智能财税共享服务解决商旅费用报销问题

任务1中的费用报销流程代表了传统费用报销流程，在费用控制与管理方面存在如下问题：

1.费用报销慢，效率和服务水平低

1）填报不规范、报销不及时

由于是全员根据实际消费的各种原始凭证人工填制报销单，在企业实务中报销工作往往要耗费报销人的大量时间。而普通员工又很难具备专业的财务和税务知识，从费用项目、交易类型的选择到实名制长途交通票据的增值税计算抵扣，对于普通员工都是报销单填制难点，因此容易造成报销单因填报不规范而被驳回、重新填写的问题，这会进一步降低费用报销的流程效率。

2）审批环节多，审批周期长，审批责任不明确

从业务单元可能存在的多级业务审批、财务审批，到财务共享服务中心审核，审批周期比较长，而不同审批环节审批的要点与职责区分并不明确。

3）报销单据需要人工校验

传统费用报销流程虽然有了事前申请，但报销单所附原始凭证大多还是实报实销，即事后根据实际发生并取得的物理原始凭证进行报销单填报。物理凭证的合法性、合理性都需要各审批环节人工审核，审核效率低，还容易出现人为差错。

2.费用管控落后，管控弱

1）费用管控依靠人工

由于没有信息系统的支持，业务负责人事前审批费用申请时无法准确掌握费用预算及预算执行结果的数据，只能由人来主观控制。而业务负责人出于对业务经营结果的担心，一般情况下审批员工差旅申请时只看重出差事项、不太看重费用预算以及费用标准的管控。

2）预算无法实现事前管控

商旅预订大部分由员工自主完成，在报账后才审核预订结果，对差旅预订过程无管控，很多超预算、超标准的商旅费用，出于各种原因和各类超标理由，往往都能获得高层领导的特批而依然得以报销。(www.xing528.com)

3.数据信息不对称，风险高

1）业务数据真实性难以验证，增加财务风险

费用报销流程中的审核人员仅能审核原始凭证，对于原始凭证的业务发生和金额真实性无法验证，企业会面临员工虚假报销的风险。

2）报表数据不及时、不准确，增加管理风险

手工报销的数据滞后，无法在费用发生后及时进行数据分类汇总、发现风险并恰当应对，企业费用管理风险增加。

4.信息不完整，难以及时管理

1）无法及时准确了解费用支出细节

只有代表费用发生结果的原始凭证（如出差地发生的出租车票），没有反映费用发生情况等数据的原始凭证（如上下车地点是否与出差目的相关等）。

2）难以对费用发生过程进行管控

除了事前商旅出差申请审批外，商旅过程中费用的发生不受企业控制，企业只有在员工事后报销时才能知道费用发生的项目和金额。

根据艾瑞咨询《2019年中国商旅管理市场白皮书》显示，2018年中国商旅管理市场的交易规模为2 261.2亿元，差旅费用高达2.4万亿元，占据了全球差旅费用支出的25%。然而，根据商务旅行和商务会议组织全球商务旅行协会（Global Business Travel Association，GBTA）2018年的统计显示，中国商旅管理的理念渗透率平均系数为7%，而欧美企业的平均值为25%。商旅成本已成为企业运营管理中仅次于人力成本的第一大可控成本。如何智能化改变商旅，让出行更高效、让服务更便捷，已是企业商旅及报账服务的新趋势。