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掌握办公室员工关系的实务指南

时间:2023-07-27 理论教育 版权反馈
【摘要】:员工关系是指组织在管理过程中形成的人事关系,其中包括组织机构里上下级之间的关系,各个职能部门、科室、班组之间的关系,以及内部员工之间的关系。良好的员工关系既是组织内求团结的保证,又是组织外求发展的前提。良好的雇员关系是组织凝聚的黏合剂。因此,协调员工关系,培养员工的认同感和归属感,增强组织的向心力和凝聚力,就成为公共关系工作的起点。

掌握办公室员工关系的实务指南

员工,是指组织中的职员和工人。员工关系是指组织在管理过程中形成的人事关系,其中包括组织机构里上下级之间的关系,各个职能部门、科室、班组之间的关系,以及内部员工之间的关系。良好的员工关系既是组织内求团结的保证,又是组织外求发展的前提。当组织致力于开展与员工的有效交流时,充分知情的员工通常对公司更感到满意,因为这样使员工更富有创造力,对组织的贡献也更大。在工作之外,充分知情的员工,作为组织的“第一新闻发言人”,与组织相关者的交流将极大改善组织和一些重要群体(如顾客、社区、投资者和媒体等)的关系。因此,搞好内部关系,对内,有助于形成组织成员的向心力和凝聚力;对外,有助于培养组织成员的主体意识和形象意识。

(一)员工是组织的资产而非成本

员工是组织的主体,是组织赖以生存和发展的细胞,他们的思想和情绪无时无刻不影响着组织机制的运行、组织的存在价值和发展目标,组织向社会提供的优质产品和服务,都要通过他们身体力行去实现。良好的雇员关系是组织凝聚的黏合剂。

员工是组织形象的设计师和创造人,是组织与外部公众接触的触角。他们每天工作在生产经营的第一线,他们的衣着、风貌、举止、言行,都是组织形象的体现和象征。良好的雇员关系有助于培养员工的主人翁责任感,使人人珍惜组织的信誉和形象,从根本上改善和提高组织的素质,使组织真正做到内求团结,外求发展。

由此可见,现代公共关系首先是促使组织把自身的工作做好,然后才是对外沟通传播。要把自身的工作做好,首先需要内部员工精诚团结,共同努力。因此,协调员工关系,培养员工的认同感和归属感,增强组织的向心力和凝聚力,就成为公共关系工作的起点。

(二)员工关系的主要工作

1.加强双向沟通,实现信息共享

信息沟通是指信息在人与人之间、组织与组织之间,通过语言、文字、图形以及感情、态度等形式的传递。员工作为组织的一分子,如果对组织的情况不了解,特别是对与自己利益相关的信息知之甚少,便会产生猜疑、烦恼、对抗的心理和行为,从而造成人们之间的隔阂、争斗和内耗。实行信息共享,既是为了形成良好的人际关系,也是为了求得员工在认识上和行为上与组织的根本目标保持一致。

组织内部的信息沟通是多流向的,既有纵向信息传递、横向信息传递,又有立体交叉式信息传递。为了达到上下一心、同心协力的目的,组织应该充分利用各种传播形式,如组织的杂志、小报通信简报、墙报、广播等,向员工们介绍本组织的盈亏情况,领导层的人事变动,奖金、红利或福利政策,以求得到员工的理解和支持;介绍本组织在生产、技术、质量、销售等方面的困难,竞争厂家的挑战与影响,以及外部对本组织的评价和反应,以求增加员工的危机感和紧迫感,增强员工的斗志和对本组织的忠诚;介绍组织领导和先进人物的工作业绩,以求增加员工对本组织的信心和光荣感;介绍企业的新产品、新技术和新设备,以求培养员工在信息时代的激烈竞争中保持不败的信念。另一方面,还需要将员工的情绪、意见、牢骚、要求、流言或建议,及时归纳、整理,反映给领导层或有关部门,作为决策和工作的依据。

横向信息传递是指组织内部各部门、各层次之间的平行信息交流。横向信息交流可以沟通各部门之间的信息,拓宽管理人员的视野,支持彼此的工作。员工之间的交流,可以增进友情,团结合作;管理人员之间的交流,可以协调职能、互相支持;领导成员之间的交流,可以彼此体谅、贯彻政策。横向交流的方式很多,如郊游、联欢、体育活动、舞会等,都可以加强员工之间的情感交流。交叉式信息传递是指组织各界人员,不分上级和下属,都以群体一分子的平等身份进行交往。这是一种开放式的交往,它可以打破部门的界限、职务的隔阂,在组织中从上到下创造一种相互理解、相互信任的和谐气氛,使组织充满活力,富有朝气,从而达到“人和”的境界。

2.建立企业文化,增强组织内聚力(www.xing528.com)

企业文化,是指一个企业组织及其员工所具有的一整套价值观念体系。它包括相互联系、相互依存的两个方面:一方面是指员工的思想意识、精神风貌和价值观念;另一方面,是指决定企业价值观念的各种具体活动,如福利活动和娱乐活动等。企业文化是一种无形的管理方式,它可以使人们改变原来只从个人角度建立的思想意识,树立一种以企业为中心的共同价值观念,从而在潜意识中对企业产生一种强烈的向心力,培养良好的集体意识。具有强烈集体意识的企业成员会对企业所承担的社会职责和企业目标有深刻的理解,从而自觉地约束个人行为,使自己的言行与企业整体联系在一起,这样企业的各项工作就能有机地联系起来,合力运转。可见,内聚功能是企业文化最显著的一种功能,它把员工的意志和行为引向同一目标,并为这个目标而协同动作。同时,具有优秀企业文化的企业,向社会展示了它良好的管理机制、经营素质和企业风貌,无形之中向市场提供了可以信赖的信息,这就使企业塑造了良好的整体形象,树立了良好的市场信誉。

因此,必须注重企业文化的建设,通过明确的经营宗旨、深层次的意识行为准则、公开的或悄悄的暗示,渗透人们的心理,聚集人们的先进意识,取得人们的共识,指导人们的行为,充分发挥其凝聚人心、塑造形象的特殊功能。

3.掌握用人之道,加强组织的向心力

组织的员工生活在复杂的社会机体中,除了要求满足经济方面的需求外,还受到社会环境社会组织和家庭的影响,追求友谊爱情,要求生活得充实、愉快,渴望实现自我价值和受人尊重,因此,在卓越的中外企业中,都非常注重满足员工的精神需求。

聚力必聚心,聚心必先尊重人,搞好雇员关系,必须要从确立个体价值入手,使团体中的每个成员都能在团体的环境中充分展示自己的个性,追求和实现个人的价值。这样才能加强每一个成员的向心力,通过许许多多的个体活动,去追求和实现组织的整体目标。

4.创造“和谐氛围”,协调引导非正式组织

在组织中一般存在着一些非正式组织,如同乡会、同学会、兴趣团体等。非正式组织是一些自由、松散的人际活动圈子,是以感情为纽带,以共同利益的追求为目的而自发聚合形成的组织。因此,比起自上而下正规化的组织系统,其联系交往更亲密、更有效、更富于弹性。非正式团体在组织管理和公关工作中一方面具有积极作用,可以发挥沟通意见、稳定情绪、互帮互学的效应;另一方面也有不可忽视的副作用,容易传播流言蜚语,带来“哥们儿义气”,削弱正式团体的控制力与影响力。因此,要发挥非正式组织积极的作用,避免消极的影响,就要靠公关人员的引导、协调和疏通。

(1)要重视“舆论领袖”的作用,因为“舆论领袖”在非正式组织中有号召力和影响力,他们的言谈往往会获得他人的尊重和信任。因此,要利用他们的威信引导这些团体,使他们的行为趋向与组织保持协调和一致,成为正式组织的有效补充。

(2)要避免非正式组织的消极作用和破坏作用,就必须加强同非正式组织成员的感情联系,和他们交朋友,使他们信服,而不是被压服。压制只能使他们产生对立情绪,甚至转化为对抗关系。只有利用情感交流和信息沟通,才能形成良好的工作情绪和气氛,形成和睦的人际关系。

(3)要注意防止组织内部小道消息的蔓延,因为小道消息的传播会对正式组织的信息传播造成干扰和破坏,从而影响组织的统一和一致。

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