办公室经常会有小数额的开销，如临时购买办公用品、支付快递费、小型设备维修费等，通常都是从办公室的零用现金里提取现金付账，因此，办公室应随时备有小数额的现金用于日常工作所需。这些零用金的使用与保管就成了办公室工作人员的一项重要的工作。
1.办公室零用现金的支付范围
部门零用现金常用于以下几个方面：
（1）支付本市交通费、停车费。
（2）支付邮资、快递费。
（3）支付少量的办公用品购置费。
（4）支付接待用的茶点费。
（5）支付公司规定的其他列入办公室费用的小额开支。
一般情况下，有些公务费用，如差旅费等不能从零用现金中支出，需要直接到财务部门申请费用和报销结算。
2.零用现金的管理要求
（1）办公室人员应该严格遵守办公程序和财务制度，不应自己或协助他人建立办公室的“小金库”。
（2）办公室人员应按照组织要求保持一定金额的零用现金，保持金额不得随意增删。现金应存放在办公室的保险柜内或放在一个带锁的抽屉里。
（3）零用现金借支应符合国家有关财务政策，并按照组织规定的程序进行相关手续的办理。
（4）办公室人员保管备用金应符合组织规定的作业程序，应详细记录办公室开支的明细账，以备查验和账目管理。
3.零用现金管理流程
零用现金的管理流程如图7-6-2所示，基本分为两大部分：第一部分是以部门名义到财务部门支取零用现金；第二部分是零用现金在部门内的支用和冲账。下面，我们就将这一流程进行细化。
图7-6-2 零用现金的管理流程
（1）部门支取零用现金
零用现金的本质，其实是财务部门提前预付给本单位各部门的备用金。各部门的行政人员应首先填写部门零用现金支取申请单（表7-6-9），写明申请日期、部门、用途、金额等事项，并经部门主管签字后，提交财务部门审批。
表7-6-9 部门零用现金支取申请单
（2）建立零用现金账簿
财务审批完成后，部门行政人员即可领取零用金，并建立零用现金管理账簿（表 7-6-10），清楚注明收到现金的日期、票据编号、金额和支出现金的日期、用途、票据编号、余额等。有时还要对账目进行分析，了解花销的情况。
表7-6-10 零用现金管理账簿
（3）零用现金的支用
零用现金是归本部门使用的，当部门工作人员需要动用零用现金时，可以直接填写零用现金申领（表7-6-11），经部门主管领导签字后，提交零用现金管理人员进行支取。
表7-6-11 零用现金申领表
申请人在使用零用现金时，应当妥善保存本部门支付零用现金所取得的发票及其他各种原始凭证，留作日后的报销凭证。一般情况下，为保证零用现金支出范围符合规定，原始凭证背面需写明费用支出的事由，由经手人和部门负责人签字。
（4）零用现金的冲账结算
零用现金管理人员在收存报销凭证时需检查零用现金的使用范围是否符合本单位的规定，原始凭证是否合法有效，填写是否规范，是否有经手人和负责人签字。经审核无误后，在零用现金管理账簿上进行登记，并冲转借支。
一般到月末时，零用现金管理人员应核查零用现金登记簿，确认登记簿中的记录准确无误，并结算出本期零用现金的余额，核查结算结果是否与实际现金的余额相符，最后将正确无误的计算结果记录在登记簿中。
（5）零用现金的报销
当零用现金支出的费用到一定数额后或月末，零用现金管理人员应填写零用现金报销清单（表7-6-12）到财务部门报销，并将现金返还进行周转。
表7-6-12 零用现金报销清单
【范例】
行政经费使用管理制度
第一章 总 则
第一条 为了加强行政经费管理，使开支符合科学、合理、规范、节约的原则，本着精打细算、勤俭节约、有利于工作的原则，根据本公司实际情况，特制定本制度。
第二条 适用范围：本制度适用于本公司各部门各行政经费开支。
第二章 行政费用预算、审批及下达
第三条 每年度初，由公司总裁办具体负责公司行政费用的预算工作。
第四条 公司行政费用包括如下内容：办公费、修理费、租赁费、物料消耗、邮电费、物业管理费、水电费、总务费用、车辆费用、宣传费用、会务费用、书报杂志费、档案工作费用、业务招待费、差旅费、交通费、常年顾问费、工资性支出及各部门根据其职能制定的其他费用预算。
第五条 由公司各职能部门根据自己部门情况提出全部费用的预算草案，报行政部汇总（表7-6-1），经财务部与总裁办初步审核后，提交公司总裁办公会议审议。
第六条 公司行政费用预算由公司总裁办公会议审议通过后，以公司文件的形式下达至各部门执行。
第三章 行政经费审批权限及程序(www.xing528.com)
第七条 公司行政经费开支审批程序
1.当事人提出申请（表7-6-2）。
2.部门经理审查、确认。
3.行政部门审核。
4.授权分管副总经理或总经理审批。
5.行政经费的领取和使用（表7-6-3）。
6.财务部报销。
第八条 公司行政经费计划外开支，一律最后报总经理审批。
第四章 行政费用预算管理的责、权、利
第九条 行政经费管理职责
1.行政费用使用部门负责人应对行政费用开支的合理性负责。
2.行政费用控制部门负责人应对费用开支预算的总量控制及单据的合法性负责，并负责对预算项目使用的情况，特别是对超预算项目的发生原因提供情况说明；对于部分可超预算发生的预算项目，必须经过合法程序审批后方可发生。
上述责任作为公司相关职能部门的基本工作，纳入绩效考核管理。
第十条 行政经费预算管理职权
1.行政费用使用部门有权经合法程序按预算使用费用，对于必须发生的超预算费用有权提出申请。
2.行政费用控制部门对于超额费用的支出有否决权，超预算费用的支出必须由公司主管领导批准方可支出。
第十一条 行政经费预算管理利益，费用控制在预算内的部门，按公司有关规定给予奖励。
第五章 各项行政经费管理
第十二条 办公费用管理
1.办公用品（纸张、笔、墨水、复印、打印等）费用按部门定编30元/人·月核定，单价在500元以下，或总价在2000元以下，由行政部长批准；单价在500元以上，或总价在2000元以上，由分管副总批准；购买后，提交发票实物，经行政部门查验后，进行入账报销。
2.行政部门根据计划统一采购、验收、入库，并根据发票、入库单报销。
3.办公用品由行政办公室主任统一管理登记造册，各部门根据办公计划和工作需要登记领取，每月汇总结算并予以公布。
4.打印、复印工作由行政办公室统筹安排，在商务中心进行。
5.打印耗材在行政办公室主任处登记领取。
6.复印、打印费用由商务中心打字员进行统一登记，部门承办人员签字，每月汇总一次并予以公布。
第十三条 业务招待费管理
1.公司因工作需要进行业务招待，实行公司总经理一支笔审批制度，由行政办公室统一安排。
2.公司所有宴请必须提前填报审批单（表7-6-5），报公司部经理批准后交由行政办公室负责安排。就餐完毕后由宴请领导在结账单上写明宴请人数并签名，由行政办公室统一结账，无就餐申请单的公司一律不予结账。
3.严格控制陪客人数，作陪人数最多不能超过宴请人数，无关人员禁止陪餐，严禁私人宴请，一经查出，加倍处罚。
4.公司行政办会同财务部每月将公司招待费明细情况在公司总经理部门会上通报一次，务求严肃认真。
第十四条 会议费管理
1.召开公司会议所需经费，需经公司总经理批准，公司行政办公室承办并负责费用把关。
2.召开各类业务性会议，由主办部门写出书面报告，报公司主管领导审批，行政办负责安排实施。
第十五条 车辆使用费用管理
1.车辆使用费包括汽油费、维修费、路桥费、泊车费、驾驶员补贴。
2.行政部在掌握车辆维护、用车、油耗情况的基础上，制订当月汽车费用开支计划。
3.油费报销须由行政部根据派车记录进行审核，经行政主管签字审批。
4.路桥费、洗车费由驾驶员每月汇总报销一次，由行政部根据派车记录复核，经行政部长签字核验。
5.车辆维修须提前递交书面报告、说明原因和预计费用，报销时递交发票及费用清单，由行政部进行复核，经行政主管签字审批。
第十六条 对外宣传费用管理
1.对外宣传活动，不仅要考虑其效果，而且要综合考虑各种因素，力求以最小的投入获得最大的效益。一般情况下对宣传活动的费用支出主要包括以下方面：
（1）活动费用，包括制作费、摄影费。
（2）人工费用，包括支付给报社媒体的公关费用。
（3）日常费用，包括差旅费、住宿费、编辑费、会议费、通信费、杂费等。
（4）印刷费。
（5）捐款。
2.对外宣传费用预算，于每年年初在董事会会议上作为经费预算的一项予以确定。
第六章 附 则
第十七条 本细则由公司行政部负责制定，由行政部、财务部负责解释，报总经理审批后执行。
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