办公室机构设置与职能划分：实用指南

（一）办公室的机构设置

办公室机构设置，具体是指各级各类室内部设立的处、科、股等，以及某些名称虽有差异，但实际从事办公室工作的部门，如调研室、政策研究室、综合科、秘书科、文书科等。

我国现行办公室体制一般是：省一级机关办公厅一般下设有秘书、综合、机要、信访、行政、接待、调研、督查以及为机关服务的老干部、房管、警卫、交通、传达等处室。厅一级机关、团体或大型企事业单位的办公室，一般设有秘书、行政、机要、信访等三至四个科室（如图12-1-1所示），负责单位的文书、档案、信访、统计、机要、收发、会务、电讯等工作。厅以下机关、团体及中小型企事业单位的办公室虽有同样职能，但一般不设科。更小的基层单位一般只设一个专职人员负责秘书工作，协助领导处理日常业务。

图12-1-1　办公室的机构设置

（二）办公室机构的职能划分

这些常设机构的职能如下：

1.文秘处（科）室

文秘处（科）室主要负责保障领导的日常工作，撰写领导讲话、典型材料、总结报告等文书，并对其他部门代拟的领导讲话、文件等进行审稿把关，组织完成相关的调查研究工作等。

其中，秘书处（科）处（科）长的职责是：参与本单位年度规划、工作要点、工作总结、领导讲话等各类文字材料的起草工作；负责以单位党委、行政和办公室名义发文的初审工作。

2.行政处（科）室

行政处（科）室主要负责本机关单位的日常对外联系、会议、接待、信件收发、环境和财产管理等有关的后勤服务保障工作，有的行政处（科）室还负责办公室的财务管理工作。行政处（科）室的行政管理工作带有一定的综合性，除了完成日常管理工作之外，还要按时完成领导交办的其他综合管理工作。(www.xing528.com)

其中，行政处（科）处（科）长的主要职责是：协助做好单位公务接待；负责单位领导及部门公务用车的安排，具体负责车辆管理；参与全单位重要会议和重大活动的协调与服务工作；负责单位对外联络和协调工作；负责办公室类账务报销的初审及报账工作；负责单位领导出差的请款、购票和报销工作；负责办公楼值班室及值班电话的管理工作；负责全单位节假日值班及作息时间安排工作；负责全单位报刊的征订和收发室管理工作；完成领导交办的其他工作。

3.督查处（科）室

督查处（科）室主要负责组织开展督查工作，并组织拟订办公室督查工作制度和工作计划，组织协调单位其他部门开展经常性的督查工作等，如督促检查本单位的重要工作部署、重要决定、决议及重要文件的贯彻落实情况，督促检查本单位各部门发展规划、年度工作计划、专项重要工作计划等进展进程情况。在许多企业，督察工作往往由办公室的行政处（科）室负责，而不再单独另设。

其中，督查处（科）处（科）长的主要职责是：负责制订目标督查科的工作制度和管理办法，统筹安排目标督查科的各项工作。

4.信访处（科）室

信访处（科）室主要负责处理信访事务。对群众来信，来访等进行登记和接待之后，再根据来信，来访的问题性质与内容，分别转给或介绍给归口管理部门办理。

其中，信访处（科）处（科）长的职责是：负责制订信访科的工作制度和管理办法，统筹安排信访科的各项工作。

由于这部分内容多为党政府机关才涉及，故在本书中未展开论述。相关内容可以参考本书中的信件处理和前台接待部分。

5.机要档案处（科）室

机要档案处（科）室主要负责机要、档案、保密等工作，如负责上级文件和下属部门请示、报告等的收文、登记、传阅、保管和查阅。文件交换、立卷、归档、清退、销毁，涉密文件保密管理，等等。

其中，机要档案处（科）处（科）长的主要职责是：负责单位机要文件的收发、管理工作；负责档案室的规划、建设、管理工作。