下面我们以高等学校学籍管理为例说明数据流程图的画法。学籍管理系统从省市招生办公室转来新生名单和档案，使用“学籍表”管理、记录学生从入学到离校整个在校期间的情况。学生毕业时学校将学生的情况提供给用人单位，同时学校定期向上级主管部门报告学生的学籍变动情况。该系统的顶层数据流程图如图5-27所示。顶层数据流程图概括描述系统的轮廓和范围，标出最主要的外部实体和数据流。
图5-27 学籍管理系统的顶层数据流程图
对系统进一步的分析得到，学籍管理包括学生学习成绩管理、学生奖惩管理、学生异动管理三部分。将图5-27展开为第1层数据流程图，如图5-28所示。按照数据流程图的分解原则，图5-27中的各个数据流都必须反映在图5-28上。还有新增的数据流和外部实体。虚线框内是对图5-27中对应处理框的放大。
图5-28 学籍管理系统的第1层数据流程图
下面以P2“成绩管理”为例，详细地说明逐层分解的思路。某校现在实行校、系两级管理学习成绩。学校教学管理科、系教务员根据成绩单登录学籍表；学期结束时，给学生发成绩通知；根据学籍管理条例，确定每个学生升级、补考、留级、退学的情况。教学管理科根据收到的成绩单登录教学管理科存储的学籍表，统计各年级各科成绩分布并报主管领导。补考成绩也做类似处理。据此对P2扩展，如图5-29所示。
图5-29 学籍管理系统的第2层数据流程图
图5-29中存在某些不合理的地方。例如“学籍表”结构是一样的，但是系里存一份，数据管理科也存一份，数据冗余、工作重复，但现实情况是这样，在调查阶段应如实反映。至于新系统应如何改进，可在提出新系统逻辑模型时再考虑。
图5-29中的一些处理还需进一步展开，如P2.1“分析期末成绩”包括以下几项功能：
（1）把每个学生的各科成绩登录在所在班的“学生成绩一览表”中。(www.xing528.com)
（2）根据“学生成绩一览表”在学籍表中填写各个学生的成绩。
（3）根据“学生成绩一览表”评学习成绩优秀奖。
（4）根据学习成绩一览表和以往留级情况（学籍表中有记载）决定学生升级、补考、留级退学。
（5）发成绩通知单，通知补考时间。
由此将P2.1框展开如图5-30所示。在图5-30中，数据存储F2：成绩一览表，只与P2.1有关，不涉及其他处理框，在其他层次的数据流程图中可以不用出现。
在图5-30中，除P2.1.5“确定异动情况”之外，其他各个处理都已十分明确，不需要再分解。
图5-30 学籍管理系统的第3层数据流程图
“确定异动情况”的业务是，在学期结束后，根据学习成绩，学生的异动有四种可能情况：升级、补考、留级、退学。所有考试、考查科目都及格的学生升级；个别科目不及格的学生可以参加补考；一学期有三门考试科目不及格，或者考试和考查科目共有四门不及格者，没有补考资格，直接留级；一学期有四门考试科目不及格，或者考试和考查科目共有五门不及格者，直接退学而不能留级重读。另外，在校期间累计留级两次者也应退学。
根据以上业务，可将P2.1.5分解，如图5-31所示。
图5-31 学籍管理系统的第4层数据流程图
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