办公室主任素质要求—办公室工作实务指南

办公室主任，是指党政机关、社会团体和企事业单位内设立的办理行政性事务的办事机构的总负责人，是设在领导身边、直接为领导服务的综合部门的负责人。虽然办公室主任作为办公室的一员，和办公室其他职员一样服务于组织和领导，但在办公室内部，办公室主任是作为管理者而存在的。

（一）办公室主任的任务

办公室是一种辅助性的服务机构，因而一般多数办公室主任的地位大致相当于基层管理者，主要是协助领导工作，贯彻执行领导的指示和政策。办公室主任处于办公室的核心地位，它赋予办公室生命力，其主要任务有三项：

首先，任何一个机构都服务于某一宗旨，就办公室而言，就是追求围绕领导展开工作。办公室主任的第一项任务就是组织人、财、物使之协调发挥作用，实现组织目标。办公室主任的第二项任务就是管理办公室员工，使员工能充分发挥自己的潜能，完成任务；通过激励、参与、满足等手段，使得员工热爱本职工作，并在工作中有所成就。由于机构都肩负着一定的社会责任，所以办公室主任的第三项任务是履行对社会的责任，那就是对员工生活品质的关切和对自然生存环境的关注，营造宽松的人文环境，提高员工的生活品质，努力改善和保护自然环境。

（二）办公室主任的评估标准

1.效率

对办公室主任工作进行评估首先就是考察他们如何在可供利用的资源条件下提供更多更好的服务。办公室主任的工作要追求效率，这是一把主要的衡量标尺。办公室主任不仅要准确快速地为领导提供各种信息和服务，还必须对自身所在的部门进行管理。承办事务时必须考虑到资源的利用效率，考虑到经济效益和社会效益，避免资源的浪费。

2.效果

效果是衡量办公室主任提供服务的另一个重要标准。办公室主任带领整个办公室为全组织及领导服务，必须具有一定的工作成果。一方面准确传达领导的指示，提出本部门的要求，另一方面必须及时解决本部门的员工协调问题、汇报问题。

3.公平

坚持公平这一标准对办公室主任无疑具有重要价值。办公室主任在工作中必须树立公平的信念，提供服务时讲求公平，其服务的对象是领导集体，而不是某个领导或是组织内某一部分员工。在管理下属时也必须秉承公平的原则，对下属一视同仁，处理问题时对事不对人，一碗水端平。

4.责任

办公室主任在获得上级领导直接或间接授权的同时，也就承担了相应的责任，在工作中要注意保守组织的机密，发挥办公室主任应有的参谋、助手、协调的作用。

（三）办公室主任的素质要求

要想真正成为一名出类拔萃的办公室主任，必须在工作、生活各个方面具备过硬的素质。从某种意义上说，办公室主任作为领导，必须成为所有办公室员工的理想楷模。这不仅指通常所理解的“德”，而且也指同样重要的“智”。办公室主任的基本素质直接决定了员工的基本素质，这个问题至关重要。

对办公室主任的要求有下列几项：

1.扮演好“领头羊”的角色

只要管理方式正确、工作氛围良好，员工就会全力以赴地工作。优秀的办公室需要优秀的办公室主任。要在办公室内部培养和灌输一个清晰的目标，创造一种激动人心的工作氛围。

办公室主任必须与员工打成一片。办公室主任首先必须关注业务工作，必须投入从向上级汇报情况到传达领导指示和意图的工作任务中，必须不断开发下属及本人的能力。同时，办公室主任也必须着力培育和塑造良好的团队气氛，可以通过对员工能力评估选拔出骨干人才，并有组织地进行培训与开发，对优秀的人员大胆加以任命，使其在管理工作中得到足够的锻炼与培养。

在更多的时候，领导的作用还在于启发下属。在通常情况下，为了避免因考虑不周或技巧不够而造成一些缺憾，上级往往习惯于指示部属应该如何做。但如果指示太过详尽，就可能使部属养成不动脑筋的依赖心理。长此以往，不但谈不上提升效率，更谈不上培养人才。在训练人才方面，最重要的是引导他们反复思考、亲自制订计划策略并付诸实行。只有独立自主，才能独当一面。对领导者而言，最重要的工作就是充分为下级授权，使每一个人都能独立作业，而不是唯命是从。

毫无疑问，埋头苦干应该是办公室主任良好的品质。但作为管理者，仅仅如此还远远不够。成功的管理者应当是一个“领头羊”的角色，他们的价值就是把一群人带动起来。

2.把握“领导者”的标准

一般认为，一名成功的办公室主任必须完全具备“领导者”的十大特点：

（1）善于营造氛围

要以自己的岗位为荣，满腔热忱地对待自己的工作，并以自己的热情带动员工，引导他们各施其才。要善于引发内部竞争机制，激发员工的活力。一个热忱的人会很快乐地工作，他能辐射出一种健康的心态，散射到周围的人身上，使他们也变成更有效率的工作者。

（2）有能力预见未来

对组织的发展与领导的需求必须具有一定的预见性，切实把握未来的发展方向，要想在战略上占据优势，就必须对环境具有深刻的洞察力。

（3）注重执行

工作必须雷厉风行，想好的事要立即付诸实践。不要过分地思前顾后，否则往往得不偿失。没有实际的行动，就不会有杰出的成就。行动就是黄金。(www.xing528.com)

（4）追求卓越

对每一件事都要精益求精，力争做到完美。要不断地完善自己，不断地发展组织，不断地更新观念，不断地提升部属。对“不是最好”的方案，甚至不要去开始。

（5）信守诺言

作为一个决策者，绝不能对任何人承诺你办不到的事情。同时，要言行一致，对自己所采取的每一个行动、所做出的每一个决定都负责到底。要以自己的实践带动下属，培养他们的责任感。

（6）调控员工

对新员工，要耐心地教给他们如何思考、如何工作的方法。在管理员工方面，最初比较强硬，继而稍微放松。初期的强硬控制可表现你的控制力，继而的稍微放松会使部属感激你。对员工应不分亲疏远近，以免挫伤其自尊心。将下属必须达到的目标清楚地告诉他们，同时引导他们客观评估自己的表现。

（7）鼓励批评

能接受批评，听取不同意见。要鼓励员工直言，鼓励他们对组织内部的不当做法直言不讳。如果员工在工作中出现了错误或过失，就要向本人明确指出。对所发生的任何问题，都应及时进行检讨、研究，并切实加以解决。

（8）避免独裁

不能把个人的利益摆在组织的利益之上，这一点尤为关键。

（9）分享荣誉

不炫耀自己，不贪功归己。要和同事分享荣誉，这是十分明智的做法。如果过分炫耀自己，其结果往往事与愿违。要心甘情愿地做那些所得报酬不多的事情，要晋升下属而非自己。

（10）加强沟通

要善于与下属沟通，因为不沟通往往会造成谣言和误解。

3.充分利用人格的魅力

榜样可以起到明显的激励作用，从而推动各项工作的开展。什么是榜样激励的核心问题呢？就是办公室主任要以身作则。事实证明，管理者的一举一动往往影响着员工的积极性，会给员工留下深刻的印象。在不少组织内，都开展评先进、树典型活动，为员工树立了榜样，使组织形成了一种积极向上的文化氛围。

关于人格魅力，以下几点也往往被认为是至关重要的：

（1）做遵守制度的典范是身教的重要内容

作为一个领导者，办公室主任决不能凌驾于制度之上。如果办公室主任能自觉地遵守制度，员工就不会轻易地违反制度。如果办公室主任自己不遵守制度，下级就会步步效法。

（2）口是心非是管理的大忌

作为领导者，言行一致、直言不讳更能得到员工的尊敬与信赖。很多时候，办公室主任言行不一会严重影响你的管理成效。如果一个人犯了错误，你却拐弯抹角地说些不着边际的话，甚至毫无原则地表扬他，就会使犯错误的人摸不着头脑。言行不一的人在任何场合都会受到鄙视，这个道理是不言而喻的。

（3）优秀的办公室主任应该赞赏下属的才干与成就

要尽可能地把荣誉让给下级，把自己摆在后面，这样下级就会为你尽心竭力。如果自己的虚荣心太强，处处压抑下级，就必然引起下级的普遍反感。一个人只要工作就不可能不犯错误，关键在于能否承认错误和改正错误。如果办公室主任勇于承认错误，知错就改，那他一定会受到人们的尊敬。

4.相信信任的威力

作为办公室主任，应该大胆地相信信任所产生的巨大威力。在一个组织内，如果员工时时受到怀疑、处处受到监视，那么，他们是根本不可能为组织尽心竭力的。

办公室主任在工作中要学会放手，充分地信任下属，让他们感受到你寄予的厚望，这样他们就会全力以赴地去实现工作目标。如果事事担心，不仅会损害员工的积极性，久而久之，也会把管理者自己拖垮。在这个问题上，领导者应当适当“懒惰”，即遇事不必事必躬亲，该谁干的事情就让谁去干，各司其职，给下属一定的自主权。

同信任相应的，就是授权。办公室事务繁多，领导者不可能面面俱到，适当授权，既能激发下属的积极性，同时也能科学地分解、减轻领导者的压力。授权也要讲求艺术：一是因事而授权，一事一授权，把权力授予做事情的人；二是视能而授权，把权力授予有能力的人；三是因责而授权，先给予责任，后给予权力，授权给能承担、敢承担责任的人；四是因德而授权，把权力授予可靠的人，值得信任的人。

作为领导者，不要花太多的时间帮助下面的部门负责人办事，这样做并不是在帮助他，反而会妨碍和干预他们的工作。因此，不干涉下属的工作，让下属自己做，这是最好的方法。