小李是某高校的大学老师，每年学生的毕业论文都是通过邮件发送的，每次看到学生五花八门的邮件格式，小李老师都是哭笑不得。
思考：商务人员需要掌握哪些邮件礼仪？
见字如面。在商务活动中，你可能第一次与合作方或其他公司的员工交流就是使用电子邮件，他们对你印象的唯一来源就是邮件。因此，使用电子邮件，要注意礼仪规范。
一、发送邮件的礼仪
1.关于主题
主题要提纲挈领，添加主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。
（1）一定不要空白标题，这是最失礼的。
（2）标题要简短，明确；不宜冗长。
（3）标题要能真实反映邮件的内容和重要性。
（4）一封邮件尽可能只针对一个主题，不在一封邮件内谈及多件事情，以便于日后整理。
（5）可用大写字母或特殊字符来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便用“紧急”之类的字眼。
（6）回复对方邮件时，应当根据回复内容更改标题，不要“RE”一大串。
（7）主题千万不可出现错别字和不通顺之处。
（8）对于外部邮件，最好写上来自××公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存。
（9）不发无意义的邮件。
2.关于称呼与问候
（1）恰当地称呼收件者，拿捏尺度，忌不称呼，忌乱称呼，称呼应第一行顶格写。
邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼“大家、All”。
如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“××经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“××先生”“××小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要随便用“Dear xxx”，显得很熟络。
不少人写邮件一上来就直接说事情，给人的感觉是“你应该知道我是谁”；有的至多用个“你好”，这些都是不礼貌的做法。
（2）邮件开头、结尾最好要有问候语。
开头问候语是称呼换行空两格写，最简单的开头写“Hi”，中文的写“你好”或者“您好”。
结尾常见的写“Best Regards”，中文的则写“祝您顺利”之类的，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。
“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，但还是应注意尺度，不然会适得其反。
3.邮件正文
（1）正文要简明扼要，行文通顺、重点突出、段落清晰。
若对方不认识你，应当首先说明自己的身份；如果具体内容确实很多，正文应只作简单介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述；多采用主动语气，让收件人知道是谁来做这件事情。
（2）选择恰当规范的语言进行表述，应符合书面语言表达，不要使用口语，避免情绪化用语，慎用含有敌意的词句或者批评的语气。
根据收件人与自己的熟络程度、等级关系，邮件是对内还是对外性质，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。邮件发出前站在对方的角度感受一下。尊重对方，“请、谢谢”之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。
（3）正文多用1234之类的列表，以清晰明确。
（4）一次邮件交代完整信息。最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚、说准确。不要过两分钟发一封“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
（5）尽可能避免拼写错误和错别字。这是对别人的尊重，也是态度认真严谨的体现。在邮件发送之前，务必仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。
（6）合理提示重要信息，可使用大写、粗斜体、颜色字体等，但过多使用提示会让人抓不住重点，影响阅读。
（7）合理利用图片、表格等形式来辅助阐述，引用资料时要注明出处。
（8）慎用表情符号。
（9）文字不能太过拥挤，应保持一定的字距和行距。
（10）转发或回复邮件时，应保持原邮件格式和内容，不要刻意压缩或隐淡字体。
（11）邮件的总体结构应符合“第一段与最后一段是重点”，要主动说出你期待对方做的事。
电子邮件的撰写，应该掌握由上而下的重点，也就是说，重点在最前面的第一段。如果信件很长，最好在结尾的部分，再度强调重点。当你想要收件者采取行动时，如果电子邮件的内容长，在信件的一开始，就说明你的要求。如果内容很短，不超过一个屏幕可以读完，就直接在信件内容的结尾提出要求。
4.附件
（1）如果邮件带有附件，应在正文里提示收件人查看附件。
（2）附件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理。
（3）正文应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。(www.xing528.com)
（4）附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包成一个文件。
（5）如果附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式，以免影响使用。
（6）如果附件过大，应分割成几个小文件分别发送。
5.结尾、签名、日期
每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚地知道发件人信息。
（1）签名信息不宜过多。
（2）不要只用一个签名档，对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。
（3）签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免出现乱码。字号一般应比正文字体小一些。
（4）邮件的日期要明确，最好明确到年月日时，以免双方认知不同而产生误会。
6.收件人、抄送人
收件人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的人，理应对邮件予以回复。抄送人则只是需要知道这回事，被抄送的人没有义务对邮件予以响应，当然如果被抄送的人有建议或意见，可以回邮件。
请示性的邮件一般只有一个收件人，不可随意抄送不相关的人。收件人（包括抄送人）若为一个以上，不论在邮件地址位置、正文位置还是附件内，均需要排序。最合理的方式是按照职务高低排序，同样职位按姓氏拼音顺序排，不了解职位时可以按照拼音顺序排，但重要邮件不建议这样做，尤其是重要客户。有内外之别时，以客为先。
抄送邮件的作用为如下几个。
（1）让自己的领导和对方的领导知道在做什么。
（2）让与该项工作相关的人知道事情的进展，保持信息对称。
（3）当遇到困难的时候可以请求抄送领导的援助。
二、邮件回复、转发的礼仪
1.及时回复邮件
及时回复邮件是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件，对于一些优先级低的邮件可集中在一个特定时间段处理，但一般不要超过24小时。如果无法及时确切回复，应告知原因并约定回复时间。记住：及时作出响应，哪怕只是确认收到邮件。
如果你正在出差或休假，应该提前告知或设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
2.回复原则：有针对性、清楚、简洁、礼貌
（1）回复应让对方理解，避免反复交流，浪费时间与精力。
（2）回复不得少于10个字，以显示出你的尊重。
（3）不要就同一问题多次回复讨论，回复超过3次应采用电话沟通等其他方式进行交流后再加以判断。
（4）邮件回复时尽可能保留原邮件主题。
3.区分单独回复和回复全体
（1）只需要一个人知道的事，就回复给一个人。
（2）你对发件人提出的要求给予的响应，应回复全体；
（3）你对发件人提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通。
（4）好的事情可以抄送给他人，不好的事情尽量一对一处理。
（5）点击“回复全体”前，要三思而行。
4.主动控制邮件的来往
为避免无用的回复，浪费时间，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”“无须行动”“仅供参考，无须回复”。
5.保存好发邮件的证据
有时候邮件可能因网络问题不能按时送达，也可能不小心被收件者删除，怎么办？在发邮件时给自己抄送一份，或者保留在发件箱里。同样，其他人发给你的工作邮件也要保留三个月以上再考虑删除，以备发生问题时作为证据。
6.转发邮件要突出信息
转发之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。如果有需要，还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将回复了几十次的邮件发给他人，让人摸不着头脑。
转发邮件要注意自己承担的角色，不要教导上司，更不要和上司抢功。
事例一：上司看了一篇很好的关于管理的文章，并把文章发送给下属，也抄送给了副总经理和总经理，结果副总经理脸色变了。副总经理误认为在质疑他的领导和管理能力，否定他的管理权威和形象。
事例二：公司新开发的系统顺利上线，小王把此消息发给了各部门主管，也抄送给副总、总经理和董事长，结果副总经理不高兴。小王的上司告诉他，我们只对自己的直接上级负责，不要越级报告，除非领导亲自指派。报告给总经理、董事长由副总经理去做更合适，因为副总经理也需要得到老板的肯定。
7.不要假公济私
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