备用金是企业拨付给非独立核算的内部单位或工作人员备作差旅费、零星采购、零星开支等用的款项。预支备作差旅费、零星采购等用的备用金，一般按估计需用数额领取，支用后一次报销，多退少补。对于零星开支用的备用金，可实行定额备用金制度，即由指定的备用金负责人按照规定的数额领取，支用后按规定手续报销，补足原定额。
备用金借支管理
备用金借支管理主要有以下面内容，如图4-11所示。
图4-11 备用金借支管理原则
1．备用金的申领
备用金实行限额管理，备用金限额根据单位日常业务7日内零星开支所需要的现金量核定。下列经济业务事项，可以使用备用金，如图4-12所示。
图4-12 备用金的使用情况
备用金使用由部门负责人签字批准，部门负责人为备用金借款的第一责任人。实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用、转借他人或用于其他用途，一经发现，将严肃处理。
2．备用金的报销
因公在省内出差的人员必须携带现金的，应当填写借据，经单位主管财务领导审批后从备用金中借取。出差返回后，应在5 个工作日内报账，不得长期拖欠，如因单据不全或其他原因不能及时报账的，应先将余款交回报账员，待手续完备后随即报账。(www.xing528.com)
报账员凭用款人提供的合法原始凭证支付备用金，并履行以下程序，如图4-13所示。
图4-13 备用金的报销程序
特别提示
因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围；使用部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。经管人员必须按月定期向公司财务部申报备用金使用情况，前账未清，不得继续借款。对因特殊原因不能按时结算的，须提前向财务负责人说明原因，经财务负责人同意后，方可延期。
备用金的管理不论采用何种办法，都应严格备用金的预借、使用和报销的手续制度。（如图4-14所示）
图4-14 备用金预借、使用及报销流程
备用金保管
各单位应当建立健全备用金的保管制度，完善保管措施，确保备用金安全。各单位出现备用金短款或长款，要及时查明原因，并如实向主管财务领导汇报，经批准后按照有关规定做出相应处理，不得擅自处理。报账员应当定期与核算中心进行对账，做到账实相符。各单位不得擅自从所取得的现金收入中提取补充备用金，坐收坐支。主要有以下几方面需要注意，如图4-15所示。
图4-15 备用金保管的注意事项
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