不同类型的公共关系活动,公共关系管理的内容有所不同。笼统地说,公共关系管理的内容可以分为三个方面:常规活动、提升活动和危机管理。
(一)常规活动
公共关系管理的常规活动,包括以下三个方面:
1.搜集监测
公共关系的搜集监测职能是指公共关系通过广泛搜集、整理和分析有关组织生存发展的信息,了解组织的现状,预测组织发展的未来趋势,帮助组织及时调整自己的政策和行为,使之与变化的社会环境保持动态平衡。
2.咨询决策
公共关系的咨询决策职能是指公共关系在组织经营管理决策过程中,发挥着咨询、建议、参谋的作用,协助决策者分析复杂的社会因素,平衡复杂的社会关系,从社会公众和整体环境角度评价决策的社会影响和社会后果,使决策目标能够反映公众的利益,使决策方案具备一定的社会适应力和社会应变力,使决策实施的效果有利于树立组织的良好形象。
3.传播沟通
公共关系的传播沟通是公共关系众多职能中最为重要的职能之一。在常规状态下,传播沟通的主要任务是建立起有效的信息渠道,让公众知道并正确地了解组织,为组织和公众之间架设一条没有障碍的通路。通过建立良好的公共关系沟通传播机制,增强组织与公众之间的相互了解,避免与公众产生纠纷。
(二)提升活动
提升活动旨在提升组织机构与特定的社会公众之间的公共关系,主要包括以下三个方面:
1.关系协调
公共关系的关系协调职能是指改善社会组织和内外部公众之间的社会联系状态,使组织与公众之间的关系向着密切、和谐、融洽和平衡的状态转化,从而形成有助于组织生存发展的内部生命系统和外部生态环境。提升活动阶段表现在尽量避免各种来自内外部摩擦的产生,同时通过有效的预警机制,及时地防止矛盾扩大。
2. 教育引导
提升活动阶段的组织,不但不会触碰道德底线,甚至会高于社会普遍水准,这就形成了教育引导的功能。不管是积极投身于赈灾,或是参与公益事业,或是提倡环保,作为具有影响力的组织,在形成自身良好形象的同时,无形中也为整个社会的和谐发展起到了教育引导和身体力行的双重作用。
3.传播沟通
提升活动阶段,组织通过传播沟通得以强化舆论,扩大影响,即运用各种现代媒介加深公众对组织的印象,深化公众对组织的了解,提高组织的社会知名度和美誉度,为组织及其产品推广形象,扩大影响。
(三)危机管理
危机作为一种非常态的情况,在公共关系管理中,经常有可能遇到。对于社会组织而言,危机处理不好,就会造成灾难性后果;危机处理得当,就会转危为机。
1.危机处理
组织在运行过程中,难免会有因自身的过失、错误而与公众发生冲突的时候。冲突一旦发生,必然导致相关公众对组织的不满,使组织处于一个充满敌意和冷漠的舆论环境。如果对这种状况缺乏正确的认识,对问题处理不当,就会产生公共关系纠纷,导致严重的公共信任危机,对组织、公众、社会都会带来极大的危害。而公共关系的危机处理,就是为了抵御和应对这些情况的发生。
2.关系协调
危机管理阶段的关系协调职能具有非常明确的指向性。对外,针对危机事件涉及的外部利益,相关者要进行行之有效的积极善后,同时尽可能协调他们与组织及彼此之间的关系,尽可能修补已造成损伤的关系,同时避免可能造成新的不良后果。对内,尽量通过有效的关系协调实现创伤平复及信任重建的使命。
3.传播沟通
危机管理阶段的传播沟通难度最大,而且常常是在被动状态下的被迫应对。在新传播时代的危机状态下,组织和公众之间的信息差极度缩小,因此传播沟通必须建立全新思维,即全面传播、真诚沟通。组织不要试图隐瞒或打压,传播不实之词,扰乱视听,而是要抢在众多信息源爆发之前告知真相,真正起到传播沟通的作用。
图10-1-1 公共关系管理的内容
四、公共关系管理的类别
关系管理过程是一个组织与公众之间,即主体与客体之间的信息双向传播与沟通的复杂的控制过程。由于主体身份的不同和客体对象的不同,关系管理可以划分为不同的类型。
(一)主体和部门关系管理
在公共关系活动中,真正起主导作用或扮演主角的是各个具体组织和部门,而公众则是其工作活动的客体或对象。由于主体和部门间各有差异,故各自的公共关系工作有不同的内容和方式。(www.xing528.com)
1.企业的公共关系管理
企业的公共关系管理,就是以各种营利性组织为主体,以协调与之相关的社会公众关系为目的所进行的计划、组织、控制、调节等活动。具体包括工业企业的关系管理、商业服务业的关系管理和金融业的关系管理等。
(1)工业企业的公共关系管理
这种主体性公共关系管理活动的核心是建立本企业组织的良好形象和声誉,这点具有共性,与其他关系管理并无二致。但从工业企业的特点出发,其公共关系管理的具体工作目标,主要是有针对性地在自己的目标公众中塑造自己的良好形象,并把这项工作渗透到企业的日常生产、经营和管理活动之中,以自己的核心竞争力以及独具个性的产品形象和服务形象去赢得公众的信任和支持。
(2)商业、服务业的公共关系管理
商业与服务业两者也是有区别的,前者以提供物质商品来满足顾客需要,后者以提供劳力或技艺服务来满足顾客需要,但两者又有共性,他们都是通过工作人员与顾客的直接接触来开展经营活动的,故两者可归为一类。根据两者的工作特点,其关系管理的主要任务有四点:一是确立优质服务、顾客至上的原则;二是找准自己的优势,突出自己的特色;三是善于抓住有利时机开展宣传攻势;四是敏锐捕捉市场信息,培育稳定的消费群体。
(3)金融业的公共关系管理
金融业,即经营货币资金融通的行业,具体包括与货币的发行、流通、回笼业务有关的银行及其业务性质关系密切的证券公司、信托投资公司、信用社等。金融业性质的特殊性,使其关系管理也呈现出不同于一般企业的特点。金融业公共关系管理的立足点应该更高,它不仅应在吸储社会游资、发放社会贷款、参与社会投资等方面发挥自身的独特作用,而且还应将展示自己的实力和突出自己的服务特色以及良好的信誉作为塑造形象的重点,以赢得广泛的社会公众的认可与信任。
2.政府的公共关系管理
这里所说的政府,是指广义的政府,包括立法、司法、监察和行政机构以及代表国家实行宏观管理的各级权力机构,在我国还包括执政党的各级组织机构。政府的公共关系管理就是指以政府为主体,对在行使职权过程中与相关公众发生的公共关系及其活动进行的管理。政府的公共关系管理主要内容是:一是要体现“公众利益第一”的理念;二是要有效地收集、处理、存储、传播有关公众的信息,为社会各界提供广阔而便捷的信息交流平台;三是要努力实现政府工作的公开化、透明化,增强公众对政府的了解与信任,减少社会对政府的误解,塑造政府的良好形象;四是要尽可能争取公众对政府工作的合作与支持,尽量消除政府行为实施过程中的障碍。
3.事业、团体组织的公共关系管理
事业组织是指为适应社会需要而由国家或其他组织提供资金设立的非营利性专门性机构,如学校、博物馆、图书馆等。团体组织是指具有共同利益或背景的人们为实现某种社会理想而自愿结合形成的非营利性组织,如专业学术团体、少数民族团体、宗教团体、残疾人团体、妇女团体等。这些机构在“非营利性”上是一致的,有的人称之为非营利性组织公共关系。
事业、团体组织由于本身的特点,其公共关系管理目标除了具有一般关系管理的共性任务之外,它还有自己的特色和不同层次:一是确立一种高于一般社会认知水平和道德水准的价值目标,并以此为根据对组织形象进行定位;二是在社会舆论中,争取广泛的了解、认同和支持,保持和发挥自身的独特优势;三是积极参与或组织各种公益性、高品位的社会活动;四是主动开展社会交往,寻求更多的参与和投入。
4.社会性个人的公共关系管理
社会性个人也称公众人物,他们与一般个人的主要不同点在于他们有较高的社会知名度,是广受公众关注的人物。由于这类人物的社会身份特殊,社会声誉很高,社会影响较大,他们的一言一行、一举一动往往很受媒体及公众的关注,因此公众对他们的期望也就比一般人要高。公众不仅希望他们在所属职业领域中表现优异、出类拔萃,而且对他们的为人处世也会提出更高的要求。从社会性个人本身出发,为了促进他们的事业进一步发展,为了更大范围扩大与更长久地延续他们的知名度,他们也有必要且有目的地去争取更多的公众和舆论的支持。与其他主体性公共关系管理相比,社会性个人具有特殊性。具体说来,社会性个人的公共关系管理,主要应注意以下几点:一是在允许的条件下,要多参与社会公益活动;二是严格要求自己、不断提升自身素质和社交修养,时时注意维护自己的形象;三是要善于与媒体打交道,处理好与媒体之间的关系。
(二)对象型公共关系管理
对象型公共关系管理是指按公众的类别而划分的公共关系管理活动。一般说来,有多少类公众就有多少种对象型公共关系管理,但由于各类公众对象间往往有较多相似的成分,故从大处着眼,可以将对象型公共关系管理划分为以下几类:
1.员工关系管理
员工关系管理指对在组织内部管理过程中形成的人事关系的管理。员工是组织的细胞,组织的目标只有通过他们的分工协作、各尽其责才能实现。另外,每个员工对外都直接代表着组织的形象,无论是从事外部事务工作的,还是承担内部分工任务的,皆不例外。员工关系管理可以说是对象性关系管理中最基本、最重要的一类。
2.顾客关系管理
顾客关系管理即对组织与本组织产品或服务的购买者、消费者之间的关系进行的管理,比如工业企业的用户、酒店的客人、电影院的观众、报社的读者等,其中包括个人消费者和社会组织用户。顾客关系管理的主要内容有:一是切实树立“消费者是上帝”的观念;二是努力提高组织及其相关因素,即产品 (服务)、人员等的知名度和美誉度;三是为消费者创造最方便、最舒适 、最可信赖的消费方式和条件;四是加强与顾客的沟通,培育忠诚的消费群体。
3.媒介关系管理
媒介关系也称作新闻界关系,即社会组织与新闻传播机构(包括报社、杂志社、广播电台和电视台)以及新闻界人士(记者、编辑等)的关系。新闻界公众是关系管理工作对象中最敏感、最重要的一部分。媒介关系管理的主要内容有:一是明确媒介公众身份的双重性;二是努力争取新闻界对本组织的了解、理解和支持,以便形成对本组织有利的舆论与气氛;三是通过新闻界实现与广大公众的沟通,密切组织与社会公众之间的关系;四是善于与新闻界人士交朋友。
4.政府关系管理
与前面所说的作为公共关系主体的政府不同,这里所指的政府是公共关系对象。这里的政府关系管理是指社会组织与政府之间的沟通关系,其对象包括政府的各级官员、各职能部门的工作人员。政府关系是任何组织的对象性关系中最具社会权威性的一种关系。政府关系管理的主要内容有:一是要在政府公众面前树立一个遵纪守法、积极承担社会责任的组织形象;二是作为营利性组织,要做到守法经营、依法纳税,主动介入和参与社会公益事业;三是加强与政府的沟通,了解政府的重大方针政策和决策,自觉配合政府的重大举措;四是在法律允许的范围内,积极影响政府的运作,争取对组织有利的法律、政策环境和体制环境。
5.社区关系管理
社区关系是指本组织所在地的区域公众关系,包括地方政府机构、地方社团组织、社区内的其他组织以及社区居民等。社区在地理上与组织密不可分,是组织的生存空间和根基;社区公众与组织有着共同的生存环境,与组织的关系错综复杂。社区关系的最大特点在于关系双方都有一种“咱们感”。社区关系管理的主要内容有:一是自觉地把组织看成社区中的一员,努力做一个“好邻居”;二是积极参与社区内的公益性活动,主动承担作为社区一员的责任和义务;三是在允许的情况下,让组织向社区公众开放,争取社区公众对组织的了解、理解和支持,为自己营造一个稳定的“后院”;四是把社区公众培养为组织向外传播有利于组织的信息的重要媒介。
6.国际关系管理
国际关系管理是指以国际公众为对象的公共关系管理。国际公众主要指组织在国际性活动中面对的不同国度和不同文化背景的公众对象,包括对象国的政府、媒介、消费者、社团组织等。国际关系管理的主要内容有:一是利用各种渠道,主动寻求目标公众对自己的了解;二是熟悉对象国的制度与法律、历史与文化、信仰与风俗、价值与信念,有针对性地开展传播活动;三是克服急功近利的心态,注重工作的长期性、持续性和稳定性。
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