办公室常见设备基础知识解析

在日常工作中，经常使用的办公设备有电脑、打印机、复印机、扫描仪、投影仪、数码相机等。由于这些设备类别各样，结构复杂，因此了解其工作原理、配置参数等基本知识，有助于办公室行政人员在选购、维修设备时，更好地同供货商和维修人员进行沟通，更好地完成办公设备的日常管理工作。

1.办公电脑的基础知识

一个完整的电脑由硬件和软件两部分构成。硬件好比人的身体器官，而软件则相当于人的思维，软件依附于硬件，在工作中起控制作用，而硬件则负责具体执行指令，就如同人的大脑思维驱使行动，所以我们才会把计算机称为“电脑”。

（1）电脑的硬件系统及运行

电脑的基本结构可以分为五个部分：

①运算器。主要负责对各种数据进行运算。

②存储器。存储的主要对象为原始数据、中间结果和为了能使机器自动运算而编制的各种命令。

③控制器。它能根据事先给定的命令发出各种控制信息，使整个电脑指令执行过程一步一步地进行。

④输入设备。其作用是将原始数据与命令输入电脑。

⑤输出设备。将计算的结果（或中间过程）输出到显示器或其他外接设备上。

如图7-2-4所示，运算器、存储器、控制器和输入设备、输出设备这五部分周而复始地相互作用，构成了电脑的运行过程。

图7-2-4　电脑硬件系统构成及运行过程

（2）电脑的基本配置

电脑由主机、显示器、键盘、鼠标等组成。其中，主机是电脑的主体，电脑的运算、存储过程都是在这里完成的，主机箱中安装有CPU（中央处理器）、主板、存储器、显卡、电源、网卡等硬件。

①CPU

CPU是英文“Central Processing Unit”的简写，意为中央处理器。CPU由运算器和控制器组成，它是电脑系统的核心，控制电脑的所有工作。 现在市场上常见的CPU主要是以英特尔和AMD公司生产的为主。选购CPU时，除品牌外，我们主要考虑的因素是主频，即CPU的时钟频率。一般说来，中央处理器一个时钟周期完成的指令数是固定的，所以主频越高，CPU的速度也就越快。以现在通行的英特尔酷睿i7处理器为例，其最大单核频率可达4.80 GHz。

②主板

主板也叫主机板，是一块印刷电路板。主板上分布有CPU、总线、内存储器、高速缓冲存储器CACHE、扩展I/O插槽、电池及集成电路等部件。如果说CPU是电脑的心脏，那么主板则是整个电脑系统的躯干。主板不但是整个电脑系统平台的载体，还负担着系统中各种信息的交流重任。好的主板可以让电脑更稳定地发挥系统性能，反之，系统就会变得不稳定。

③存储器

存储器是用来存储一系列指令和数据的部件，是电脑存储信息的仓库。

按照存储器和CPU的关系，可以将存储器分为内存储器（简称内存）和外存储器（简称外存）。它们的主要区别是：内存的数据存取速度快，而外存的数据存取速度相对较慢；内存的容量比较小，外存的容量可以很大；内存中的数据在断电或关闭计算机后消失，外存中的数据可以永久保存。

内存的容量大小和性能高低，直接关系到电脑的性能。我们在选购电脑时经常看到的8G内存、12G内存指的就是服务器的内存储器容量，而500G硬盘、1T硬盘，指的则是外存储器（硬盘）容量。

④显卡

显卡是连接显示器和主板的适配卡，衡量其性能的重要指标是卡上的显存容量的大小，显存容量越大越好。

常见的显卡类型有集成显卡、独立显卡和核芯显卡三种。集成显卡的优点是功耗低、发热量小、价格便宜；缺点是性能相对略低，且固化在主板或CPU上，本身无法更换。独立显卡的优点是有独立安装的显存，一般不占用系统内存，性能较高，便于升级；缺点是价格较高、系统功耗大、发热量也较大。核芯显卡是英特尔凭借其在处理器制程上的先进工艺设计推出的新一代图形处理核心，高性能、低功耗是其最主要的优势，当然，相对于集成显卡和独立显卡，其价格也更为昂贵。

⑤电源

电源是整个电脑系统的能源中心，电源质量的好坏，很大程度上决定了电脑的稳定性。一般来讲电源是最不建议省钱的电脑配件，一个好的电源可以让其他电脑硬件工作得更稳定，使用寿命更长，如果电源出问题，有时候会造成主板和硬盘的损坏，造成不可估量的损失。

（3）电脑的软件系统

一台性能优良的电脑能否发挥其应有的功能，取决于为之配置的软件是否完整、丰富。软件可分为系统软件和应用软件两大类。

①系统软件

系统软件是指管理、控制和维护电脑硬件和软件资源的软件。它的功能是协调电脑各部件有效工作或使电脑具备解决某些问题的能力。系统软件主要包括操作系统、程序设计语言、解释和编译系统、数据库管理系统等。常用的电脑系统有MS-DOS（微软磁盘）操作系统、Windows操作系统、Unix操作系统等。

②应用软件

应用软件是用户利用电脑及其提供的系统软件为解决各种实际问题而编制的电脑程序，应用软件是面向应用领域、面向用户的软件，它主要包括科学计算软件、文字处理软件、辅助工程软件、图形软件、工具软件等，如Office、WPS、PS、AI、CAD等均是著名的应用软件。

2.打印机的基础知识

打印机是打印运算结果、文本编辑结果的输出设备。它能把输出的信息以字符、图形的形式在专用的打印纸上打印出来。由于它能够提供可以永久保留可阅读的文件，绝大多数的计算机和通信终端设备都配备不同类型的打印机输出设备。

根据打印机的工作原理，打印机可分为针式打印机、喷墨打印机和激光打印机。根据接口类型可以分为并行接口、USB接口、串行接口、以太网接口打印机。

（1）针式打印机

针式打印机又称矩阵打印机，基本工作原理类似于用复写纸复写资料。它利用打印头内的点阵撞针，撞击打印色带，在打印纸上产生打印效果。打印头是针式打印机的核心部件，它包括打印针、电磁铁等。这些钢针纵向排成单列或双列构成打印头，某列钢针在电磁铁的带动下，先打击色带，色带后面是同步旋转的打印纸，从而打印出字符点阵，而整个字符就是由数根钢针打印出来的点拼凑而成的。如果是彩色的针式打印机，色带还会分成四道色，打印头下带动色带的位置还会上下移动，将所需的颜色移至打印头之下。

针式打印机具有以下特点：

①价格便宜。矩阵打印机的工作原理比较简单，所以价格也比较便宜，对纸张质量的要求很低，这可以说是针式打印机的最大特点。

②可以用132列的宽行纸，并且可以连续走纸，适合于打印较宽的表格等。

③可以利用压感纸或复写纸，一次打印多份，还可以打印蜡纸，然后进行油印，这些都是喷墨、激光打印机不可能做到的。

④矩阵打印机的缺点是噪声大、速度慢、精度低，不适合打印图形。

（2）喷墨打印机

喷墨打印机是一类非击打式的串行打印机，它将微小的墨水滴喷射到打印纸上印出字符和图形。喷墨打印机按墨水性质可分为水性喷墨打印机和油性喷墨打印机；按墨水颜色可分为单色喷墨打印机和彩色喷墨打印机；按工作原理可以分为固态喷墨和液态喷墨两种。我们通常所说的喷墨打印机指的是采用液态喷墨技术的打印机。

喷墨打印机具有以下特点：

①价格适中。比激光打印机要便宜得多，比针式打印机稍贵，但性能更优。

②打印质量接近激光打印机，比点阵打印机的打印效果好，能输出彩色。

③打印速度快。打印速度比矩阵打印机快许多，使用起来噪声小。

④主要缺点有耗材费用较高、对纸张的要求较高、喷墨口不容易保养等。

（3）激光打印机

激光打印机是一种高速度、高精度的打印机，它是现代激光扫描技术与电子照相技术相结合的产物。激光打印机的印刷原理类似于静电复印，所不同的是静电复印是采用对原稿进行可见光扫描形成潜像，而激光打印机是用计算机输出的信息经调制后的激光束扫描形成潜像。激光打印机内部有一个叫光敏旋转硒鼓的关键部件，当激光照到光敏旋转硒鼓上时，被照到的区域（称为感光区域）能吸起碳粉等细小的物质，照不到的区域则没有，从而完成打印作业。

激光打印机的工作流程大致如下：第一步，打印机以一定的方式驱动激光扫射光敏旋转硒鼓，硒鼓旋转一周，对应打印机打印一行；第二步，硒鼓将碳粉吸附到感光区域上；第三步，硒鼓与打印纸接触，将碳粉附在纸上；第四步，利用加热部件，使碳粉熔固在打印纸上。

激光打印机具有以下特点。

①处理能力强。激光打印机的控制器中有CPU，有内存，控制器则相当于计算机的主板，所以它可以进行复杂的文字处理、图像处理、图形处理。

②打印速度快。激光打印机的打印速度最低为4ppm（即每分钟4页纸），一般为12ppm、 16ppm，有些激光打印机的打印速度可以达到24ppm。

③打印效果好。激光打印机的打印分辨率最低为300dpi（1dpi就是指每1英寸的面积上只有1个打印点），还有400dpi、600dpi、800dpi、1200dpi，甚至更高，达到了照相机的水平。

④噪声低。激光打印机工作时产生的噪声一般在53分贝以下，非常适合在安静的办公场所使用。

⑤其主要缺点是价格较贵，耗材多，且对纸张的要求相对较高。

在日常办公中，要根据工作性质、需要、经费预算情况等因素综合考虑，选购性价比最高的打印设备，而不应一味求新，造成资源闲置或浪费。

3.复印机的基础知识

复印机是现代办公设备不可缺少的部分，它可以从书写、绘制或印刷的原稿得到等倍、放大或缩小的复印品。复印机有很多分类方法，按工作原理，复印机可分为光化学复印、热敏复印和静电复印三类；按复印速度，可分为低速复印机、中速复印机、高速复印机；按复印幅面，可分为普及型复印机和工程复印机；按复印颜色，可分为单色复印机、多色复印机和彩色复印机。我们通常所说的复印机一般指的是静电复印机。

静电复印是现在社会上广泛应用的复印技术，它是用硒、氧化锌、硫化镉和有机光导体等作为光敏材料，在暗处充上电荷接受原稿图像曝光，形成静电潜像，再经显影、转印和定影等过程而成的。静电复印机由三个部分构成：原稿的照明和聚焦成像部分；光导体上形成潜像和对潜像进行显影部分；复印纸的进给、转印和定影部分。(www.xing528.com)

面对种类繁多、性能各异的复印机产品，在选购时，应把握以下几点原则：

（1）与主营业务适配原则

根据主营业务的需要，选择幅面合适的复印机。如果日常所需复印的文件幅面不大，可以选择A4幅面的复印机；如果是复印一般的文件、报表，可以选用最大幅面为A3的复印机；如果需要复印蓝图或工程图，则必须选择工程复印机。

（2）与业务量大小适配原则

对于每月印量在3000张以下的中小企业，选一台速度在每分钟20张以下，价格在5000～15000元的中低速复印机就足够了。对于大中型企业而言，月印量在3000～9000 张的企业单位，应选一台速度在每分钟25张以上，功能全、容量大、性能稳定、耐久性强，价格在2万元左右的复印机。对有特大印量的用户，月印量在1万张以上10万张以下者，应选用多功能高速复印机，价格从5万到30万元不等。

（3）成本核算原则

复印机是集光学、电子、机械、化工为一体的精密设备。在使用过程中，不可避免地会造成零部件的损坏，因此，在选购时一定要问清其消耗品的寿命及价格，如果选择不当，必将导致使用成本增加。另外，复印机也需要经常做专业维修和保养，因此选购时要选择有较强专业维修能力、讲信誉的专业办公设备公司。总而言之，最合适的复印机，不但应该价格合理，还应有优质的技术服务、充足的零配件供应。

4.扫描仪的基础知识

扫描仪是一种常见的办公设备，它利用光电技术和数字处理技术，以扫描方式将图形或图像信息转换为数字信号，并存入计算机中，然后就可以用相关软件进行显示和处理。通过光学字符识别软件，还可将扫描进来的文字图像处理、识别成可以再编辑的字符文本。

根据扫描仪工作原理的不同，可以将市面上主流的扫描仪分为平台式（平板式）扫描仪、滚筒式扫描仪、手持式扫描仪、便携式扫描仪四类。其中，平台式扫描仪在办公自动化、平面设计、广告制作等许多领域都得到了广泛的应用。便携式扫描仪也因其小巧、快速的特性，越来越多地应用于需要高速扫描文件、实物的场合。

在选购扫描仪时，如下性能指标应当重点考虑：

（1）扫描幅面

扫描仪的扫描幅面通常有A4、A4+、A3等规格。对于常见的照片、证件、文件而言，扫描幅面为A4和A4+的扫描仪已经可以满足应用要求；对于偶尔出现的幅面较大的扫描件，可采用多次分区域扫描后再拼接的方法来实现扫描。

（2）分辨率

分辨率通常用每英寸扫描图像上所含有的像素点个数表示，记作dpi（每英寸的点数）。扫描仪的分辨率体现为对图像细节的表现能力。一般而言，光学分辨率为300×600dpi的扫描仪，适用于对图像扫描质量要求不高的场合，如日常办公室文档资料的扫描。光学分辨率为600×1200dpi的扫描仪，适用于有一定质量要求的专用图像处理。光学分辨率在1000×1200dpi以上的扫描仪属于专业扫描仪，价格比较昂贵。扫描精度提高后，虽然对图像细节的表现更为精准，但是也会大大降低扫描速度，还会使生成的图像文件变大，只适用于专业用途。

（3）色彩位数

色彩位数通常表示每个像素点上颜色的数据位数，扫描仪的色彩位数表示彩色扫描仪所能产生的颜色范围，标志着扫描仪对色彩的识别能力。色彩的位数越高，对颜色的区分就越细腻，所表达的色彩种类就越丰富。

（4）扫描速度

扫描仪的扫描速度受到很多因素的影响，如扫描仪的预热、采样、数据处理、传输、还原等，同时还与系统硬件配置、扫描分辨率设置和扫描图稿的尺寸等有密切关系。一般而言，扫描黑白、灰度图像为2～100毫秒/线，扫描彩色图像为5～200毫秒/线。扫描仪的速度，并不越快越好，而是在保证扫描质量的前提下，尽可能地提升扫描速度。

（5）扫描仪接口

因为扫描仪在工作时会产生大量的数据文件，要把这些数据文件传输到电脑中，就需要有相应的接口带宽，所以接口方式也是扫描仪的一项重要参数。常见扫描仪的接口主要有SCSI、EPP、USB三种。其中USB接口是使用最广泛、也是最为方便的一种接口模式。

5.投影仪的基础知识

投影仪是一种可以将图像或视频投射到幕布上的设备，可以通过不同的接口同计算机、VCD、DVD、DV等连接，播放的视频信号可放大投影到30～400英寸的屏幕上，获得巨大、逼真的画面，可方便地供多人观看，是演示汇报等的必备设备。

投影仪的种类繁多，如家用型、便携商务型、教育会议型、主流工程型、专业剧院型等，但是它们主要的技术参数只有三个，分别是功率、光谱和寿命。

（1）功率

功率决定了投影仪的亮度，投影仪惯用流明来衡量亮度，相同条件下流明数值越大，光源功率发光能力越大，图像越亮。投影仪表示光通量的国际标准单位是ANSI流明，这是美国国家标准化协会制定的测量投影仪光通量的方法。ANSI流明值标准是通过在屏幕上取九个不同的点，取其平均亮度值而得出的。

流明也是区分投影仪种类的主要依据。家用型投影仪的亮度一般在1000流明左右，教育会议型的投影仪一般在2000～3000流明，专业剧院型投影仪的亮度一般在5000流明以上，更有高者可超过1万流明。

（2）光谱

光谱是光源的波长的覆盖范围，光谱决定色域。从光的三基色的合成来看，光源色域从大到小的排序是：三色激光光源、LED光源、金属卤素灯。激光光源由于其单色性，使得有红、绿、蓝三种激光合成的色域覆盖超过传统标准的 150%，色彩表现力是普通光源的两倍以上。激光光源效率极高，可以实现多平台应用，手机投影的显示、前投影显示、便携式投影显示等，而且激光光源拥有着广色域、高效率和寿命长的优点。

（3）寿命

寿命决定使用方式，金属卤素灯的寿命一般在1000小时；LED光源、固体激光光源的寿命一般在20 000小时以上。寿命长，意味着维护周期长，比如LED 光源、固体激光光源的投影仪以每天8小时的播放时长来看，可以使用5年多；而同比之下如果用金属卤素灯（或白炽灯），半年就得换一次光源。

在选购投影仪时，要根据用途、环境、使用频率等因素综合确定以上三个技术指标，从而确定要采购的投影仪的类型，再选择品牌、型号。

6.数码相机的基础知识

随着电脑以及电脑图像处理技术的普及，加之数码相机在拍摄和处理图像方面得天独厚的优势，数码相机已经超越传统相机，成为日常生活、工作中进行图像记录的主流设备。在日常办公室工作中，数码相机的使用频率也在不断增加。

数码相机与传统相机最大的区别就是数码相机有一系列的参数供使用者进行设置，以改善因各种环境而导致的拍摄质量问题，从而使照片达到完美的效果。图7-2-5展示了数码相机的工作原理，当按动快门的一瞬间，进入镜头组的光线在经过镜头组折射后，通过光圈快门，在相机的电子感应器（CCD或CMOS）上，形成清晰的图像，电子感应器将图像转化为电子图片，保存在相机的存储介质中。

图7-2-5　数码相机的工作原理

由上图不难发现，决定数码相机性能的因素有CCD或者CMOS的像素数、镜头、存储卡等。随着数码相机越来越向专业化方向发展，在日常选购和使用时，需要了解以下几种重要的参数：

（1）像素

图像质量的好坏，分辨率就是最重要的因素。光学分辨率的高低是根据相同单位面积上的纵横像素数的多少来确定的，相同单位面积上的像素数越多，分辨率就越高，产生的影像就越清晰，影像层次越丰富。像素数也是我们最为熟识的部分，如800万像素、1600万像素，这是因为许多商家在宣传时，特意强调像素数，但是分辨率并不是决定图像质量的唯一因素，不要一味追求高分辨率，而应根据用途量力而行。

（2）镜头

镜头是数码相机外在部分最重要的部件，在这方面的指标上“变焦倍率”和“f值”最关键。对于数码相机来说，变焦倍率越大，远景拍摄就越方便。但相应地镜头就越大，价格也就越高。数码相机的变焦分为光学变焦和数码变焦。数码变焦是指将部分图像裁剪出来进行放大的功能，所以，利用数码变焦进行放大得越多，图像就越差，因此在实际拍摄的过程中，数码变焦对拍摄效果并不能起到太大的作用。要提高拍摄的效果，必须使用光学变焦，它能够通过镜头的变化，使拍摄的范围更广，从而提高相机的效率。请记住，选购数码相机真正应该关心的是光学变焦倍数。

（3）快门

快门是照相机用来控制感光片有效曝光时间的装置。一般来说，快门是用时间来表示的，如1秒、1/2秒、1/4秒、1/8秒等，而时间所包含的范围越大越好。快门分为高速快门和低速快门两种，高速快门能把在移动中的物体清晰地拍摄下来，适合用来凝固运动的物体。低速快门则会把运动的物体拍出运动轨迹。一般的低速快门都为2～16秒左右，而更低速的就称之为B快门，B快门是由快门按下时间的长短来决定每一次曝光的时间，可自由控制曝光时间。B快门一般应用在高档的单反相机中，其他的相机都不提供此功能。

（4）测光模式

测光模式是通过镜头测量通光量的曝光方式，亦是成像的关键因素之一，如测光模式不准，会导致曝光过度或曝光不足的问题出现。测光模式一般分为点测光、中央重点测光、局部测光和评价测光四种模式。点测光是一种手动的测光模式，从最早的三点测光发展到现在的五点、九点测光，使用者无须移动相机即可指定测光点。中央重点测光亦是一种自动的测光模式，不过它只是对中心点进行测光，不去理会周围环境，所以有时会有明暗反差较大的效果。局部测光是介于中央重点测光与点测光之间的一种测光模式。局部测光主要测量拍摄主体亮度，确保拍摄主体曝光准确，适合运用在特殊光线或者测光范围比点测光更大的场景中。评价测光是指相机对所选取的场景总体画面进行分区测光，然后根据每个区域光线的明亮度进行评价计算得出正确的曝光数值。这种测光模式已经成为摄影师和摄影爱好者普遍使用的测光模式。

（5）曝光补偿（EV）

曝光补偿（EV，Expose Value）是在曝光不足的情况下做出的补偿，当相机自动测光值不能准确表现出拍摄者所需的曝光量时，则须用曝光补偿来延长曝光时间或减少曝光时间。一般数码相机均提供曝光补偿的功能，调节的范围在±服务2.0EV左右，以1/3EV的步长递增、递减（高档数码相机调节的范围可达±3.0EV～±5.0EV），它是反映光圈大小和快门速度的组合量。

（6）ISO感光度

ISO感光度是对应传统相机的胶卷度数而言的。ISO是国际标准化组织（International Standardization Organization）的缩写，同时也正是这个组织对感光度做了量化规定。众所周知，胶卷有100度、200度和400 度之分，若在阳光灿烂或光线充足的地方只需选择度数最低的胶卷即可，反之则选用度数最高的胶卷，而数码相机是不需要使用胶卷的，而是通过CCD来接收光线，但在不同的光源环境下CCD亦会出现曝光过度或曝光不足的情况，所以需要用ISO感光度来对其进行调节，以达曝光正常的目的。ISO感光度表示对光线的敏感度，ISO感光度越高，表示对光线的敏感度越强，因此，阴暗的环境中需要提高感光度来获得正确曝光，也可以定格快速运动的物体，但随之也会带来巨大的噪点。反之，感光度越低画面越细腻，拍摄风景照片时大多使用较低感光度以获得细腻的画面。

（7）曝光模式

曝光模式分手动曝光模式和自动曝光模式，自动曝光模式还分相机全自动、光圈优先、快门优先、场景模式等。现在主流的数码相机通常具有以下十种曝光模式：

①全自动曝光模式（绿框）：相机根据场景光线情况自动设定曝光组合从而完成曝光，人为不能控制和改变曝光组合。

②程序曝光模式（P）：相机根据场景光线情况自动设定曝光组合从而完成曝光，但人为可以改变曝光组合。

③速度优先自动曝光（TV或S）：手动设置相机速度，光圈大小由相机根据光线强弱自动设定。

④光圈优先自动曝光（AV或A）：手动设置光圈大小，速度大小由相机根据光线强弱自动设定。

⑤全手动曝光（M）：光圈和速度都手动设置，多用于室内闪光摄影。

⑥人像摄影模式：相机根据光线情况自动按小景深曝光组合（大光圈和快速度）来设定曝光量。

⑦风光摄影模式：相机根据光线情况自动按大景深曝光组合（小光圈和慢速度）来设定曝光量。

⑧运动摄影模式：相机根据光线情况以最快速度来设置曝光组合（小景深），并且将自动调焦模式更改为连续调焦模式。

⑨花卉摄影模式（微距）：相机会自动调到微距焦距，并自动关闭闪光灯。

⑩夜景人像模式：适合在暗弱光线情况下拍摄人像。该模式下，相机会使用较慢的速度并结合闪光灯拍摄，慢速能使远处的夜景有一定的曝光量，闪光灯照亮近处的人物。

在摄影圈，购置数码相机有四要素，分别是机、卡、电、包。“机”即指相机和镜头；“卡”则指存储卡，在性价比高的前提下，越大越好、越快越好，目前应不低于16GB；“电”指电池和充电器，应该保证一天的用电量，并能在一个晚上充足；“包”指购置一个能装下所有摄影器材的牢固的包。