办公室人员岗位职责实务指南

（一）办公室主任的岗位职责

办公室主任，具有两重角色，一方面是办公室的管理人员和领导，应当统筹考虑本部门的所有工作，做好机构设置、职能划分、人员配备、经费保障、督促检查等工作；另一方面，办公室主任又是单位领导的助手和秘书，为领导的公务活动提供帮助。这两种角色，决定了办公室主任必须要有宏观的视角，同时又具有耐心细致的品格。

具体而言，办公室主任的职责，大致包括承办、参谋、管理、协调及领导指挥五个方面：

1.承办职责

指办公室主任对领导决策意见的贯彻、实施，承办各职能部门转办事项等方面所应有的职能和应尽的责任。从其承办的工作内容来看，大体有三个方面：一是承办同级领导层的集体决策和领导个人交付办理的事项；二是承办上级部门交办的事项；三是承办同级各职能部门和下级单位转办的有关事项。

“承办”的具体形式，主要有“主办”“会办”“转办”“催办”等。“主办”指直接负责具体办理；“会办”指会同有关部门和单位联合办理；“转办”指转由有关部门和负责人办理；“催办”指督促、协助有关单位、部门和人员从速办理有关事项。

2.参谋职责

指办公室主任在辅助领导决策过程中所应有的职能和应尽的责任。在整个领导决策过程中，办公室主任的参谋职责起着举足轻重的作用。从对领导决策发挥作用的方向上看可以分为三种类型：一是“顺向”参谋，即紧随领导决策的方向所进行的辅助性参谋；二是“逆向”参谋，即当领导的决策意图不符合实际时，所进行的劝阻性参谋；三是“侧向”参谋，即当领导集中主要精力考虑某一方面工作时，为避免领导顾此失彼而进行的提示性参谋。

3.管理职责

办公室主任的管理职责主要包括文书管理和信息管理两个方面：

（1）文书管理

文书工作是指围绕公文的拟制处理与保管工作需要而进行的由撰稿、审稿、签发、印刷、收发、登记、批办、催办、立卷、归档等环节所构成的整个运转流程。办公室主任对文书工作的管理，主要体现在参照各级党政机关制定的公文处理办法，结合本单位的具体情况，建立健全各项有关制度，指导、督促各文书处理部门的工作，确保公文拟制得适用、准确、周密，确保文书处理得及时、准确、合理，避免拖拉、积压、贻误工作。

（2）信息管理

办公室主任是以向领导提供适用信息和依据信息出谋献策来实现辅佐领导决策发挥参谋职能作用的。领导的决策、指令、指示要通过办公室向各专业主管部门、职能部门以及全社会传递。单位所属各部门和其他方面反馈回来的信息经过综合汇集到办公室，办公室对反馈回来的信息进行综合、分析、筛选后，供领导决策参考。

4.协调职责

办公室主任全面履行其协调职责，要着力做好纵向协调、横向协调、内部协调等全方位的工作。

（1）纵向协调

即致力于上下级之间关系融洽，上令下行，下情上达，上下紧密配合，步调一致地协调工作。

（2）横向协调

即致力于“左邻右舍”、同级各业务部门之间关系的协调。业务部门的一些部门性文件、规定，一般要先报送办公室主任修改、审阅、协调，以免对同一事项的规定不尽吻合，使下级难以适从。业务部门的一些重要工作部署、安排，一般也须经办公室主任统筹平衡、统一协调，以避免部门之间“撞车”和领导“超负荷”现象的发生。

（3）内部协调

即以办公室内部的人员工作为对象，使之融洽、和谐地协调工作。办公室主任着力于领导班子成员和各处（科）室之间关系的协调。在领导班子内，要注意发挥副职的作用，要按照合理分工、分层次管理的原则，根据其特长，让副职负责某方面或某几方面的工作，以充分发挥领导班子的整体效能。

5.领导指挥职责

领导者的日常指挥，大体可以分为两种状态，即执行性指挥和应变性指挥。

（1）执行性指挥

也可以叫作调度性指挥。这种指挥是在目标既定、方案现成的情况下，主要解决贯彻落实的问题。领导者在履行这种指挥时，应当思考的重点是怎么干，什么时间干，成功的关键在于坚强的毅力和组织技巧。工作中必须注意把握住两点：人、财、物各种力量的调配，组合要科学、合理，力求达到投入少，收效大的目的；行动时机的抉择，要顺应时势，挑选最佳时机，避开各种阻力和不利因素，利用一切有利条件。

（2）应变性指挥

这是在领导活动过程中遇到了新情况，或者出现了突发事件，针对客观环境的变化灵活机动地实施指挥。领导者在进行应变性指挥时，取胜的诀窍在于审时度势和机动灵活。要保证指挥得当，关键之处在于知己知彼。随机指挥必须搞清变化了的情况，只有对情况了如指掌，才能依据客观情况和自己的力量正确地决定行为。因势利导，夺取胜利，统一指挥是发挥组织作用，贯彻执行决策的最主要的条件。

（二）前台文员的岗位职责

具体说来，办公室前台文员的岗位职责主要包括两个方面：

1.接待收发工作

（1）前台接待工作

接待，通常包含对来宾的迎送、接洽和招待，它一般包括五个要素：来访者、来访意图、接待者、接待任务、接待方式。办公室前台文员从事接待任务时，应注重以下的接待原则：以礼待人，互相尊重；俭省节约，细致周到；遵守制度，按章办事；安全保密，内外有别。

（2）负责办公室文件和信件的收发

前台文员可能每天都会收到一大堆邮件、报纸、杂志、信件、快递，也可能每天要寄出一些信函或包裹。这些收收发发的工作看起来容易，但要做得干净利落，不出差错，除了细心与熟练之外，也需要掌握一定的程序和方法。

（3）电话转接

接打电话的工作虽然普通平凡，但它却是前台文员工作的重要内容。前台文员的电话接打也是一个反映单位形象的“窗口”。因此，必须学会规范地接打公务电话，如每当听到电话铃声时，一般不得超过第三声就应及时地拿起电话接听，在接听电话时，应保持热情、愉快、适中的语调，说话速度要略微缓慢些，必要时把重要的话重复两次，在提到时间、地点、数目时，一定要交代得非常仔细。同时，要做好电话记录工作，以方便进行传达。

2.前台事务工作

（1）做好单位人员的考勤监管工作

每天应提前十分钟到岗并做好单位人员的打卡签到及监管工作。凡是已到了所规定的单位上班时段，单位人员还没有到岗打卡和签到时，应予以记录并确认其未到岗原因。(www.xing528.com)

（2）安排人员招聘事宜

如本单位已在网上登出招聘信息，前台文员每天应按时登录公司招聘网站，浏览招聘信息，如发现有符合条件者，应及时通知其参加面试。对于到本单位参加面试的人员，应做好接待工作，安排他们就座，等待相关人员的面试，如需填写表格，则应告知应聘者必须按照规范填好表格，不得缺项，并进行表格的初审。

（3）协助做好办公室环境卫生工作

注意及时清洁和更新用于办公室内外环境美化的标语、画框或摆设等，并配合相关人员对各办公区域的花草进行维护、保养和定期浇水等。

（三）秘书（领导秘书）的岗位职责

秘书常被称为领导者的“智囊、参谋和顾问”，是指以全面处理信息和事务的方式直接辅助领导者实施管理的人员。秘书服务的对象大体有三类；一是直接领导，如对厂长的秘书来说，厂长就是他的直接领导；二是相关领导，如厂长的上级领导及厂长下属的部门领导，都是秘书的相关领导；三是普通群众，如本厂的职工和来访的人员等。

在一般情况下，秘书的岗位职责包括以下一些重要内容：

1.管理文件

要做到文件不丢失、不混乱、不积压、不损坏，这是秘书的基本工作。管好文件必须注意三个基本方面：一是要有详细、科学的文件登记方法和分类方法；二是要详细阅读文件，最好能做到烂熟于胸，起码要能及时、熟练、准确查询；三是要善于沙里淘金，把重要的文件挑选出来，供领导随时根据需要参阅。

2.安排活动

办公室秘书安排活动一般涉及几个层次；一是日常活动；二是特殊活动，如开会、约谈、会见等；三是安排出差。各类活动的安排要有张有弛，衔接合理，科学巧妙，关键是要适合领导的工作特点和性格特点，这样既能提高领导的工作效率，又能使领导有尽可能多的机会了解和掌握各种情况，接触本单位和外单位的各级干部和广大群众，使领导能够劳逸结合又不至于疲于奔命。

3.对外联络

领导不可能也无须事必躬亲，很多事情都要靠秘书去联络，如领导秘书应该为领导广交朋友，其交友的基本原则是：既要热心、诚心、真心，又不要搞得非常庸俗，拉拉扯扯，丧失原则。

4.了解情况

秘书应当是领导的情况采集器，他应该随时随地在领导需要的时候提供相关的信息。办公室秘书了解情况的渠道主要有看文件、听汇报、交朋友等，或者通过各种途径收集信息。另外就是搞调查研究。秘书要成为领导的一个重要、可靠、准确、及时的信息源，成为本单位重要的信息收集器。

5.起草文件

一般来说，领导的讲话稿应当由自己来写或组织专门人员起草，但是秘书并不是无事可做。如事先参与研究讨论酝酿提纲，这就是很重要的事情。形成统一的思路后，有些比较正式的讲话，要由秘书或专门人员形成文字稿，经领导审查同意后形成正式的发言稿。此外，每次在领导讲完之后，都应把其讲话内容整理成文，或者对别人整理好的材料进行加工核准，形成一个比较准确的材料归档。

6.参谋咨询

秘书知道的事情很多，有条件发挥重要的参谋和咨询作用，在领导进行重要决策时提供若干备选方案供领导作为决策参考。不过，在提供咨询意见时一定要把握好分寸，不能把自己的观点强加给领导，也不能因为提出的方案不切合实际而使领导为难。

7.把关堵漏

在办公室具体工作的落实中，领导往往只抓一些大的方面，那些小的方面就要由秘书来把关堵漏。比如有时候情况比较紧急，领导批评人过头了，秘书就要起缓冲、安慰的作用；在会议上布置工作时，领导讲话讲得不全面或不准确，秘书就要把它补齐补全补准。总之，秘书的把关堵漏工作就是要通过自己的努力，把所有的事情都做到尽可能的完美。

8.处理事务

办公室秘书日常工作时有很多事务性的事情要做，比如接待客人、拆阅书信以及领取资料、安排领导出访和日常用车等。从某种程度上说，秘书要起到领导管家的作用。

9.管理随员

虽然从行政关系上看，领导的随员不属秘书管，但领导的司机、保姆等，其有很多事情都需要秘书来管理和协调。特别是领导外出访问时所带的随员，主要靠秘书来组织和协调。

（四）办公室行政人员（后勤人员）岗位职责

办公室行政人员既要及时而准确地为领导提供各种服务，还要努力为本单位的全体人员提供各种服务，办文要及时、简洁，办会要有序、有效，对于领导交办的其他事务要准确、踏实地去完成。

从一般意义上说，办公室行政人员的岗位职责通常包括以下方面：

1.做好本单位每月的出勤汇总统计工作和用餐统计工作，获得准确的统计信息并通报确认后再报财务部门审核。

2.认真完成每周一次的卫生检查工作，检查重点应为：食堂餐具、炉具，各办公区域的门窗和设备，包括办公桌、椅、文件柜、饮水机等是否安全、清洁、工作完好，如发现有受损和受污染的情况，应及时地安排相关人员进行清洗和保养。

3.对本单位各部门所配备的各种办公设施和物品（包括桌椅、文件柜、复印机、打印机等）应确保完好，如有问题应及时请人进行维修和保养，对所管辖区域的各种办公设施应学会熟练使用并保证这些设备在日常工作时保持良好的待命状态。

4.传真的收发。负责收发各类传真，对每天收到的各类传真应进行分类、登记并拟定出传真内容要点及处理意见，及时送达相关部门及领导的手中。对于所要发送的各类传真件，都必须准确无误地传送到相关单位和个人，并做好是否传送到对方的确认工作。

5.做好收发各种文档、资料、外来文件、交办单等流转工作。

6.做好单位领导与各部门间信息的上传下达工作，根据单位领导的要求做好各部门之间的上传下达工作并及时做好部门间的沟通协调及信息反馈工作。

7.配合并协助上级领导部门或单位领导办公室及其他部门的日常事务工作。

8.注意工作中的保密，不与无关人员谈论本单位的工作事宜，不随意透露自己所知道的办公室内部秘密。

9.每周不少于两次与自己的主管领导汇报工作情况，并做好每周的工作计划安排。

除上述岗位外，还有一些单位将司机、保安、保洁等岗位也纳入办公室管理的行列，对于这些人员的具体要求，可参照相关章节的内容，此处不再展开论述。