办公室工作实务指南：合理使用办公用品

除做好办公用品的采购、分发、保管和库存控制等日常工作外，办公室人员还应带头并督促各部门科学合理使用办公用品，增强节约意识，以减少办公费用。

1.科学合理使用

办公用品的科学合理使用，必须遵循以下原则：

（1）经济化原则

经济化原则是指工作人员消耗办公用品的数量必须和其工作的价值成正比，以防止出现空耗办公资源而无所贡献的现象。

（2）有效化原则

有效化原则指的是行政上正常消耗的办公用品虽然不能任意浪费，但也不应为降低运行成本而一概缩减，只要理由合理、使用得当，就应予以采购、提供，以保证单位的业务正常顺利推进。

（3）制度化原则

制度化原则指的是要从本单位的实际情况出发，本着节约高效的原则，制定办公用品使用的原则和方法，并且在日常工作中严格执行，形成稳定有效的制度。

2.注重节约使用

节约既是中华民族的传统美德，也是降低行政成本行之有效的方法途径。对于笔、纸等日常消耗量大的办公用品，应当节约使用；对于易损物品，应当正常使用，以延长使用寿命。

（1）节约用纸

在日常工作中，应提倡并力行无纸化办公，如将纸质签报流程电子化，将文件通过网络分发而非打印后分发，对于能在电脑上阅读的资料，不进行打印阅读等。

要充分利用双面打印、单面纸重新打印等方式，提高纸张的利用效率。对于内部使用的、必须打印的文件，可采用双面打印方式；对于某些必须单面打印的文件，在使用结束后，可二次利用，充分利用好反面空白。

在打印文件时，可以通过反复检查的方式排除错误，以减少因为个别字词有误而导致重新打印的情况；在设置打印页面时，可适当缩小页边距、页眉、页脚，在不影响阅读的情况下，适当缩小字号、行距，以增加页面容量。

（2）节约用笔

各种中性笔在使用完毕后，应妥善保管笔杆，日后更换笔芯后继续使用。对于记号笔、水彩笔等易挥发的笔类，在使用完毕时应及时盖好笔帽，以延长使用时间；很多水性笔，在掉落之后容易发生断墨情况，因此在使用时应轻拿轻放，平时不用的时候最好是放在稳妥的平面上，防止滚落。

（3）正确使用易损物品

对于优盘、光盘、档案盒等易损物品，应当科学正确使用，以保证最大程度的使用次数。如使用优盘时，应当先在电脑上进行退出或拔出操作，待显示优盘可以拔出时再拔出，而不要反复拔插、直接拔插，以免造成文件损坏；在拔插优盘时应当找准接口，如优盘插入无反应，应更换接口，避免在接口内摇动优盘，以免损坏接口，造成优盘无法正常使用。

3.合理报废

对于价值较低的办公用品，许多人认为几块钱的事，不用太在意，因而出现随意丢弃、丢失等问题，建立合理的办公用品报废机制，有利于提高大家的节约意识，规范办公用品的管理和使用。

办公用品的报废，应当以部门形式提交办公用品报废申请表（表7-1-10），经办公室审核登记后，进行报废处理。同时，报废的办公用品不得随意丢弃，而应集中存放、集中处理。

表7-1-10　办公用品报废申请表

【范例】

办公用品管理制度

为规范本单位办公用品的采购、入库、保管、发放、申领、使用等程序，使之管理有序，责任明确，节俭节约，避免浪费，特制定本制度。

一、办公用品的分类

按使用的性质分为日用品和易耗品两类。

其中日用品主要指：签字笔、圆珠笔、铅笔、信封、刀片、胶水、回形针、胶带、气泡袋、大头笔、割刀、刀座、绑带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、复印纸、打印纸、便签纸、橡皮擦、圆珠笔、笔芯、夹子、涂改液、白板笔、荧光笔、记事本、线插板、插座、剪刀、订书机、计算器、装订机、档案夹、印泥、一次性纸杯等价值较低的日常办公用品；易耗品为：打印机墨盒、复印机墨盒、刻录光盘、优盘等易消耗的办公物品。

二、办公用品的管理责任(www.xing528.com)

本单位日常办公用品（单品价值1000元以下）的管理归口为单位办公室。每月25号前，各部门须制订相应的次月办公用品采购计划报单位办公室，办公室根据采购计划及库存情况，完成办公用品需求统计表，并制定办公用品采购表，报行政主管审核。当月的支出应当限定在报批的计划经费之内，如有超支的需要列出超支的理由，超支极大的需书面解释。

三、办公用品的申请

办公用品的采购申请需要填写“办公用品采购申请表”（表7-1-1）。单位办公用品的申请由各部门根据自己部门的办公需要，及时地提出采购申请。“办公用品采购申请表”经部门负责人签批，统一向单位办公室进行申请。

对于临时急需的办公用品采购需求，各部门可填写“临时急需办公用品请购单”（表7-1-4），写明急需采购的物品名称、规格、数量、请购理由等信息，经部门主管领导签字确认后，提交单位办公室。

四、办公用品的采购

各部门填写的“办公用品采购申请表”在得到批准后，交到单位办公室进行汇总。办公室工作人员根据库存情况及办公用品采购申请情况，完成“办公用品需求统计表”（表7-1-2），并据此制定“办公用品采购表”（表7-1-3）交行政主管审核。

办公用品的采购，由办公室负责。办公室须派专人把握好办公用品的价格行情，做好供应商的比较、甄选工作，坚持“货比三家”原则，尽最大可能控制好办公用品的采购成本。

办公用品到货后，由专人负责验收入库，验收的结果，应及时填写在“办公用品采购验货单”（表7-1-5）中。

五、办公用品的库存控制

办公用品的库存控制由办公室负责。办公用品入库之初，需填写“办公用品库存控制卡”（表7-1-6），注明办公用品的存放位置，并将办公用品的入库、出库情况，及时更新到库存控制卡内。办公用品保管员要根据库存控制卡的记录情况，及时提出办公用品采购建议，以维持办公用品的充足库存。

六、办公用品的发放和领用

各部门申请的办公用品应当及时发放。

日常办公需要的办公用品，由办公室在每月初例行发放。办公室工作人员须根据实际情况，及时填写“办公用品发放情况登记表”（表7-1-7），并请相应人员签字确认。

在办公中临时短缺的办公用品，各部门须填写“办公用品领用申请表”（表7-1-8），经部门主管和行政主管审批后，到办公用品保管员处进行申领。办公用品保管员要做好办公用品领用申请表的审核记录工作，并将办公用品的领用情况，及时更新至“办公用品领用登记表”（表7-1-9）内。

七、办公用品的保管

办公用品的保管，由办公室负责。办公室须派专人，开辟专门空间，进行办公用品的保管。

每种办公用品入库之初，办公用品管理员须制作并填写“办公用品库存控制卡”。在保管工作中，卡内信息必须与库存实际情况保持一致，做到账物相符。

办公用品库房必须保持干净、整洁，通风、干燥，并配备相应的消防应急措施。办公用品保管员负责库房内办公用品的整理、取用和安全、卫生工作。

每半年进行一次办公用品盘点。由办公室、监察部、财务部各派一人组成盘点小组，对办公用品进行盘点。盘点内容包括检查相应的办公用品的存在情况、问题情况，并让相应的保管人签字确认，以便及时地发现问题、处理问题。

八、办公用品的节约使用

单位全体职工必须树立节约意识，合理、正确使用办公用品。

办公室负责对各部门办公用品使用情况进行监督，对于肆意浪费、随意丢弃办公用品的情况，应当在单位内部予以通报批评。

九、办公用品的报废

实行办公用品定期报废制度。

对于不能正常使用的办公用品，各部门依据自身情况，以月或季为单位，提交“办公用品报废申请表”，经行政部门审核登记后，进行报废处理。

报废的办公用品，由办公室负责进行回收处理，以求极可能地开源节流。

十、本制度的实施时间

本管理制度于20××年××月××日起实施。

××××公司办公室

20××年×月×日