一个成功的人,善用他的时间,是最大成功因素之一。企业发展到今天,一个业务主持者,时间不够用,往往是普遍的现象,既然谁也无法获得比别人更多的时间,那么,惟一的办法是如何计划充分利用你的时间。
第一,充分利用时间
如果想要成功的分配时间,你可以使用估计、分配与控制等方法,你还可以使用排定事件先后次序、工作时间表以及分配任务等方式,来在达到目的。只要开始将所有的活动按部就班的作成记录,工作效率自然就会增高,这必须在做完一件事后,就尽快的记录下来,而且,即使是小事,也不容忽略。
第二,排定处理顺序
“对于各种不同的事,是否分配了恰当的时间去做?”“是否将有限的几小时利用得有效?”要将这些问题放在前面思索,仔细地分析所有的活动,然后,就必须决定何事应先处理。有许多人都从公文堆最上面的一件开始做,结果很可能使堆在下面的旧公文“越陈越香”了。很多事,就是如被搁置以致成了无法解决的问题。
要避免这种错误,只有在每天晚上或早晨,坐在办公桌前先看看那些堆在案上东西,花点时间浏览一番,并且归类,分成数堆,再分别缓急依次排好,这样,“陈年老酒”就可绝迹了。
第三,分派工作
当你应用这原则去处理事情时,一定会发觉有些已拖延了好几天,甚至好几个星期。如此一来,你就该去查明产生这种拖延现象的原因,相信你经常会发现有些职员,拿了薪水却没做他分内的事。你是老板,那么就完全看你怎样防止这类事重演了。通常这种情况下,是应该实施企业管理上的分层负责制度。有人使用下列的方法来改进:
(1)决定那些事由秘书处理;
(2)将一些工作分配给助手做;
(3)然后看看其余的,再次决定那些仍可由秘书或助理“分忧”,此外,就该自己下厨了。
第四,分配时间
当你注意今天的每一件工作时,就必须决定该花多少时间在这上面,我们把这称为“分配时间”。一大早,口述和笔录大约要30分钟,接下来30分钟就该和老板讨论了,也许你还得要15分钟的时间去应付求职者。如果你九点上班,现在已经十点四十五分了。午餐前,也许要和采购部门接洽,而且说不定还得赶到市区去别的事哩!这就是“时间分配”。它的秘诀是要确定你眼前的工作,到底要用多少时间,那也中只有“经验”这位先生才能帮忙了。只要这样做,你将会很快的发现不必要的琐事,都已分配给属下操心去了,再不会溜到你工作表上,这可替你省掉不少的麻烦。
有一位身任数家商业杂志社的总编辑,要求属下把信件都送到他办公室里,他必须拆信、看信,再把信件分成若干堆,决定分给属下那位编辑处理,接着亲自送到每人桌上。整个过程平均就一个钟头,于是,他每天加班,要不然就带着“家庭作业”下班,才有办法把工作完成。除此以外,更坏的是他的编辑人员,不得不等他送信来,是整个编辑部门成天都是口述作业。这位总编辑之所以会这样,就是他想知道属下究竟是在做什么事。但终于,他觉悟到自己只是在虚耗时间。以后,他的编辑开始直接收信,并做成新闻或新动态的摘要呈给他了,事实证明以往他一直浪费了大半的时间,因为几乎有四分之三的信件是向废纸篓报到的。
第五,排定时间表
某大石油公司的一个训练主管,为推销员设计了一个预估工业产品推销方法,他给每人一张表格,并建议他们在每周开始前将它填好。填表只要半个钟头,但在填完后每个人都要找出访问客户的最佳途径,而且每个停留点上所该做的事,也都记在上面,再不会被遗忘掉了。把事情依其重要性列成表,从最重要的开始做,完成后,核对一下,再从表中删掉它。何时开始做记录表并不重要,重要的是你心中必须经常有时间表的观念。
这类表的主要作用是,你一次只能做一件事,如果一心两用,做东做西,那你就已经消失了处理眼前事的能力。
第六,应付意外事件
火车、飞机、公共汽车、轮船等依时间表运行,但依然会有意外事件,同样的情形也可能发生在你身上,所以,为意外事件留时间,是很明智。某百货公司的经理,早计划在星期一举行大减价,而很不巧的,星期日恰好是该公司一年一度的员工野餐活动。当天艳阳高照,是个很难得的好日子,结果星期一早晨,四分之一的职员因阳光炙伤而请假,筹备已久的大减价就因而流产了。这就是未预留处理意外事件的时间的一个例子。
聪明人有三个预防此类事件发生的方法:第一,每件计划都留有多余的预备时间。第二,努力使自己在不留余地,又饱受干扰的情况下,完成预计的工作。这并非不可能,事实上,工作快的人通常比慢吞吞的人做事精确些。第三,另准备一套应变计划。
假使你为每件工作立下时间限制,你将发现,有三件事已经做成功了:
(1)迫使自己在规定时间内完成工作。
(2)对你自己的能力有了信心。(www.xing528.com)
(3)你已仔细分析过将做的事了,而把它们分解成若干意境单元,是正确迅速完成它们的必要步骤。一旦拟定了目标,计划好时间表,剩下的关键就是快动手去做了。
第七,赢取时间的办法
1．把特别重要的事,依重要性排列,这件工作,你可以在周末或前一天晚上就安排妥当。套名俗话说:“预则立,不预则废。”凡事要把握先机。
2．每天早晨比规定时间早十五分钟或半个小时开始工作,这样,你非但立下好榜样,而且有时间在全天工作正式开始前,好好计划一下。
3．开始做一件工作前,应先准备好,把所有需要的资料、报告放在桌上,这样将免得你为寻找遗忘东西浪费时间。
4．利用电话、电报、信件和像口述机一类的装备,以节省时间。
5．购买各种书籍、手册,尽可能吸收及准备知识,这样可增进你处事能力,减少时间浪费。
6．把最困难的事搁在工作效率最高的时候做,例行公事,应在精神较差的时候处理。
7．养成将构想、概念、凭据及资料,存放在档案里的习惯,在会议、讨论或重要谈话之后,立即录下重点,这样,虽事过境迁,但仍会记忆犹新,因为没有比忘记履行诺言更严重的事了。
8．训练速读:想想看,如果你的阅读速度增快2－3倍,那么行事效率该有多高?这并不难做到,书店及外界都有增进你这些能力的指导训练书籍。
9．别让闲聊浪费你的时间:让那些上班时间找你东拉西扯的人知道,你很愿意和他们谈天,但却应在下班以后。
10．利用空闲时间:它们应被用来处理例行工作的,假如哪位访问者失约了,也不要呆坐在那里等下一位,你可以顺手找些工作来做。
11．充分发挥你手提箱的功用:把文件有条不紊的排好,知道哪些东西在哪个位置上,这样就可避免费事去找东西,更不会再有与人洽谈时,翻箱倒柜的事。
12．琐事缠身时:务必果断地摆脱它们。尽快地把事做完,以便专心一致地处理较特殊或富创造性的工作。口述时,只述重点,其余就让秘书或助手来替你做,只要使他们知道你期待他们要做什么事就可以了。
13．管制你的电话:电话虽然不可缺少,但如果完全被你太太或朋友占用了,那这工具岂非像一个被埋没掉的天才?还有,在拿起电话前,先准备好每件要用的东西,如纸、笔、姓名、号码及预定话题、资料等。
14．该做的事都放在桌上,以免遗漏。
15．晚上看报:除了业务上的需要外,尽可能在晚上看报,而将一日之计的宝贵光阴,用在读信、看文件或思考业务状况上,这样将可使你每天工作更加顺利。
16．开会时间最好选择在午餐或下班以前,这样你将会发现这段时间,每个人都会很快地做成决定。
17．当你遇到一个健谈的人来访,最好站着接待他,奇怪吗?这样他就会打开窗子说亮话,很快就道出来意了。
18．将相关的工作列在一起:举例说,你应口述数小时,或该与属下连串的讨论,如此会使你较有概念。
19．休息片刻:来杯咖啡、茶、冷饮,甚至只要在窗前伸个懒腰,就足够使你精神抖擞了。
20．沉思:每天花片刻时间思索一下你的工作,可寻求出各种增进工作方法及满意的灵感,受益匪浅。
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