办公室工作技能指南的介绍

工作技能，是指在开展办公室日常工作时，必不可少的技术和能力。概括来说，办公室工作人员，应当具备语言文字、记录整理和设备使用三种基本的技能。

（一）语言文字技能

文字工作是办公室的一项经常性的工作。一般办公室由于人手所限，文字工作不可能分工很细，这就需要每一位从事这项工作的办公室人员必须有较高的写作水平。

具体来说，办公室的文字工作，主要涉及起草和校对两个方面：

1.起草办公文稿

如前所述，需要办公室人员起草的文稿主要是各类公文、领导发言稿件、单位宣传稿件等。一般来说，要拟好文稿需把好政策关、写作关、事实关、数字关、文字关等“五关”。文稿起草后，要经过审核、修改、定稿等环节，才能由办公室负责人报领导签发。

关于这几部分的内容，可参考本书公文写作和公共关系管理等相关章节。

2.校对文稿

校对，是文稿正式成文前的重要环节，校对的目的是保证文稿的准确性。通常，文稿在缮发过程中执行的是三校制度：一校必须按照原稿逐字逐句地校对，把文字、标点符号等方面的错误基本消除；二校一般由总核稿员进行。除消灭一校时发现应予消除的各种错误外，还要协同文印部门进行有关版面、规格的检查，统行、缩面的检查和调整；三校即最后一次校对，最好由部门负责人进行。这次校对，注意力应遍及全部排样，包括封面、目录。注意封面、扉页等的统一，注意目录、正文标题、附件序码等的统一，对整个印件的各个组成部分作全面检查，必要时还需再通读一遍，以求内容正确无误。

校对经常使用的方法有折校、看校、读校、对校等四种：

（1）折校法

即目前通用的单人校对法，也称比较法，就是把原稿放在桌上，把校样轻折一下，用两手手指夹住压在原稿上，逐字逐行对齐对准原稿校对。做到能一眼同时看清楚原稿与校样的字句，发现差错，及时在校样上改正。这种方法需校样和原稿上的文字相互紧靠，校对者眼明手快，才能保证质量。

（2）看校法

即在认真进行一校、二校无误的情况下，离开原稿再认真默读细看一遍，这比较容易发现错误。如遇疑问，再看原稿。经过全面检查，如确实没有问题，即可在大样上签字付印。

（3）读校法

就是两个人合作，一人读原件，一人看校样。然后两人互换，再读校一次。读时需逐字逐句连标点符号都读清楚，速度、音量均适当，如有紧急情况，亦可一人读，二人或三人看校样。读校法适宜在原稿混乱、竖排横排与原稿不相吻合的情况下使用。

（4）对校法

就是一人既看原稿又看校样。一般原稿放在左边，校样放在右边，先看原稿，后对校样；左手指原稿，右手执笔，点着校样，逐字逐句地校对。这样做，既能保证质量，又不影响别人办公，利于保密，但速度较慢。

（二）记录整理技能

在办公室的日常工作中，办公室工作人员常常需要做记录工作。记录，就是记录领导的口授指示、文稿，会议发言以及电话记录、值班记录等。记录工作主要分为手工记录和机器记录两部分。

手工记录主要包括电话记录、值班记录、会议记录等，其每一项工作都有自己不同的要求和特点。机器记录主要是录音记录。录音也是办公室工作人员的必备工作技能，在大型会议、外出调研、采访、接待及领导有特殊需要的情况下，一般都采用录音记录。

1.记录的内容

（1）值班记录

值班记录一般有三种：值班接待记录、值班电话记录、值班日志。

①值班接待记录

接待记录不但要记好，而且要在一定时间内存档。它是代表一个单位对来访问题的处理过程，涉及国内外、上下关系。接待记录要有编号，依次记录来访人姓名、单位、时间、内容。最后署上接待人的姓名，以明确责任。

②值班电话记录

电话记录没有统一的格式，其构成通常有以下几部分：来电时间、来电单位、来电人及其电话号码、来电内容、处理意见和领导批示、接电话记录人。根据这几部分，办公室人员在接电话时一定要准确掌握电话内容，并将涉及时间、地点、人物、事项的要素内容复述一遍，确认有无听漏，如有疑问，应追问清楚，以准确地做好记录。

③值班日志（值班日记）

以一天为单位或一个班次为单位，记录值班室一天或一个班次中遇到的情况和经历的主要工作。它是值班室内部的记事册，其作用是有利于下一班人员了解本值班期间发生的情况，以保持上下班处理问题的连续性； 有利于领导了解值班室的情况，并可作为检查、考核值班室工作的依据；有利于查询已经过去事件的时间及情况，在必要时，也可作为证据。值班工作记录应当填写及时、准确、清楚、简明。

（2）会议记录

会议记录是指在会议期间，由专门记录员当场把会议的基本情况和会上的报告、讨论的问题、发言、决议等内容记录下来的文字材料，会议记录的要求是快、全、准。

会议记录是会议活动中产生的重要原始文书，它具有介绍作用、依据作用、参考作用。根据采用手段的不同，会议记录可以分为机器自动记录和手工记录。记录方法有两种，一种是简要记录，即只记录要点，如会议议题、发言要点、结论、决定事项等。这种记录方法要防止曲解发言者的原意，使记录失实；另一种是详细记录，详记是把重要会议或会议中主要决议、关键性内容、重要问题和言论，原原本本记录下来，这种记录必须忠实于原意，做到有言必录。记录时可采用速记法和录音法，会后再进行整理。当然，会议记录采用何种手段与方法，应根据会议的性质、目的、规模或会议的讨论发言、决议的内容来确定。

2.记录的方法

对办公室工作人员来说，记录除了一般的文字记录即摘记外，还有一种较为常用的、高速度、高效率记录语言信息的方法，那就是速记。(www.xing528.com)

速记是使用特别简单的记音符号和词语编写符号迅速记录语言的方法，它与一般文字不同，在记录语言时有文字的作用，但不像文字那样具有严格的社会性、规范性和明确性，可以任意简化，只要使用者能识别即可。目前，汉语速记多使用线条式速记。对于办公室工作人员来说，学会速记，不仅可以节省大量时间，提高效率，而且能锻炼捕捉语言、追记思维的能力。

3.录音整理

录音也是办公室工作人员必须掌握的工作技能。一般在大型会议、外出调研、采访、接待及领导有特殊需要的情况下，都采用录音记录。将录音材料整理成文字时，一般分为三个步骤：

（1）弄清讲话者的身份和要求

①注明讲话者的姓名、职务和所在部门。

②讲话者是否希望某一内容被优先处理。

③讲话者是否需要副本，并附上有关文件。

④该内容的文字记录应发送对象的姓名、地址。

⑤该份材料若急需的话，一定要尽快整理出来。

（2）录音内容的归纳整理

在录音内容的归纳整理过程中需注意：

①录音内容将作何种文件处理（是内部使用还是对外使用）。

②注意段落的分割。

③注意口授信函中使用的称呼。

④在整理过程中注意使用符合讲话者原意的标点符号。

⑤注意领会讲话者语言、语速变换的含义，尤其注意录音中的特殊指示和连同录音材料一起更改的指示。

⑥注意采用适当的合乎规范的结束语。

（3）录音整理后文字材料的核实

①对录音材料中的任何可疑之处都应与口授者或领导进行核对。

②对任何一个词的书写有怀疑时，逐一与字典查对。

【知识链接】录音记录的优缺点

（1）录音记录的优点

①可以节省速记打字员的时间。

②相较于速记，不会有任何细节上的遗漏。

③可以用来对整个会议、讨论或讲座的全程进行记录。

④可以选择任何时间进行口授录音。

⑤打字员无须再面对一份书写很乱的草稿进行破译，任何不熟悉的词可以在机器上反复播放，直至听懂为止。

（2）录音记录的缺点

① 录音机不可能标明说话者的姓名，因而在有几个人讲话的会议上使用录音机做记录就会造成不便。

②录音材料中的疑点、疑问，在文字整理中往往难以及时搞清。

③在录音材料的整理过程中，某些字、词、标点的使用及分段，对整理者来说不如手工记录来得明晰。

④录音记录需要一套相当完备的设备及相关操作人员，相对手工记录而言，是不经济的。

（三）设备使用技能

伴随着办公自动化的不断推进，使用电脑、打印机、复印机、传真机、投影仪、照相机、摄像机等设备进行工作，已经是常态操作。这就要求办公室工作人员必须具备基本的设备使用技能。这部分内容可参照本书第七篇第二章办公设备管理中的有关知识。