任应独具慧眼，经常分析研究各种情况，排出工作的轻重缓急，找出各个关节点，并且适时协助领导者制订切实可行的措施，以保证各项措施到位，工作部署得到落实。

4.适应新的形势，力求参在“需要”上

进入新时代，各种新情况、新矛盾、新问题层出不穷，错综复杂。在一个单位中，倘若复杂的新情况、新矛盾和新问题全靠领导者事必躬亲，显然是非常困难的，这就需要有他人的辅弼。办公室主任作为领导者的直接助手和参谋，更是责无旁贷。

5.关注社会动态，力求参在“热点”上

办公室主任在发挥参谋职能的过程中还应密切注视国内外的各种热点问题，准确地把握社会动向，及时提供可资领导者采纳的建议和意见。要充分利用多种条件和途径，使领导者及时了解和掌握那些带有普遍性的思想动态和热点问题，尽早引起重视，从而提前采取措施，做到防患于未然，保持单位工作的正常运行，维护工作、生活秩序和社会的稳定。

（三）统筹协调的艺术

所谓统筹协调的艺术，就是采取一定的措施和办法，促其所领导的组织同环境、组织的各个部分及组织内外人员等协调一致，相互配合，高效率地实现领导目标的行为。就办公室主任的工作而言，无论是参与政务、管理事务还是提供服务，都应当掌握统筹协调的艺术。

1.制订计划中的统筹协调

每一个单位都有自己的工作计划、发展计划，在计划制订阶段，办公室主任应会同有关部门，对具体业务部门初步拟订的计划中所需要协调的问题，逐一提出协调意见，然后将计划和协调意见一并送交领导者审定。在计划实施过程中往往会出现不同步、不衔接、不合作等现象，这就需要办公室主任经常与有关部门联系，及时向领导者反馈，并在自己的职权范围内进行积极的协调。

2.制定政策中的统筹协调

由于不同部门考虑问题的角度不同，加之沟通不够，致使有些文件规定不尽一致乃至相互矛盾。这就要求办公室主任在审定文件时，对职能部门制订的一些部门性规定进行严格把关，既要注意政策条文的全面性、针对性、原则性和灵活性，又要注意政策条文的协调性，以免在同一问题的政策规定上有不一致的地方，造成管理上、思想上的混乱。

3.处理人际关系中的统筹协调

办公室主任面对上级、同级和下级，因此，协调人际关系实质上就是争取上级的支持、同级的配合和下级的拥护。基本要求是：

（1）尊重上级，加强沟通

一是搞好工作，不断作出成绩，使上级感到满意和信任；二是主动为上级分忧解难，不给上级添麻烦；三是识大体，顾全局，关键时刻提得起，上得去；四是尊敬上级，主动汇报工作，征求意见。

（2）团结同级，加强协作

一是真诚合作不拆台，尊重同级的职权、人格和劳动，不背后弄权术、耍手段；二是积极配合常联系，与同级沟通信息，商量办事，一旦别人有难，就要主动支援；三是发扬风格让名利；四是虚心学习，取长补短。

（3）关怀下级，注重感情交流

一是态度公正、一视同仁，不搞亲亲疏疏、团团伙伙；二是真诚相待、大力支持，切忌放手不放心，偏听偏信；只要下级勤勤恳恳，就不必计较小失小过，即使下级出了问题，也应主动为其承担责任；三是关心下级，帮助解除后顾之忧。

4.自我管理中的统筹协调

办公室主任应加强自我管理，合理有效地运用和支配好自己的时间。基本要求是：(www.xing528.com)

（1）计划时间

工作要长计划，短安排，根据轻重缓急排出时间表，坚决克服“哪里出问题就往哪里跑”的盲目做法。

（2）集中时间

尽可能把自己能够自由支配的零星时间集中起来，形成较长的时间段，以提高时间的使用效率。

（3）管理时间

要善于学会用精力最充沛、头脑最清醒、周围环境最好的时间干最重要、最关键的事情，耗时长的事情应在整段时间内去做，耗时少的事情应见缝插针地做。

（4）节约时间

开短会，说短话，写短文，排除电话、电报的干扰，把自己从“文山会海”中解脱出来，以更好地管全局、抓大事。

（四）知人善任的艺术

办公室主任的领导艺术和管理水平集中表现在用人艺术方面，即办公室主任必须懂得用人。其用人的基本要求是：

1.选贤任能，知人善任

办公室主任工作点多、面广、线长，尤其需要选贤任能，做到知人善任。所谓选贤任能，就是要按照德才兼备、任人唯贤的原则，把那些思想品德好、业务能力强、文化水平高、身体素质适宜、具有开拓精神和求实精神的人才选拔、安排到合适的岗位上去，力求使人员与任务相匹配。所谓知人善任，就是要细心地考察员工，确切地了解员工，精心选派，合理使用，认真培养。

2.扬长避短，量才所用

任何人都有优点和缺点，不同类型的工作人员也有不同的专长和不足。办公室主任在对工作人员的考察、培养、使用时，一定要做到客观、公正、全面，要善于发挥下属的长处，调动大家的积极性，做到用人所长，扬长避短，人尽其才，才尽其用。不要疑神疑鬼，做到用人不疑、疑人不用，使上下之间相互谅解、彼此信赖、互无戒心、关系融洽。

3.宽以待人，团结为重

人们在共同工作的相互交往中，对事务往往会有不同的看法，彼此之间难免会发生矛盾冲突。办公室主任一定要胸怀宽阔，善于团结不同观点的人员一道工作，甚至团结那些反对过自己并被实践证明是犯了错误的人，注意不纠小过，做到能容人之短。办公室主任不仅应当有知人之明、用人之胆、育人之功，还要有爱人之心，表现在有通情达理的理解力和关心、帮助下属的自觉性。这样，办公室就能建立一种自然和谐的氛围，凝聚一种积极进取的群体意识，同心协力，克服困难，去创造成绩。

4.合理授权，量才而用

用人之道在于授权。授权是办公室主任的“分身术”。办公室主任要按照分工负责的原则，将某些权力和重任授予熟悉某一专门业务的下属，让他们充分发挥其主动性和创造性，独立地完成各项工作任务。这样一方面可以让下属经受锻炼，增长才干；同时使自己腾出更多的时间抓大事，集中精力协助领导决策。常见的授权方式有：

（1）充分授权

即在下达任务时，允许下级自行决定一切，不必请示。这种方式适用于一些带有常规性的工作或者对下级有充分了解的情况。

（2）弹性授权

即在完成任务的不同阶段，采用不同的授权方式，授权时留有余地。这种方式适用于一些非常规性且政策性较强的工作或者对下级尚不十分了解的情况。

（3）制约授权

即把某种职权分解开来，分级授予两个或两个以上的下级，使他们之间相互制约，以免滥用权力。

（五）内务管理的艺术

办公室处于承上启下、协调左右、联系内外的中枢地位，办公室主任在主管室内各项政务性和事务性工作时，应按照高起点、高标准的要求，从大处着眼、小处着手，狠抓办公室规范化建设，努力建立一套操作性强、效果好的规范化管理机制。通过抓制度、抓落实，使办公室工作逐步走向规范化管理的轨道，不断增强办公室管理的活力和凝聚力。

1.抓制度

“不以规矩，不成方圆”。实行规范化管理，提高办事效率，必须要有一套比较科学、完善的工作制度，要使工作制度告诉员工：应该怎样做，不该怎样做；提倡什么，反对什么。

制定和健全各项规章制度，是办公室主任的基本职能之一，是关系到办公室能否建立正常工作秩序的大事，也是关系到办公室主任能否有效地进行组织和指挥的大事。为了使办公室全体人员责任明确、有章可循、各负其责，形成紧张而有序的工作局面，根据办公室的特点和工作实际，要制定和完善针对性强、易于操作、便于考核、行之有效的规章制度，形成一套制度保障体系。

首先要制订一些基础的内部制度，如部门职责、岗位职责、工作流程、管理规定等，并统一编印成册，做到人手一本。此外，对于小到迟到早退，细到着装仪表、言谈举止，每个小环节、每个岗位都有明确严格的行为规范准则、监督措施和违规处罚规定。为了保证各项工作制度的落实和有效执行，办公室主任还应从榜样激励和待遇奖励两个方面建立奖惩机制，以事业留人、感情留人、待遇留人，增强办公室的向心力、凝聚力，激发全体工作人员奋发向上、锐意进取的信心和热情。

2.抓落实

（1）规范公文处理工作

公文处理质量和效率的高低直接体现机关（单位）的决策水平和办事效率。要通过制订规则，理顺行文关系，规范公文体例和格式，严把公文制发程序，提高公文质量，使公文处理达到准确、及时、安全、统一的要求。

（2）规范办会工作

要通过规范会议调控办法，明确调控范围，严格审批程序，建立反馈通报制度，使各种会议安排繁而有序，提高办会质量和效率。

（3）领导活动规范化

要把领导者活动进行分类列表，统一协调，计划安排，明确领导者活动的明细流程，达到科学统筹、效率第一的要求。

（4）规范各种事项办理

要严格规范函电承办、来人接洽、印章使用、机要保密、值班安排和档案管理等工作环节，使办公室管理忙而有效地开展，减少和杜绝影响大局的工作失误。

（5）制定科学的考核办法

建设岗位目标管理责任制，按百分制考核方式对办公室每一位员工进行自评和综合测评，建立奖罚制度，促进形成团结奋进、开拓创新、争优创先的良好风气。