员工食堂采购管理的实质是计划管理，即根据员工用餐情况，对采购、制作、仓储等制订相应的计划，以便员工食堂各个部分的工作密切地协调起来，并能按照各自计划分工合作，有条不紊地完成员工食堂的各项任务。
1.采购管理的原则
食堂采购工作应遵循质量第一、货比三家、定点采购、勤俭节约等原则。
（1）质量第一
必须把保证食品质量放在第一位，多方收集供应商及产品信息，为采购决策做好充分准备，同时把好验收关，对不符合要求的产品及时提出拒付、赔偿或投诉，尽最大努力不让劣质物资进入食堂。
（2）货比三家
同等质量比价格，同等价格比质量，同等价格、同等质量比服务，以求质优价廉。
（3）定点采购
坚决杜绝从流动摊贩手中采购食品，以确保食品的质量、安全、卫生，确保在出现突发事件时，能够溯源。供应商的选择，应综合规模、诚信等因素综合评定，同时要有备用的供应商，以防不时之需。
（4）勤俭节约
本着廉洁奉公、勤俭节约的精神，根据食堂工作的实际需要，在保证质量的前提下，力争取得最佳性能价格比，使有限的资金投入获得较大的使用效益。
2.采购流程管理
食堂所需用品，特别是食材的采购，应按照图7-7-1所示流程进行。
图7-7-1 食堂采购管理流程
（1）采购计划的制订
由于食材等原材料无法长期储存，且容易变质，为保证食材的新鲜和不必要的浪费，科学制订采购计划是整个采购管理的初始环节。一般而言，行政部应当提前统计好本单位用餐人数、每日供餐的餐数，由员工食堂主管根据员工用餐需求，制定相应的菜谱，并统计好所需的各类原材料及购买的周期。
需要特别说明的是，在制订采购计划的同时，必须明确采购的标准，如对食材的质量、供货时间等的具体要求，以便采购人员能够按照标准开展工作。
（2）采购申请的提出和审批(www.xing528.com)
员工食堂内的所有采购申请，由食堂主管汇总后统一提出（表7-7-1）。审批完成后，由采购部（不设采购部门的，可由食堂自行采购）完成。采购部要对所购物料的质量及价格负责，并保证物品按采购申请-审批单上的日期供货。
表7-7-1 采购申请-审批表
（3）货物的验收入库
食堂采购货物的验收，由负责采购的部门、食堂主管和供货商三方现场进行验证。验收的内容主要包括采购物品的名称、数量、重量、质量、厂家、规格等是否与订货要求相符，下列情况不得验收：
①无商标、无厂家及厂址，或信息不全（蔬菜、鱼等原料除外）。
②产品有效期已超过日期或有效期有被改动的痕迹，以及其他不符合食品标签规定的定型包装食品。
③无检验合格证明的卤味、熟肉制品。
④有毒、有害、腐烂变质、油脂酸败、霉变、污秽不洁的食品。
对验收合格的物品，食堂工作人员应填写收货单（表7-7-2），一式三份，分别交采购部门、财务部门和仓储管理人员进行登记或报销。
表7-7-2 收货单
（4）仓储管理
食堂应设立专职仓库管理员，负责保管入库的食材，仓库管理员每天必须记进出明细账，填写进货日报表，验收入库食材，核对出库商品食材的品种和数量。
食材入库时，仓库管理员必须依照收货单逐一核对食材的名称、规格、数量、质量，然后才签发验收单。对于不符合采购计划要求和与发票所写不相符的，必须拒绝入仓。
仓库管理员要经常检查仓库各类货物及食品储存情况，防止变质和虫害；仓库杂物必须定期清理，保持通风干爽和环境卫生；要节约仓容，合理使用仓容；重载商品食材不能与轻抛商品食材混堆，有挥发性食材不能与易吸潮性食材混堆。
食材的出库，必须严格审批和管理，领料单（表7-2-3）必须经相关领导签字确认，同时库房管理人员应认真核对规格、数量，才予以发货。食材储藏必须执行“先进先出法”，将最先购进的放在最前面，以便发出时，最先发出。无论哪一个部门，仓库都必须按常规出库手续发货，严禁先出货、后补办手续的错误做法，严禁白条发货。
表7-7-3 领料单
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