1．数据流程图的绘制步骤
要将组织的管理业务整体概括抽象成一个完整的数据流程图，无法用一幅数据流程图完成，必需使用分层抽象绘制的方法。
数据流程图的层次一般不超过10层，各层关系如图5-22所示。分层绘制数据流程图，可以用“数据处理”的复杂程度来控制数据流程图的复杂程度；层次的多少取决于“数据处理”分解的详略层次。
图5-22 各层数据流程图之间的关系
对于不同的问题，数据流程图可以有不同的画法。一般情况下，应遵循“由外向里”的原则，即先确定系统的边界或范围，再考虑系统的内部；先画加工的输入和输出，再画加工的内部。具体步骤如下：
（1）识别系统的输入和输出，画出顶层图
即确定系统的边界。在系统分析初期，系统的功能需求等还不很明确，为了防止遗漏，先将范围定得大一些。系统边界确定后，越过边界的数据流则是系统的输入或输出，将输入与输出用处理连接起来，并加上输入数据来源和输出数据去向就形成了顶层图。
顶层（又称为0层）数据流程图指每个系统的最高级流程图，每个系统只有一个，图中只抽象出系统的最基本的功能，具有较为统一的一般形式，如图5-11所示。
（2）画系统内部的数据流、加工与文件，画出一级细化图
从系统输入端到输出端，反之也可，逐步用数据流和加工连接起来，当数据流的组成或值发生变化时，就在该处画一个“数据处理”，同时画上数据存储文件，并表明数据流是流入还是流出该文件。然后，再检查系统的边界，补上遗漏输入、输出数据流，删去系统没有使用的数据流。
（3）加工的进一步分解，画出二级细化图
同样运用“由外向里”方式对每个处理进行分析，如果在该处理内部还有数据流，则可将该处理分成若干个子处理，并用一些数据流把子处理连接起来，即可画出二级细化图。二级细化图可在一级细化图的基础上画出，也可单独画出该加工的二级细化图。
2．数据流程图的分解原则
（1）合理编号原则
分层数据流程图的顶层称为0层，称它是第1层的父图，而第1层既是0层图的子图，又是第2层图的父图，依此类推。由于父图中有的加工可能就是功能单元，不能再分解，因此父图拥有的子图数少于或等于父图中的加工个数。
为了便于管理，应按下列规则为数据流程图中的加工编号：子图中的编号由父图号和子加工的编号组成；子图的父图号就是父图中相应加工的编号。
为简单起见，约定第1层图的父图号为0，编号只写加工编号1、2、3，……下面各层由父图号加上子加工的编号组成如1.1，1.2，1.3等。按上述规则，图的编号就能反映出它所属的层次以及在系统中的具体位置。如图5-24所示。
（2）子图与父图平衡原则
这里的平衡主要是指子图与父图的数据流平衡，即子图的输入、输出数据流必须与父图中对应加工的输入、输出数据流相同。如图5-23所示。
图5-23 父图—子图平衡的例子
但下列两种情况是允许的，一是子图的输入/输出流比父图中相应加工的输入/输出流表达得更细；二是考虑平衡时，可以忽略枝节性的数据流。在实际中，检查该类情况的平衡，需借助于数据字典进行。
（3）局部文件原则
图5-24中的父图和子图是平衡的，子图中的文件XX没在父图中出现。这是由于对文件XX的读、写完全局限在加工2之内完成，该文件是子图的局部文件或为临时文件，因而在父图的界面上不出现。
图5-24 局部数据存储原则
如果一个临时文件在某层数据流程图中的某些处理之间出现，则在该层数据流程图中就必须画出这个文件，并画出这个文件同其他成分之间的联系。
（4）分解适度原则
若一张图上画出过多的处理会增加理解的难度和分解得复杂程度。反之，如果每张图上的子处理太少，又会使分解层次过多，增加作图的工作量，阅读也不方便。一般一个处理每次分解量最多不要超过七个为宜。同时，分解时应遵循以下原则：
·分解应自然，概念上要合理、清晰。
·因为上层为综合性描述，对可读性的影响小，因而可分解得快些，即分解成的子处理个数多些。下层则应分解得慢些。
·在不影响可读性的前提下，应适当增加每层的分解数量，以减少分解层数。
·当处理只有单一输入/输出数据流时，停止对该处理的分解。另外，对数据流图中不再做分解的处理，必须做出详细的处理说明，并且每个处理说明的编号必须与功能单元的编号一致。
（5）其他注意事项
绘制数据流程图时，一般应先给数据流命名，再根据输入/输出数据流名的含义为数据处理命名。名字含义要确切，要能反映相应的整体。若碰到难以命名的情况，则很可能是分解不恰当造成的，应考虑重新分解。
绘制数据流程图时，一般从左至右绘制。通常左侧、右侧分别是数据源和终点，中间是一系列加工和文件。正式的数据流程图应尽量避免线条交叉，必要时可用重复的数据源、终点和文件符号。此外，数据流程图中各种符号布置要合理，分布应均匀。(https://www.xing528.com)
因为作为顶层加工处理的改变域是确定的，所以改变域的分解是严格的自顶向下分解的。由于目标系统目前还不存在，应此分解时开发人员还需凭经验进行，这是一项创造性的劳动。
当画出分层数据流程图，并为数据流程图中各个成分编写词典条目或加工说明后，就获得了目标系统的初步逻辑模型。
画数据流程图是一项艰巨的工作，要做好重画的思想准备，重画是为了消除隐患，有必要不断改进。
3．数据流程图的修改
前面介绍了画数据流程图的基本方法。对于一个大型系统来说，由于在系统分析初期人们对于问题理解的深度不够，在数据流程图上不可避免地会存在某些缺陷或错误。修改可从正确性和可读性两方面进行。
（1）正确性
数据流程图的正确性，可以从两个方面来检查：
①数据守恒
主要是检查数据流程图中数据流的输入、输出是否匹配。
②文件使用
在数据流程图中，文件与加工之间数据流的方向应按规定认真标注，这样也有利于对文件使用正确性的检查。例如，在图5-25中，因为W1和W2是子图的局部文件，只在子图中画出对文件的全部引用。但子图中W2好像一个“渗井”，数据只流进不流出，显然是一个错误。
图5-25 局部数据使用错误
③子图、父图平衡
造成子图与父图不平衡的一个常见原因是在增加或删除一个加工时，忽视了对相应子图或父图的修改。
加工和数据流的名字必须体现被命名对象的全部内容而不是一部分。对于加工的名字，应检查它的含义与被加工的输入/输出数据流是否匹配。
一个加工的输出数据流仅由它的输入数据流确定，这个规则绝不能违背。数据不守恒的错误有两种，一是漏掉某些输入数据流，二是某些输入数据流在加工内部没有被使用。虽然有时后者并不一定是个错误，但也要认真考虑，对于确实无用的数据就应该删去，以简化加工之间的联系。
在检查数据流程图时，应注意消除控制流。
（2）可读性
数据流程图的可读性，可以从以下几个方面来提高：
①简化加工之间的联系
各加工之间的数据流越少，各加工的独立性就越高。因此应当尽量减少加工之间数据流的数目，有必要时可采用后面要介绍的步骤对数据流程图重新分解。
②分解应当均匀
在同一张数据流程图上，应避免出现某些加工已是功能单元，而另一些加工却还应继续分解好几层的情况出现。否则应考虑重新分解。
③命名应当恰当
理想的加工名由一个具体的动词和一个具体的宾语（名词）组成。数据流和文件的名字也应具体、明确。
（3）数据流程图重新分解的步骤
有时需要对作出的部分或全部数据流图做重新分解，可按以下步骤进行：
①把需要重新分解的所有子图连成一张。
②根据各部分之间联系最少的原则，把图划分成几部分。
③重建父图，即把第二步所得的每一部分画成一个圆圈，各部分之间的联系就是加工之间的界面。
④重建各张子图，只需把第二步所得的图，按各自的边界剪开即可。
⑤为所有加工重新命名、编号。
例如，图5-26中加工2和其他加工的联系太复杂以致很难独立理解，所以其结构不太合理。因为图5-26的子图是由不相连的两部分组成的，所以将它们的父图加工分成两个更为合适。
图5-26 结构不合理的数据流程图
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