办公室主任的能力要求——《办公室工作实务指南》免费获取

我们此前已经介绍过对办公室工作人员的能力、素质的要求，对于办公室主任，同样也有能力方面的要求。具体而言，包括六个方面的领导能力：

（一）沟通能力

沟通即是指将自己的资讯、情感信息传达给他人，并且希望借此得到对方反应的一种言语行为。为了了解部门内部的情况，办公室主任需要具备良好的沟通能力，其中又以“善于倾听”最为重要。唯有如此，才不至于让下属离心离德，或者不敢提出建设性的提议与需求，而办公室主任也可借由下属的认同感、理解程度及共鸣，得知自己的沟通技巧是否成功。

以下罗列的六大重点，就是办公室主任与下属沟通时，所必须注意的重要事项：

1.当有事情必须求助下属的帮助时，最好能明确告知下属你的用意，如希望下属如何进行，又为何会挑选其执行这项任务，以及其他相关的具体事项。不要错误地认为“下属只需执行，无须了解太多”，这样容易造成上下离心，也不利于锻炼下属处理事务的能力。

2.办公室主任与下属沟通时，不要持有太多的个人优越感，更不要居高临下，指手画脚。事成之后，不要忘了任务或工作的成功，也是源于下属辛苦的执行，故应当给予部属适当的奖赏与鼓励。

3.身为中间管理者，除了要消化上级的命令外，也要以自己的方式将讯息传递给下属，让其明确得知。然而，包含动机因素的建设性谈话容易为一般人所忽略，所以千万不要让自己成为上级发布命令然后将其再传达给下属的传声筒，也应避免人云亦云的说话方式。

4.办公室主任与下属沟通时，不妨在进入谈话主题之前，先询问下属的意见，这样才能充分掌握下属对接下来的谈话内容所抱持的关心度、兴趣，以及理解的程度。

5.遇到迫不得已的状况导致计划变更时，办公室主任必须对下属坦诚相告，让其明了情况，并且尽可能告知其下一步可能会采取的应变措施，以便让下属有时间做好准备。

6.当发现下属在接到命令时，脸上总是“按照你说的去做，不就得了”的不耐烦表情，或是感觉到其有一种“人在屋檐下，不得不低头”的受辱感时，就必须开始反省自己平常的言论是否过于独断专行，是否因而忽略了下属的想法与感受，造成下属对自己的不信任。

此外，办公室主任若要在工作上有效地与下属沟通，也要有换位思考的认知。换句话说，办公室主任应该试着以下属的角度，看待下达命令者所传达的讯息内容，并且试着易地而处，看看自己能否从下达命令者的声音、姿态、视线，得到理解、认同，以及共鸣。

（二）协调能力

优秀的办公室主任必然具备高度的协调能力，这种协调，既有单位与单位之间的，也有部门与部门之间的，更有个人与个人之间的。协调的事项，千差万别，可能是生产、销售、福利、待遇、工作琐事，甚至是家庭琐事。这就要求办公室主任的协调，必须是高效、有力的、有针对性的。

办公室主任协调能力的提高有赖于以下三点：

1.威信是协调工作的前提

威信是办公室主任在领导活动中表现出来的品格、才能、学识、情感等对被领导群体所产生的一种非权力影响力。威信高低，是做好协调工作的前提。如果威信高，感召力就强，矛盾双方就对领导的协调有一个正确的态度，顾全大局，积极配合。作为办公室主任应从哪些方面树立自己的威信呢？

（1）以“德”立威

那些领导有方、成绩显著、群众威信高的领导，无一不是有良好的道德品质和高尚人格魅力。这里所讲的德，首先是政治思想修养，其次是优良的作风。

（2）增长才干

如果一个办公室主任，精通业务知识，又有丰富的管理知识以及其他相关知识，就能赢得人们的敬佩，产生巨大的感召力。

（3）以“廉”生威

领导干部清正廉洁、一心为公，下属便会肃然起敬，并仿而效之。

（4）做事公正

在许多问题上，下属最怕不公，不公导致消极、离心；公正则赢得人心。

（5）创造一流业绩

工作成绩突出，能够改变本单位面貌的领导者，自然能在群众中享有较高的威信。

（6）加强与同志之间的感情交流

凡是谦虚谨慎、联系职工、作风民主、体察下情、待人热情、和蔼可亲的领导者，一般都有较高的威信。相反，如果缺乏人情味，以“官”自居，好摆架子，爱耍威风的领导者，则很难得到职工的信任和爱戴。

2.增强能力是做好协调工作的关键

办公室主任能力的高低，是搞好协调工作的关键。在协调中需要多种能力，如辨别是非的能力，处理人际关系的能力，对事物发展的预见能力，语言表达能力等。而那些理论政策水平比较高，有正确的思想和工作方法的办公室主任，其辨别是非的能力就强，对于各种矛盾就能透过现象看到本质，抓住主要矛盾，进行正确协调。各种能力强的办公室主任能够正确掌握事物的发展规律，对各类问题或矛盾有一定的预见性，就可把工作做在问题或矛盾发生之前。

3.掌握科学的方法是做好协调工作的保证

一个领导掌握了协调的方法，就可以顺利推进工作。搞好协调工作的方法，原则有三个：一是平等的原则。只要能以平等的态度去对待职工，任何矛盾和问题都是不难解决的；二是办实事的原则，要反对说空话、套话，对群众的困难和问题，要设身处地地为人家着想，积极创造条件解决；三是讲道理的原则，要防止那种以势压人、以权压人、乱戴帽子和随意处罚的做法。

（三）规划与统整能力

办公室主任的规划能力，并非着眼于短期的策略规划，而是长期计划的制订。换言之，必须深谋远虑、有远见，不能目光如豆，只看得见现在而看不到未来，而且要适时让员工了解组织的远景，才不会让员工迷失方向。特别是进行决策规划时，更要能妥善运用统整能力，有效地利用部属的智慧与既有的资源，避免人力浪费。

然而，无论什么策略规划，或是制定何种方法提高员工的工作效率，最重要的仍是——办公室主任必须有担当，具有责任感。许多组织都有这种状况，只要工作出了问题，各部门常会相互推卸责任，没有人肯承担错误。多思考一些有担当的问题才能提高组织的执行力和凝聚力，每个人都要以“该如何”来发问，而不是以“为什么”“什么时候”“是谁”作为主题来提出问题。而且，在叙述事情时，要尽可能包含“我”字在内，而不是一味地说“他们”“我们”“你们”。最重要的是，要把焦点放在具体的行动上，而不是找理由解释无法行动的原因。

对于办公室主任来说，规划与统整能力的具体实践就是“行动”，行动的结果就是解决，不行动只能维持现状，并让事情发展停滞或倒退。因此，尽管行动有可能会带来错误，但也会同时带来学习和成长，所以管理者除了要培养规划与统整能力外，更要具备高度的行动力。

（四）决策与执行能力

虽然有许多事情以集体决策为宜，但是办公室主任仍须独立决策，包括分派工作、人力协调、化解员工纷争等，这都考验着办公室主任的决断能力。(www.xing528.com)

一个办公室主任若无法妥善分配资源，或者无法制定正确的决策，即使拥有再优秀的团队也无用。因此，办公室主任在制定决策的过程中，要善于采纳建言，以及适时征询部属意见。办公室主任可以多用疑问句，少用肯定句，不要让部属感到有压迫感，与此同时，也可主动提出自己对决策的疑虑，引导部属提出见解。当办公室主管广纳部属的意见后，就能修正自己拟定的方案，制定出更完善的决策。

另外值得注意的是，当办公室主任要采用某位部属的意见时，也要顾及意见未被采用者的感受。办公室主任要肯定其他部属的辛苦付出，再以委婉的语气说明意见不能被采用的原因，并且尽量不要让部属们产生“胜利者和失败者”的感受，否则他们彼此之间将会产生隔阂或心结，进而划分为两派不同的小团体。

在布置任务，需要下属执行时，必须表达清晰、准确，要善于运用“6W、3H、1R”原则，这样才能让部属准确地执行决策。这十项原则如下。

1.What：何事？先传达清楚要交派属下做什么事。

2.When：何时？即限定事情要在什么期限内完成。

3.Who：何人？意即针对何人发布，执行命令；也指这些事项涉及哪些人。

4.Where：何地？该在何地实施计划。

5.Why：为什么？即制订计划的理由、目的为何。

6.Which：何者？即策略的施行先后次序为何。

7.How：如何做？指实施的方法与手段。

8.How many：多少数目？指掌握资源的数量有多少。

9.How much：多少数量？指执行此事的“力度”要有多强。

10.Result：结果。意即管理者要设定应达成的预期目标。

以上这十项是确认重点，但并非要每项工作全盘照做一遍，重点是要把它们牢记在心，视情况随机应变，不要让自己遗漏任何环节。在按照上列方法确认并且下达指示之后，办公室主任接下来的工作，就是掌握全员的执行成效与进度了。

（五）培训能力

办公室主任必然渴望拥有一个实力强大的工作团队。因此，培养优秀人才，也就成为办公室主任的重要任务。

聪明的办公室主任会尽量往下授权，让员工参与可行的计划，并让员工代表单位对外洽谈，这些都是可以培养员工自信心、决断力的好方法。事实上，培训下属的方法有很多种，例如有计划性与持续性的培训、通过业务发展来培训人才等。其中，最基本的培训方法，则是以下所列的四种：

1.以教育为主的指导培训法

这是最基本、最直接的培训法，但凡下属不知道的知识、技能、工作方法，或是其他相关的学习内容，办公室主任以教导、说明、建议、交谈等方式，直接给予下属指导与传授。

2.以见习为主的指导培训法

这是指让部属借由观察上级的处事风格、态度、行动、行为而学习的方法。办公室主任若采用此法，就会成为下属见贤思齐的范本，假若办公室主任能制造一个让下属可以模仿、关心、思考的典范和环境来培训下属，这也是一个有效的指导方法。

3.以体验为主的指导培训法

让下属实际参与工作的进行，分担部分工作责任给下属，释放出一些工作许可权让下属发挥，要求下属写工作报告，或者促使下属多发表言论等做法，都是办公室主任借由让下属亲身体验，快速达到自我成长目标的指导培训方法。

4.以动机为主的指导培训法

成长的原动力来自自我学习，故与其让下属被动地接受外界的教导，不如办公室主任有时给予下属主动学习的动机。而办公室主任要做的事情，就是从旁给予激励、赞美、安慰，解答下属的疑问，充当下属的咨询对象，或者将较难解决的工作交由下属处理，借以激发下属的潜能。

（六）统驭能力

优秀的办公室主任懂得信任下属，并真心关怀下属，不会一心只想控制、支配员工，而是时时激励大家的工作干劲，以顺利完成工作目标。简单地说，当一个管理者的先决条件，就是赢得员工的信任。成功的办公室主任是一个为了帮助他人而工作的人，他会让员工体会到工作是一种乐趣，并对工作充满期待。让下属心甘情愿地顺服，而非阳奉阴违地屈从，这固然是办公室主任的重要课题，但是要怎么做才能让人愿意做事呢？

1.真诚

不管世界怎样改变，唯一不会改变的是人际关系。要以敞开彼此的心胸为出发点，不但要先打开自己的心房，积极拓展人际关系，并且也要让他人打开自己尘封的心。

2.沟通

人际关系的基础来自沟通桥梁的打造。成功的管理者除了要努力与下属拉近距离外，更要积极制造沟通的机会，以及创建沟通的渠道。

3.交谈

人际关系好比一座双向往来的桥梁，不能只有单向的通行，应该是双方互通有无的来往。所以，管理者要采取积极的态度与下属交谈，并且尽可能做到双向沟通。

4.相互信赖

为了不在人际关系的桥梁上发生“交通事故”，双方都应该为建立良好、安全的桥梁而努力，并且尽力将沟通的范围扩大。

5.协助

一个安全、完善的沟通渠道，要靠双方的努力才有可能实现。因此，沟通渠道功能的补强，也是不容忽视的重点。