办公室工作实务指南：办公用品日常管理说明

办公用品的日常管理，具体涉及办公用品的库存控制、发放、申领及日常保管等方面，目的是保持办公用品的效能。

1.办公用品的库存控制

完成办公用品的采购和验收流程后，即进入办公用品的入库环节。办公用品保管员在接收物品后，应立即为每一种物品建立办公用品库存卡，用以登记、接收和发放物品，并随时掌握办公用品的库存情况。库存控制卡（表7-1-6）的内容包括物品名称、库存号、存放位置、最大库存量、最小库存量、再订货量、日期、入库记录、出库记录、剩余库存量等信息。

表7-1-6　办公用品库存控制卡

办公用品的库存控制即根据单位办公用品的实际消耗情况，确定合理的库存，这是办公用品日常管理的核心工作。如果办公用品库存太多，不仅占用资金，增加库存成本，还会造成管理成本上升；如果库存过少，有可能出现办公用品不足以支撑日常办公需求，从而影响办公效率。因此，有效的库存控制对于一个单位的正常运转起着很大的作用。

（1）最大库存量

这是一项办公用品应该存储的最大数量，这个数字的确定是由存储费用、存储空间及办公用品的保存期限所决定的。超过最大库存量，可能会导致存储费用增加、办公用品过期等问题。

（2）最小库存量

库存余额达到最小库存量时，就必须采取紧急行动检查是否已经订货，并与供应商联系，确定可以接受的交货时间。紧急时有必要向供应商紧急订购，以保证货物在很短的时间内就能交货。

（3）再订货量

这个数字是由物品的平均使用量、物品交货的时间长短来确定的，当库存余额与再订货量接近时，就意味着必须订购新的货物来使货物的余额达到最大库存量，以保证业务的正常运行。

（4）重新订购线计算

重新订购线=日用量×物品发放时间+最小库存量。

如规格为70克的A4复印纸，日用量为5000页（10包），物品发放时间为1周（7天），最小库存量为200包，则该规格复印纸的重新订购线为10×7+200=270，即库存量为270包时应当启动采购流程。

2.办公用品的发放

对于按部门需求采购而来的办公用品以及年初、季度初、月初例行发放的办公用品，一般采用行政部门集中发放的形式进行分配。为了避免办公用品浪费，物品发放可以采取以下方法：指定人员发放；根据单位相关制度定期发放；制订紧急需要办公用品的处理程序；办公用品发放后要做好登记与盘点；定期公布各部门办公用品使用情况，促使大家节约。

表7-1-7　办公用品发放情况登记表

办公用品的发放应由专人负责，按程序进行，发放的时间应当固定，同时要将办公用品的发放情况及时登记，做到账物相符。对重点部门、重要项目，在物品发放时应当予以支持，优先保证其工作需要。

3.办公用品的申领

对于临时产生的办公用品领用需求，以及按需提供办公用品的单位，可采用申领的方式进行办公用品的配给。即有需求的部门或个人向行政部门提交办公用品领用申请表（表7-1-8），经办公室主管领导签字确认后，按需配给办公用品。

表7-1-8　办公用品领用申请表

(www.xing528.com)

办公室工作人员在接到审核完毕的办公用品领用申请表后，应第一时间按申请内容准备好相应物品，而后通知申请人员前来领取。在双方确认好物品名称、数量、规格后，应及时在“办公用品领用登记表”（表7-1-9）上进行登记。

表7-1-9　办公用品领用登记表

4.办公用品的保管

办公用品的保管必须由专人负责，并且开辟出专门的区域或库房进行存放。办公用品保管员不仅要经常检查办公用品的数量、使用状态，还要定期盘点，为办公室制订采购计划提供建议，同时要加强库房管理，注意防火防盗。

（1）专人保管

办公用品的保管一般要设专门的库房和专人进行管理。

办公用品保管员要经常检查库房内的物品，防止损坏、变质、变形，并对存货量进行整理以使其得到有效利用。在保管工作中，要及时登记保管账卡，定期（季度或半年）清理库存，做到账物相符。

保管员还要根据库存和需求情况，定期提出采购计划。在做计划时，要注意防止物资积压，努力压缩库存，做到节约资金。

（2）定期盘点

提高办公用品的利用率是办公用品保管员的责任。办公用品的利用率，是指办公用品的利用量与可能利用的存货量之比。为提高办公用品的利用率就必须防止办公用品的丢失破损，除满足办公的使用目的以外不作他用。同时，必须确认办公用品没有丢失和破损。而要达到这些目的，须对办公用品定期进行盘点，盘点方法为：

①将办公用品的入库情况、发放情况和领用情况登记在台账上，将存货量与账簿上的存货量比对，找出错漏之处，并及时查明原因。

②在特定时日按照“办公用品库存控制卡”登记的情况对存货量进行检查，发现问题，及时解决。

③为方便盘点，必须在各办公用品上贴上管理序号。

（3）注意库房安全

库房内的各种物品要摆放合理，并做到整齐、美观。对库房还要注意加强安全防范工作，经常进行安全检查，防止各种意外事故的发生。

①储藏间或物品柜应上锁，保证安全，减少丢失，储藏间需要的面积取决于单位的大小。

②各类物品要清楚地贴上标签，标明类别和存放地，以便能迅速找到物品。

③新物品置于旧物品的下面或后面，先来的物品先发出，保证物品不会因过期而销毁。

④体积大、分量重的物品放置在最下面，以减少从架子上取物时发生事故的危险。

⑤小的物品、常用的物品，如订书针盒等，应放在较大物品的前面，以便于查找。

⑥储藏间要有良好的通风条件，房间保持干燥。

⑦储藏办公用品应有良好的照明，以便容易找到。

⑧储藏间应配备必要的消防设施、应急设施，防止火灾、水患。