能力属于办公室人员素质结构的中间层次，它是将知识和技能外化的结果。技能和知识仅仅使人们掌握了科学的工作方法，而能力使人们能够在某种状态下做出一种自然而然的反应，会帮助人们更好地运用知识和能力。具备某种能力的人，会把与之相关的工作做得更好，更加得心应手。
一般来说，办公室工作人员应当具备如下几大能力：
（一）沟通能力
办公室协助领导工作，首先必须要能够正确领会领导意图，同时，它还要负责各种信息传输工作，是单位信息沟通的枢纽，所以沟通能力是办公室各类工作人员必备的能力。沟通能力又由表达能力、倾听能力、人际交往能力三个方面组成。
1.表达能力
说到表达能力，许多人的第一反应是说话的能力、写文章的能力。然而，有研究表明，在沟通时，语调和面部表情占人们所传达全部信息的93%，实际讲话却只占7%。也就是说，在日常沟通中，非语言表达的能力同样重要，如说话时的表情、动作、姿势，交谈双方的距离，甚至服饰等。在日常生活里，人的举止时刻都在表露着其思想、情感以及对外界的反应，通过举止，可以见微知著地洞察每个人的喜怒哀乐等心理变化和活动。因此，在沟通时不仅要注意“说什么”，更要关注“怎么说”。
2.倾听能力
倾听也是沟通的常用手段。研究显示，随着职位的提升，工作中用于倾听的时间比例也会随之增长，一个执行总裁80%的工资是靠倾听挣得的。工作人员每天也得花上大量的时间倾听，才能收集来自各方面的信息。学会倾听，是正确理解别人意图、想法的关键，也是沟通的关键。要提高倾听能力，首先要有“空杯心态”，消除自身的主观情绪和偏见，真正听懂对方在说什么。其次，还要把握关键信息和细节问题，倾听不是事无巨细照单全收，而是在适应不同表达方式的过程中，有效地把握住信息的关键点。
3.人际交往能力
要进行沟通，先要能够被别人接受，让人产生愿意与之交往的意愿。良好的人际交往能力是在实施沟通过程中能够被人们接纳的保证，它格外需要人们具备一些良好品行修养及特性。这就要求办公室工作人员在日常的工作中，要时时处处与人为善，保持良好的人际关系，为沟通打下基础。
对于人际交往能力这一主题，我们将在后面的篇章中进行系统论述。
（二）信息获取和处理能力
办公室作为一个单位信息的汇集地和发散地，是信息处理的核心。因此，办公室工作人员必须具备良好的获取信息能力。从来源而言，一方面，要学会从上级那里获取信息，即准确无误地理解上级的意图，并进行传达和落实；另一方面，要学会从基层员工那里获取信息，即将职工群众的意见、建议，收集起来，汇总分析，传达给领导；更为重要的是，还要善于收集国际形势、国家政策、行业发展、竞争对手等单位所处环境的信息，从而为领导的科学决策提供参考。
本书专门开辟了信息工作与调查研究专题，目的就在于提高办公室工作人员获取信息、处理信息的能力。
（三）协调能力(www.xing528.com)
协调能力就是正确处理单位内外的各种关系，为组织正常运转创造良好的条件和环境，促进组织目标的实现。主要涉及部门与部门的协调、上级与下级的协调、与政府相关人员协调、单位内部与外部单位的协调等，落实规章制度，沟通内外联系，保证上传下达和下传上报，加强对外联络，拓展公共关系，保证部门之间及单位对外联系的通畅，更充分地形成良好的团队，提高合作效率。
（四）思维能力
多谋善变是办公室工作人员的角色要求，不仅要能够完成领导交办的事务，还要能起到辅助决策的作用，帮助领导想问题、提建议、出点子，因此要求办公室人员具有较强的思维能力。尽量能够先领导一步思维，为领导的见解提供参考。
这里的思维能力包括辩证思维、系统思维、法治思维、底线思维、精准思维等具体方面。办公室人员应当有意识地学习相关的知识，并在日常工作中加强思维能力的锻炼。
（五）公关能力
任何一个单位都会进行公关活动。这就是要求办公室工作人员必须掌握好公共关系工作的一些基本方法和技能。同时，公共关系意识作为一种深层次的思想，引导着一个人的行为，它能够促使办公室人员把自己的公关行为始终置于一种自觉的状态，出色地完成办公室工作的各项任务。
（六）日常事务处理能力
办公室日常事务包括办公室管理、电话接转、邮件转发、传阅、接待来访宾客、受命督查工作、安排值班工作等。办公室人员免不了处理这些事务，甚至占去每天大部分精力与时间，做好这些日常事务性工作是每一位办公室人员职业生涯的基础。
日常事务处理能力主要包括布置与美化能力、办公用品的选购和摆放能力、邮件收发和传阅能力、领导电话的接转能力、接待来访宾客能力等。
（七）调查研究能力
调查研究是获取信息的基础，也是出谋划策的前提。办公室人员做好调查研究工作的诀窍在于，一要做有心人，以敏锐的观察力去发现他人不易发现和忽视的小问题；二要深入实际，同职工交朋友，谈真心话；三要方法得当，民意测验、个别谈心、开会讨论等，根据具体情况选择一种，或者综合运用；四要综合分析，对调查获取的大量信息和材料，能够去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里，从中概括总结出事物的内在联系和规律。
（八）成本控制能力
成本控制是各级政府机关、企事业单位的一项重要任务，是节省资源、降低行政成本、克服能源困难的有效措施。办公室人员需要具备成本控制能力，强化管理、提高效能，采取有效措施，分解任务指标，制定落实成本控制的各项目标。
成本控制可从以下几方面着手：做好办公费用预算、降低办公消耗；加强资产管理，在现有办公设备上最大化地追求办公效益；严格执行政务接待和差旅费标准，杜绝浪费。
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