办公设备的管理，从采购计划制定、正式采购到验收入库，再到分发或领用、保管，与办公用品的管理基本一致，同样适用办公用品管理章节中的各种申购表、申领表。同时，为更好地延长办公设备的使用寿命，降低办公设备采购、使用、保养、维修过程中产生的费用，实现办公设备管理的程序化、规范化，必须注重办公设备管理的流程和制度设计。
图7-2-1 办公设备管理流程
1.办公设备的采购
办公设备的采购，仍以部门提出办公设备采购需求为起点，各部门依据自身情况，填写办公设备采购申请表。由于办公设备价值较高，因此在采购申请中，必须注明申请采购的具体原因，拟采购设备的品牌、型号、配置等具体信息。经部门主管同意、行政主管审核后，提交单位负责人进行审批。审批流程结束，方可进入正式采购环节。
表7-2-1 办公设备采购申请表
由于办公设备价值较高，并且直接影响到本单位业务的顺利开展，因此在办公设备的采购过程中，必须与使用部门及供货商进行充分沟通。对于货物与需求不一致的，应当征求使用部门意见，必要时，可以由使用部门与供货商直接沟通设备的配置参数及技术服务等细节。
办公设备的采购，一般以招标形式进行，对于临时出现的、急需办公设备的采购，可由行政部门联合使用部门到相应设备经销商处自行采购。
2.办公设备的验收
办公设备到货后，办公室工作人员应该同办公设备申请部门一起，对采购回来的办公设备进行检查验收。根据办公设备类型的不同，其验收的具体细节会有所不同，但总的来说，验收的内容包括以下几点：
（1）包装以及外观是否完好。
（2）设备是否能正常使用。
（3）设备所需配套材料、零部件数量是否完整。
（4）使用说明书、图纸、合格证以及其他有关资料是否齐全。
办公设备若在验收过程中发现存在质量、零部件不齐全等问题，采购人员要负责联系商家办理退换货相关事宜。对于办公设备的验收结果，要填写在办公设备采购验货单中（与表7-1-5办公用品采购验货单一致）。
3.办公设备的登记
经办公室工作人员与申请部门使用人双方验货合格的办公设备，即可配给申请部门。此时，办公室工作人员还需制作并填写办公设备管理登记表（表7-2-2），明确办公设备的存放位置、主要用途、使用部门负责人等具体信息，方便后期维修、保养。
表7-2-2 办公设备管理登记表
4.办公设备的维修(www.xing528.com)
在办公设备使用过程中，经常会出现各种故障，对办公设备进行保养、维修，是办公设备管理不同于办公用品管理最主要的方面。通常而言，办公设备维修流程如下：
图7-2-2 办公设备维修流程
办公室行政人员接到各部门提出的维修申请后，应第一时间到现场排查并记录故障的具体表现，同时由维修申请人和行政人员共同填写办公设备维修申请单（表7-2-3），报行政主管领导审批。视故障情况，由行政主管决定是内部维修还是联系专业的维修机构维修。
表7-2-3 办公设备维修申请单
在填写办公设备维修申请单时，行政人员首先需要对设备故障问题进行鉴定，对故障具体表现进行详细描述，如设备无法启动、设备显示卡纸等。若发现设备故障是由于人为因素而导致的，那么责任人就要承担相应的维修费用。根据鉴定的结果，行政人员要将办公设备维修申请单报行政主管审批后进行维修。行政人员在安排维修后要在申请单中记录维修结果，而申请人则要确认维修结果，最后再将维修申请单交行政部门保管存档。
5.办公设备的报废
在日常使用中，有些办公设备会因为超过使用年限或零部件损坏等原因不能再使用，对于此类办公设备就要进行报废处理。一般来说，可以执行报废手续的办公设备应满足以下条件：
（1）办公设备已达到使用年限。
（2）由于过频使用、自然磨损等原因，造成设备的部件老化，硬件频繁发生故障，无法继续使用。
（3）设备的主要部件或结构损坏，不能满足使用要求。
（4）设备无法维修或一次性维修的费用超过目前市场同类同档次设备价格的50%。
（5）因技术进步，原有设备功能过低，不能满足目前工作中业务开展的需求。
（6）设备发生故障，但因设备已更新换代，目前市场上已无法购买所需零配件。
对于达到报废要求的设备，应当遵循办公设备报废流程进行报废处理。办公设备的报废应遵循如下流程（图7-2-3）：
图7-2-3 办公设备报废流程
在收到使用部门提出的报废申请后，行政部门应与维修人员或维修机构联系，测试设备排除故障后能否继续使用。对于无法继续使用的设备，由行政部门填写“办公设备报废申请表”（表7-2-4），并提交使用部门、维修部门（机构）、行政主管三方审核；确认无误后，再提交单位负责人审批。待审批流程全部完成后，方可进行注销登记、资料清除等后续操作。
表7-2-4 办公设备报废申请表
在对办公设备进行报废管理的过程中，行政部门需要对折旧期未满、因人为因素导致损坏以及功能过低的办公设备进行谨慎的报废处理。另外，对存有重要资料的电脑设备进行报废处理时，要注意对资料进行清除，以避免重要信息泄露。
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