固定资产日常管理实务指南

固定资产的日常管理，在横向上涉及单位内的财务部门、行政部门以及各业务部门，在纵向上，依照预算、采购和验收、使用与维护、盘点、处置等基本业务流程展开。

1.固定资产的预算

固定资产的预算编制，由财务部门负责。对于属于初创期的企业、机构，财务部门还要对固定资产的种类、范围和标准加以界定，对联合行政部门共同制定本单位的固定资产管理制度。

通常而言，固定资产的预算由三部分构成，分别为资产重置、增添投资及新项目（如表7-3-1）。资产重置，即对已经报废的固定资产进行更新换代，以保证单位的业务正常开展；增添投资，即对进行中的项目，根据其实际需求，增加固定资产的投入；新项目，即对本单位新开展的各类项目可能需要的固定资产投入进行预算编制。

表7-3-1　固定资产预算表

固定资产的预算编制应当依据单位或企业的整体运营方略制定，优先满足本单位主要任务、重点项目的固定资产投资需求，同时也要根据各项目需求的紧迫性，进行统筹协调。固定资产的预算，还应依照会计期间进行划分，并以月份、季度或年度为单位，配合差异分析作业，将预算数与实际数进行差异分析，以加强固定资产预算的控制管理，并注意修正预算。

2.固定资产的采购和验收

固定资产的采购在流程上如图7-3-2所示，首先由使用部门提出申请，经财务部门和行政部门及单位负责人审批后，正式进行采购；固定资产交付后，应当由专门的验收小组负责验收（验收小组应由使用部门、财务部门、行政部门、技术部门人员组成），验收合格后，为固定资产建卡存档，而后正式投入使用。

图7-3-2　固定资产采购验收流程

（1）提出固定资产采购申请

固定资产的采购申请，由使用部门根据单位固定资产预算情况，以及本部门业务开展需求情况，综合提出。在填写固定资产采购申请单（表7-3-2）时，需完整准确地注明理由、用途、拟采购资产的名称和规格等具体信息，而后提交至部门领导、财务部门、行政部门审核，最后交由单位负责人审批。

表7-3-2　固定资产采购申请单

（2）固定资产的采购和验收

固定资产的采购和验收是极易出现问题的一个环节，不容忽视。如在采购过程中出现采购申请不当、固定资产采购决策失误，供应商选择不当、在供货质量时间上不能保证，固定资产的记录不及时、不准确、不完整等，都可能给后续工作及单位业务的展开带来不可估量的影响。因此，固定资产的采购必须遵照程序、降低风险。

①稳妥选择供应商

供应商的选择，决定了固定资产采购的后续工作能否顺利平稳地推进。因此，行政部门应该定期对一般供应商和定点供应商（即有经常性往来的供应商）进行评定，评定应当从专业程度、订单采购周期、价格、送货、订单完成率等方面综合考量。

在采购过程中，不仅要围绕着采购订单与供应商讨价还价，更要加强对供应商其他条件的重视，如订单采购周期、送货、经济批量最小订单量等，应增强风险防范意识，更加重视整个供应链的成本和效率管理，充分利用集团力量（如跨地区的公司、跨国工厂等）进行集中采购，更为广泛地应用投标手段等。

②注重采购订单管理

采购订单管理以采购单为源头，从而对供应商确认订单、发货、到货、检验、入库等采购订单流转的各个环节进行准确的跟踪，实现全过程管理。通过采购订单管理，可以实现对采购存货的计划状态、订单在途状态、到货待检状态等的监控和管理，也可以直接通过电子商务系统将采购订单发给对应的供应商，进行在线采购。

③固定资产验收

验收是固定资产管理业务中极为重要的环节，是确保资产增加的信息真实、完整、准确的关键所在，而且验收工作的程序复杂，责任也重大。因此，为进一步规范验收工作程序和有关职责范围，在验收这一环节应成立专门的固定资产验收小组，小组成员一般由使用单位与归口管理部门、财务部门、技术部门等分别派员组成，必要时还应有单位内相应的分管领导参加。

在验收时，应对固定资产的外观、数量、质量、技术、运行状况等情况进行当场验收签字确认，并及时填写固定资产验收登记表（表7-3-3），方便交付使用。

表7-3-3　固定资产验收登记表

3.固定资产的使用与维护

固定资产的使用与维护，目的在于根据固定资产的性能和使用要求，统一调度安排工作负荷，充分发挥其应有的作用，同时科学合理地进行日常维护，以延长其使用寿命。

在具体的管理过程中，应当授权具体部门或人员负责固定资产的日常使用与维修管理，保证固定资产的安全与完整。同时，对固定资产设立管理卡片，纳入合适的固定资产管理系统，并及时对系统中的数据进行更新比对。固定资产的使用部门应当设置二级设备管理员，并对其进行固定资产管理知识的宣传和培训，提高对其所在部门设备使用和变动情况的监管力度；对精密贵重以及容易发生安全事故的仪器设备，归口管理部门应制定具体操作规程，指定专人进行操作。与此同时，还要做好固定资产的投保工作，并确保范围恰当，金额足够。杜绝“重采购，轻管理”的现象。

固定资产的日常维护同样重要。每个单位应当建立固定资产的维修、保养制度，保证固定资产的正常使用，提高固定资产的使用效率。固定资产管理部门应每年制订相应的维修计划或根据使用中出现的应急情况采取修理措施；同时要监督使用部门的使用情况，对使用、维修和保养的结果进行记录等。固定资产的大修应由固定资产使用部门提出申请，按规定程序报批后安排修理。固定资产技术改造应组织相关部门进行可行性论证，审批通过后予以实施。

4.固定资产的盘点

在固定资产管理中，经常出现物质实体同账面记录不一致，或者物质实体已处于不正常使用的状态，或者被遗忘等问题，而定期盘查固定资产是解决此类问题，保护财产的必要控制手段。

每个单位应定期（视财产的性质不同而不同，通常至少每年一次）组织盘点固定资产实存情况。盘点工作应由负责保管、记账等不同职能的人员以及与固定资产使用管理无关的其他局外人共同担任。固定资产盘点的基本流程如图7-3-3所示：

图7-3-3　固定资产盘点流程

盘点结果记录在“固定资产盘点表”（表7-3-4）上，清单内容包括：固定资产的名称、类别、编号、存放地点、目前使用状况和所处状态等。盘点人员（一般要求2人以上）应在盘点清单上签字。

表7-3-4　固定资产盘点表

实地盘点结束后，应将盘点清单内容同固定资产卡片相核对，如发现差异或固定资产已处于不能正常使用状态，应由固定资产保管部门负责审查其原因，经过一定的批准程序，才能进行账面调整。

固定资产盘点时，经常发生盘盈、盘亏情况，应由固定资产使用部门和管理部门逐笔查明原因，共同编制盘盈、盘亏处理意见，经单位授权部门或人员批准后，由财会部门及时调整有关账簿记录，使其反映固定资产的实际情况。

每次固定资产盘点的清点单应归档保存。

5.固定资产的折旧

（1）固定资产折旧的含义

固定资产折旧是指固定资产在使用过程中由于使用或磨损而减少的价值。固定资产的损耗分为有形损耗和无形损耗两种。固定资产的有形损耗是指固定资产在使用过程中由于使用和自然力的影响而引起的使用价值和价值上的损耗；固定资产的无形损耗是指由于科学技术进步、劳动生产率的提高而使原有固定资产再使用已不划算或其生产出的产品已失去竞争力而引起的价值损失。

（2）影响固定资产折旧的因素

影响固定资产折旧的因素主要有以下几个方面：

①固定资产原价。固定资产原价是指固定资产的成本，即一般为取得固定资产的原始成本。

②预计净残值。固定资产的预计净残值是指假定固定资产预计使用寿命已满并处于使用寿命终了时的预期状态，单位从该项资产处置中获得的扣除预计处置费用后的金额。

③固定资产的使用寿命。固定资产的使用年限是指企业使用固定资产的预计时间，或者该固定资产所能生产产品或提供劳务的数量。

④固定资产的折旧方法。常用的固定资产折旧方法可以分为直线法和加速折旧法两类。直线法即根据固定资产的使用年限，平均各期折旧相等；而加速折旧法在固定资产使用初期计提折旧较多，而在后期计提折旧较少，各年折旧额呈递减趋势。

应当根据固定资产的性质和使用情况，合理确定固定资产的使用寿命和预计净残值。固定资产的使用寿命和预计净残值一经确定，不得随意变更。

（3）固定资产折旧的计算

常用的固定资产折旧计算的方法包括年限平均法、工作量法、年数总和法和双倍余额递减法等。本处简单介绍一下年限平均法和工作量法的计算方法。

①年限平均法

年限平均法是指将固定资产的应计提折旧总额在固定资产的预计使用寿命内平均分摊的一种折旧方法。其计算公式如下：

年折旧率=（1―预计净残值率）÷预计使用寿命（年）×100%

月折旧率=年折旧率÷12

月折旧额=固定资产原价×月折旧率

假定某单位有一台价值10万元的设备，预计净残值率为5%，预计使用年限为10年，则该设备的年折旧率=（1-5%）÷10×100%=9.5%，该设备的年折旧额=100000×9.5%=9500（元），该设备的月折旧率=9.5%÷12=0.792%，该设备的月折旧额=100000×0.792%=792（元）。

②工作量法

工作量法是指按照固定资产预计完成的总工作量平均计提折旧的一种方法。其计算公式如下：

单位工作量折旧额=固定资产原价×（1―预计净残值率）÷预计总工作量

某项固定资产月折旧额=该项固定资产当月工作量×单位工作量折旧额

假定某单位有一辆汽车的原价是12万元，预计行驶总里程50万公里，预计净残值率为5%，本月行驶5000千米。则该汽车的单位里程折旧额=120000×（1-5%）÷500000=0.2208（元/千米），本月折旧额=5000×0.2208=1104（元）。

6.固定资产的处置

常见的固定资产的处置形式包括转移和报废两种情况。

（1）固定资产的转移

固定资产的转移指的是固定资产在某单位内部不同部门之间的调用或借用。一般需要固定资产的调出部门与转入部门共同填写固定资产转移单（表7-3-5），明确固定资产的编码、名称、规格型号、数量等基本信息，并由调出部门负责人、调入部门负责人、行政部门和财务部门共同确认，必要时还需提交单位负责人审批。

表7-3-5　固定资产转移单

（2）固定资产的报废(www.xing528.com)

一般进行报废处理的固定资产分为两种：一种是使用期满、正常报废；一种是使用期未满、非正常报废。对使用期满、正常报废的固定资产，应由固定资产使用部门或管理部门填制固定资产报废单（表7-3-6），经单位授权部门或人员批准后对该固定资产进行报废处理。

对使用期限未满、非正常报废的固定资产，应由固定资产使用部门提出报废申请，注明报废理由、估计处理费用和可回收残值、预计出售价值等，单位应组织有关部门进行技术鉴定，按规定程序审批后进行报废处理。

表7-3-6　固定资产报废单

固定资产的报废流程如图7-3-4所示：

图7-3-4　固定资产报废流程

【范例】

固定资产管理制度

第一节　总　则

第一条 为了加强固定资产的管理工作，确保固定资产的安全、完整，提高固定资产的使用效率，以支持单位经营目标的实现，特制定本制度。

第二条 本制度所指固定资产必须同时具备以下两个条件：生产经营设备使用年限在1年以上，非生产经营设备使用年限超过2年，单位价值在2000 元以上。

凡不同时具备以上两个条件的，视为低值易耗品，其管理制度另行规定。

第三条 固定资产管理的原则：

（一）分级归口管理、分组核算原则。

（二）预算控制原则。

（三）资产保值增值原则。

第四条 固定资产的管理工作包括确定固定资产的范围、分类，固定资产的采购、验收，固定资产的使用、维护，固定资产的处置，固定资产的盘点，固定资产的账务处理和固定资产的保险。

第二节　组织机构和管理职责

第五条 固定资产的管理由单位负责人统一领导，严格实行归口与分级相结合的管理模式，单位管理层、财务部门和相关职能部门根据授权履行固定资产管理工作。

第六条 单位管理层和财务部门的主要职责包括：

（一）对固定资产进行预算控制，汇总和审核固定资产采购申请。

（二）集中登记单位内所有固定资产的变动和损耗，维护固定资产管理系统。

（三）组织固定资产盘点，汇总和审核固定资产盘点报告和差异处理方案。

第七条 单位采购部门的主要职责包括：

（一）负责固定资产采购。

（二）根据管理层要求，编制与固定资产采购有关的报告。

第八条 单位财务人员、使用人员和仓库管理人员的主要职责包括：

（一）负责固定资产的收货、检验、领用和维修。

（二）登记和更新固定资产台账、卡片及财务账，并定期进行三者的核对。

（三）在财务部门的领导下，组织、参与固定资产盘点。

（四）有效地使用和分配本公司的固定资产。

（五）定期上报固定资产使用情况。

第九条 各单位使用部门的主要职责包括：

（一）配合、参与固定资产盘点。

（二）固定资产的日常维护和管理。

第三节　固定资产的预算和采购

第十条 固定资产的预算编制由财务部门根据单位项目情况、各部门需求情况综合确定，并组织填写“固定资产预算表”（表7-3-1）。

第十一条 固定资产预算编制完成后，交由财务部门、行政部门和单位负责人审核，无异议后在单位内部进行公开。

第十二条 固定资产的购置，要从实际出发，达到统筹兼顾、合理安排的目的。使用部门需要根据自身业务情况，提出采购申请（表7-3-2），包括拟采购固定资产的名称、品牌、规格、数量、价格等信息。

第十三条 固定资产的购置，须经使用部门、行政部门、财务部门负责人审核，最后交由单位负责人审批。

第十四条 固定资产的采购，一般应采取招标方式进行，招标的具体程序按照单位有关招标管理规定执行，招标结果报相关部门审批。

第十五条 对于购置的固定资产应该坚持先验收、后入账的原则。验收结果应如实记录到“固定资产验收登记表”中（表7-3-3），并报送相关部门领导签字确认。对于验收不合格的设备，应当由采购部门与供货商进行协调处理。

第四节　固定资产的使用和维护

第十六条 固定资产的管理由单位负责人统一领导，使用部门、管理部门负责实物的管理，财务部门负责核算和监督，保证固定资产的安全、完整。

第十七条 固定资产使用部门应该建立统一的固定资产台账及固定资产卡片，及时反映固定资产的增、减、转移等变动情况，做到账、卡、物一致。财务部门的固定资产分类账应该至少每半年与使用部门的固定资产台账核对，保持一致。

第十八条 使用部门应建立固定资产保管及保养制度，做好固定资产的日常维护工作。对发现的固定资产损缺，应该及时记录并向主管部门报告。对设备使用过程中出现的故障，应及时由使用部门与技术部门共同解决。

第十九条 固定资产的维护包括日常检查、日常保养和修理。固定资产的维护支出从提高固定资产整体效益出发，实行立项管理。对于金额较大的维修工程，应当采用招标方式进行，招标结果报财务、技术部门审批。

第五节　固定资产的盘点

第二十条 各部门每年定期进行固定资产盘点，并填写“固定资产盘点表”（表7-3-4）以保证固定资产记录的真实、完整，掌握固定资产实际使用情况。

第二十一条 各部门对固定资产余缺、损毁等情况应及时做出记录，查明原因，提出处理意见并报单位负责人审批。

第六节　固定资产的折旧

第二十二条 固定资产计算折旧的依据为固定资产原值，一般采用平均年限折旧法（即直线法），按平均年限折旧法的固定资产折旧率和折旧额的计算公式如下：

固定资产月折旧率=固定资产年折旧率/12

固定资产月折旧额=固定资产原值×月折旧率

第二十三条 固定资产净残值率一般按照固定资产原值的3%～5%确定，固定资产折旧年限和折旧方法一经确定，不得随意变动。

第二十四条 固定资产应按月计提折旧，当月开始使用的固定资产，当月不计提折旧，当月减少或停用的固定资产，当月计提折旧。

第七节　固定资产的处置

第二十五条 固定资产处置的形式有出租、出售、集团公司内部调拨和报废。

第二十六条 闲置的固定资产，采取集中出租、出售等方式处理。固定资产的出租、出售，由各单位负责人审批。出租部门应该将相应的出租资料报财务部门建立备查账簿，以便管理出租的固定资产。收回的出租固定资产，应该认真检验并更新固定资产登记信息。

第二十七条 固定资产在各部门之间的调拨，由单位负责人审批。固定资产的原使用部门和拟调入部门需共同填写“固定资产转移单”（表7-3-5），并交财务部门和行政部门审核。各部门按审批结果进行处理，并配合做好资产转移的工作。

第二十八条 固定资产使用日久，损坏不能使用需要报废时，由行政部门组织技术鉴定，确认无使用价值时才能办理报废手续。由使用部门填写“固定资产报废单”（表7-3-6），批准后由财务部门会同归口管理部门核销和处理。对于固定资产报废的残料出售，任何部门和个人不得擅自作价处理，报废固定资产按国家物资政策办理。

第八节　监督检查

第二十九条 单位从行政部门、财务部门、技术部门抽调人员，建立对固定资产管理的监督检查小组，不定期开展检查。

第三十条 固定资产管理监督检查的内容主要包括:

（一）固定资产业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在不相容职务混岗的现象。

（二）固定资产业务授权批准制度执行情况。重点检查在办理请购、审批、采购、验收、付款、处置等固定资产业务时是否有健全的授权批准手续，是否存在越权审批行为。

（三）固定资产投资预算制度的执行情况。重点检查购建固定资产是否纳入预算，预算的编制、调整与审批程序是否适当。

（四）固定资产日常保管制度的执行情况。重点检查固定资产的归口分级管理制度和岗位责任制是否落空。维修保养费用是否超过预算额度。

（五）固定资产处置制度的执行情况。重点检查处置固定资产是否履行审批手续，作价是否合理。

第三十一条 对监督检查过程中发现的固定资产管理中的薄弱环节，应当采取措施，及时加以纠正和完善。