超市管理信息系统: POS与MIS融合的商业管理解决方案

1．什么是超市管理信息系统

超市管理信息系统就是对商品的进、销、调、存四项基本活动所产生的信息进行采集、加工、整理、分析、传递和反馈的系统，使商品的营销管理现代化。超市管理信息系统是将前台POS系统的信息收集、后台MIS系统的信息分析与管理融为一体的商业管理信息系统。超市管理信息系统是商业管理信息系统的一种，它应用收款机设备与光学自动读取装置等相关周边设备，在销售的同时，收集每种商品的相关资料，传至相关的计算机，再配合进货、盘存等相关作业所产生的资料，产生精确的商品销售情况，提供给企业管理者，作为其制定经营方针和决策的正确依据。

2．超市管理信息系统的特征

超市管理信息系统因为其所处领域的特殊性，与一般意义上的管理信息系统相比，有如下几个特征：

（1）数据处理强度高、数据交换频繁

由于超市（特别是我国大型的、仓储式的连锁超市）往往规模很大，顾客流量很大，因此，连锁超市计算机管理系统的数据采集点很多，单位时间内需要加工处理的数据量很大。同时，由于超市管理信息系统的一个最终目的是辅助高层管理人员进行经营决策，只有经过大量的统计计算才能得到辅助决策的有用信息。此外，超市管理信息系统是一个开放性的系统，它需要与外部系统随时进行大量的数据交换，如电子消费卡与银行系统的数据交换，连锁超市信息与连锁超市信息数据的交换，商品信息与各种商品信息库和各种电子订货系统（EOS）的数据交换等。

（2）数据处理的实时性强

超市管理信息系统，尤其是前台销售系统需要面对成千上万的顾客，因此数据处理的实时性很强。此外从管理角度看，管理人员迫切需要实时掌握整个超市的进、销、调、存情况，从而使超市在如同战场般激烈的商业竞争中立于不败之地。

（3）超市需求的自由化和多样化

超市激烈的竞争与行业管理的自由化，决定了各个超市对管理信息系统的需求尽管存在一定的共性，但也包含着巨大的差异。

3．信息系统的生命周期

从宏观上讲，任何一个信息系统的生命周期都可以分为系统规划、系统分析、系统设计、系统实施、系统运行和维护五个阶段。

（1）系统规划阶段

系统规划阶段的任务是对企业的环境、目标、现行系统的状况进行初步调查，根据企业目标和发展战略，确定信息系统的发展战略，对建设新系统的需求做出分析和预测；同时考虑建设新系统受到的各种约束，研究建设新系统的必要性和可能性。根据需要与可能，给出拟建系统的备选方案。对这些方案进行可行性分析，写出可行性分析报告。可行性分析报告审议通过后，将新系统建设方案及设计计划书编写成系统设计任务书。

（2）系统分析阶段

系统分析阶段的任务是根据系统设计任务书所明确的范围，对现行系统进行详细的调查，描述现行系统的业务流程，指出现行系统的局限性和不足之处，确定新系统的基本目标和逻辑功能要求，即提出新系统的逻辑模型。系统分析阶段的成果体现在系统的说明书中。

（3）系统设计阶段

系统设计阶段的任务是根据系统说明书中给定的功能要求，考虑实际条件，具体设计实现逻辑模型的技术方案，这个阶段的技术文档是“系统设计说明书”。(www.xing528.com)

（4）系统实施阶段

系统实施阶段是将设计的系统付诸实现的阶段。这一阶段的任务包括程序的编写和调试，人员培训，数据文件转换，计算机设备的购置、安装和调试，系统调试与转换等。这个阶段的特点是几个互相联系、互相制约的任务同时展开，必须精心安排、合理组织。

（5）系统运行和维护阶段

系统投入运行后，需要经常进行维护和评价，记录系统运行的情况，根据一定的规格对系统进行必要的修改，评价系统的工作质量和经济效益。把不能修改或难以修改的问题记录在案，定期整理成新需求建议书，为下一周期的系统规划做准备。

4．超市管理信息系统的功能扩展

某某超市管理信息系统的建立虽然起到了很好的促进作用，但随着时代的发展，系统还应该从以下几个方面继续扩展。

（1）超市管理信息系统应适当增加商务智能功能

商务智能是通过对已有的数据进行分析，分析已发生的情况，预测将来可能发生的情况，产生报警数据和预测分析数据，探测市场运作规律，给经营决策者以明确具体的提示。目前多数的MIS系统主要侧重于大量数据的采集、加工处理，主要解决手工效率低与数据信息量大的矛盾。它提供的结果通常还是纸介质产品，一般主要是账簿、报表、凭证等传统形式。可以这样评价传统的MIS系统——它基本上是仿生手工系统，是手工信息系统的机械化和自动化。一些MIS系统后来增加了分析报表功能，但也只是一般的统计分析报表。在所有MIS中都要对海量数据进行相应的加工处理，但基本上都没能利用这些海量数据中所蕴藏的经营视点和市场规律。增加商业智能就是运用数据仓库、在线分析和数据挖掘手段来处理和分析数据的技术，其基本工作原理是通过对数据进行抽取、清洗、聚类、挖掘、预测等处理来产生可透析的各种数据，并以适当的方式表示出来。商业智能的主要应用对象是销售分析、商品分析、顾客分析、供应商分析和营销人员分析等。例如对销售分析，商业智能从商品的架构、类别、品牌、日期和时间段等角度出发，去分析商品的毛利、毛利率、进销比、赢利能力、同比、环比等。这样通过多视角对海量销售数据进行分析，可以得到较准确的情报和有指导性的提示。由于进行智能分析需要相应的数学模型和算法，目前尚缺乏完全成熟的方法和模式，所以需要进一步地开发和探索。在不断的研究和探索中，方法和模式也将不断地发展和改进。在目前的商业智能处理中，主要还是根据实际的需要和特点，部分地进行分析处理。分析的结果可以用不同的形式表现出来，除了传统的账簿、报表外，还可以用图形、曲线，甚至是多媒体来表现，使分析结果直观明显地表现出来，节省决策者了解分析结果的时间，强化变化趋势，使其效果更明显。对系统加强一定的智能化处理，如：通过销售统计来分析商品的时间周期性、季节性，各供应商及所提供商品畅销程度、滞销情况、获利贡献等内容；根据物流管理系统提供的有关分析信息，对经营的商品以及商品的供应商进行排队；按排队情况，对商品和供应商采取一定方式的淘汰制，通过这种方式取缔较差商品和“不良”供应商，开拓更具竞争力的名优货源，扩大企业知名度，提高社会效益，为商业企业的长远发展奠定基础，并最终提高经济效益。

（2）超市管理信息系统应加强物流管理

超市，特别是连锁超市中物流管理是很重要的方面，它不仅关系到成本，而且关系到形象和信誉。物流管理主要是指商品从采购、进货、入库、出库、销售到个别商品的退货和返厂的整个过程。当前超市物流管理部分包括常规的进销存系统和相应的配送中心系统。一般的进销存系统完成商品流转全程的反映监督和控制；配送中心系统主要实现商品库存的静态和动态管理、EOS系统（电子订货系统）、商品流向统一调度、车辆运输等。

（3）超市管理信息系统向电子商务的转化

电子商务是21世纪商贸领域的一大主流交易方式，超市管理信息系统与电子商务有着直接的关系。从信息管理的角度看，超市管理信息系统在一定程度上可以作为电子商务的基础，经过适当的扩展和升级，就可以实现一定程度的电子商务。但是，由于两者都是以计算机管理和网络技术为基础，容易引起概念认识上的错误。超市管理信息系统要正确对待电子商务的开发和应用。电子商务既不是远不可及和高不可攀，也不是建个网站和做个网页就能实现的事务。它需要一定的社会基础和经济技术基础作后台支撑，特别需要企业内部的电子商务作先行。企业可以利用互联网等条件作广告宣传，可以在企业之间或有一定规模的交易中通过各种方式进行不完整的电子商务活动。但更应重视企业内部的信息化建设，要做好核心的商务过程转化，也就是将现有的商务过程和模型向电子商务过程和模型转化。当然转化核心的商务过程需要新一代的应用系统，需要在构造阶段将应用系统迁移到Web上去，为电子商务提供一个可用的、安全又可伸缩的、易管理的运行环境。充分利用知识和信息的价值搞好电子商务。我国已经加入WTO，超市信息化建设刻不容缓，必须充分考虑与国际接轨。因此，要搞好超市的信息化建设，应该从商业企业体制和运作机制入手，规范基础、面向功能、强化流程。紧紧跟踪国际先进水平，采用高科技手段，作出系统机制灵活、适应市场、应变能力强的现代化超市信息管理系统。

5．将管理融入管理信息系统的重要性

管理信息系统扩展了管理的活动空间，并且在一定的程度上导致了管理方法的改变。不管怎么样，管理信息系统本身是管理的实体，必须有一个相适应的管理系统来将管理信息系统的潜力发挥到极限。在过去，管理信息系统主要包括关系、控制与审核、系统计划、设计、实施的机制，而管理处于一个较低水平的位置。然而，当前管理信息系统几乎跟企业的任何一个领域都有关，同时也影响着高层管理的决策。事实上，管理信息系统在企业中扮演了一个战略的角色，这决定了企业中必须有一些人来扮演信息员，并且每个部门都不能忽略这个角色，所有的决策层的领导都应该参与到管理信息系统中来。

6．结构化分析方法

自从20世纪70年代以来，结构化方法已经被用来建立信息系统的文档，分析和设计信息系统，并一直作为一种重要的方法论方法。结构化是指技术按部就班地实施，每一个步骤是基于前面的步骤的。结构化方法是自顶向下的，从最高层、最抽象层向最低层、最具体的层次发展——从一般到具体。例如，人力资源系统自顶向下描述人力资源功能——人员、利益、赔偿和平等就业机会。这当中的每一个都将被分解成为下一层。再如，利益也许包括养老金、雇员工资、健康和保险。这些层次的每一层都将被分解，直到最低层。传统的结构化方法是面向过程，而不是面向数据的。尽管数据描述是该方法的一部分，该方法集中在数据如何被转换而不是数据本身。这些方法在很大程度上是线性的，一个阶段不可能在下一个阶段开始之前完成，结构化方法包括结构化分析、结构化设计和流程图使用。虽然传统的方法是有价值的，但是它们不灵活，而且耗费时间。结构化分析必须在设计开始之前完成，程序设计必须等到设计产生一个完整的结果才能进行。结构化方法是面向功能的，集中在转换数据的过程上而不是数据上。系统建立人员正在转向面向对象的软件开发、计算机软件工程等方面来解决这些问题。