第2版管理信息系统：详细调查内容直接输出

1．组织结构调查

（1）什么是组织结构

任何存在人群的地方都会存在组织，我们这里所说的组织是指由超过两人以上的人群，为了达成一个统一的目的，形成的一个有结构的群体。组织结构是指一个组织中部门组成及部门之间的隶属关系。

（2）使用什么工具描述组织结构

描述工具：组织结构图，如图5-3所示。

图5-3 职能制组织结构

图例：如图5-4所示。

图5-4 组织结构图的图例

画法：矩形中书写表示部门的名词；线条表示归属。

（3）组织结构调查中的重点任务

详细调查到人，记录每个系统中的人员的姓名、分工、职责、职权、决策内容等信息；详细调查并记录各人对现有系统的要求与意见。

（4）如何描述组织结构调查的结果

组织结构调查任务完成后，应形成完整的组织调查报告，其基本内容如图5-5所示。

图5-5 组织结构调查报告

2．管理功能调查

（1）什么是管理功能

为了实现管理的目标，根据分工的原则，组织中的管理工作必然存在分工协作。所谓功能指的是完成某项工作的能力。而管理功能则具体指管理工作中的具体项目与分类。

（2）使用什么工具描述管理功能

描述工具：管理功能图，如图5-6所示。

图5-6 管理功能图

图例：管理功能图所使用的图例与组织结构图所使用的图例一致，如图5-4所示。

画法：矩形中书写表示管理功能的动词；线条表示归属。

（3）调查的重点

·以组织结构调查的结果为依据，对具体管理功能做提炼与抽象。

·了解现行系统的功能，分析缺少的功能。

·创造性地改进。

（4）功能调查的注意事项

·系统功能的调查和分析非常重要，对组织结构的调查，最终目的是以组织的组织结构为线索，通过这些机构的职责来掌握系统的功能，从总体上了解这个系统。

·既了解目前的功能结构又分析系统缺少的、薄弱的功能以便在形成信息系统逻辑模型时加以补充和改进。

·分析师要运用管理科学、计算机和信息处理等方面的知识及开发研制MIS的经验，充分发挥主导作用，善于发现和提出对系统功能的改进意见。

注意：从组织结构图、功能分析图可以看出信息处理工作集中在哪些部门以及这些部门的主要职能是什么，下一步的任务是弄清这些职能是如何在有关部门具体完成的，以及在完成这些职能时信息处理工作的一些细节情况。

3．业务流程调查

（1）什么是业务流程

业务流程指某具体管理工作的执行过程，包括工作的驱动者、负责人员、所需数据之间的关系。

在系统分析阶段进行管理业务流程调查时，应顺着原系统信息流动的过程逐步进行，内容包括各环节的业务调查、信息来源、信息处理方法、计算方法、信息流去向、信息提供的时间和形态等，调查的主要工具是业务流程图。

（2）使用什么工具描述业务流程

描述工具：业务流程图。

图例：如图5-7所示。

图5-7 业务流程图的图例

（3）调查的重点

业务流程调查的重点在于：第一，区分系统的内外；第二，标明各图形元素之间的关系与顺序；第三，找出不合理的流程。

图5-8是某企业物资管理的业务流程图，其处理过程是：车间填写领料单到仓库领料，库长根据用料计划审批领料单，未批准的领料单退回车间。库工收到已批准的领料单后，首先查阅库存账，若有货，则通知车间前来领取所需物料，并登记用料流水账，否则将通知采购人员缺料。采购人员根据缺料通知，查阅订货合同单，若已订货，则向供货单位发出催货请求，否则就临时申请补充订货。供货单位发出货物后，立即向订货单位发出提货通知。采购人员收到提货通知单后，就可办理入库手续。接着是库工验收入库，并通知车间领料。此外，仓库库工还要依据库存账和用料流水账定期生成库存报表，呈送有关部门。

由于业务流程图是以业务为核心进行的调查，当某个员工在管理活动中担负多项业务活动时，必然会使业务流程图显得交错复杂，需要读图的人一项项的分析与拆解。

例如，在图5-8中，库工的任务有：领料处理、缺料处理、入库处理、库存报表填制，每项业务所使用的数据源、形成的数据结果都在业务流程图中反映，需要逐项分析。

图5-8 某企业物资管理业务流程图

图5-9是某企业成品销售管理的业务流程图：销售科负责成品销售及成品库管理。该科计划员将合同登入合同台账，并定期根据合同台账查询库存台账，决定是否可以发货。如果可以发货，则填写出库单交成品库保管员。保管员按出库单和由车间送来的入库单填写库存台账。出库单的另外两份分送计划科和财务科。计划员将合同执行情况登入合同台账。销售部门的负责人定期进行销售统计并上报厂办，根据销售和合同执行情况预测市场需求交给生产科。

图5-9 销售及库存业务流程图

4．数据分析

数据是信息的载体，是系统要处理的主要对象，因此要全面、准确地收集、整理和分析数据，这是在系统分析阶段必须要进行的工作。数据的分析工作可以与管理业务调查同时进行。(www.xing528.com)

（1）分析数据的来源

在组织的管理工作中数据以各种具体的形式存在，如各种单据、报表、文件等等。一般，管理中的数据按其形式有以下几个来源：

·组织的正式报告，如：各种卡片、计划、单据和报表等。

·现行计算机系统的说明性文件，如：各种流程图、数据字典、计算机操作手册、程序说明书及对应程序清单等。

·组织外的数据来源，包括：同行业其他组织的各种信息，国家发布的有关法令、条例及统计资料，涉及本组织的原料、产品等的市场信息，本组织上级部门的有关文件，各种计算机厂商提供的产品目录及价格信息等。

（2）数据分析的内容

数据在管理中存在的数量庞大、形式多样，是管理信息的载体、管理决策的依据，对数据进行分析是一个复杂大量的工作，分析的主要内容有：

①分析数据能否满足系统目标的要求

可以从业务处理角度分析，为满足正常的信息处理业务，需要哪些信息、哪些信息冗余、哪些信息暂缺，有待进一步收集；也可以从管理的角度进行分析，明确信息的精度如何、能否满足需要，及时性如何，对于定量化的分析能否提供信息支持等。

②分析数据源

弄清数据是从现有组织机构中的哪个部门来的，目前用途如何，受周围哪些环境影响较大，它的上一级（或称层次）和下一级的信息机构是什么等等。

③分析数据与现存的业务流程的关系

分析现有报表的数据是否全面、满足需要，反映业务的事务流；分析业务流量，找出弊端，需要做何改进；根据业务流程分析哪些信息是多余的，哪些信息是系统内部产生的，哪些信息是需要长期保存的。

④分析数据特征

·数据的静态特征：数据的类型、长度、取值范围、发生的业务量。

·数据的动态特征：固定值属性、固定个体变动属性、随机变动属性等。

固定值属性（主文件）：值基本上不变的数据。如：工资系统中的职工姓名和基本工资。

固定个体变动属性（周转文件）：指该类数据对总体来说具有相对固定的个体集，但其值是变动的属性。如：工资系统中，电费扣款一项，扣款人员变动不大，但每人所扣电费则每月都在变化。

随机变动属性（处理文件）：其个体是随机出现的，值也是变动的。如：工资系统中的病事假扣款。

（3）数据的收集方法

①查阅资料

资料泛指组织中的各种手册、报表、操作规程等。查阅资料就是将各部门、科室和车间日常业务中所用的计划、原始凭证、单据和报表等的格式或样本统统收集起来，以便对它们进行分类研究。

除查阅组织本身的有关资料外，还应查阅与组织有关的行业资料和上级文件等，以便找出新系统与外界的联系。

②面谈法

通过口头提问的方式收集数据。集中征询意见，适用于对系统做定性调查。 收集有关系统总貌、系统目标、环境约束、近年来信息的需求情况，以及人们对现有信息系统的看法等。个别访问可去除被访者在座谈会上的一些约束，较能反映出其真实想法。

具体的面谈方式有：

·非结构化方式，即自由提问和回答。

·结构化方式，即采用标准化的提出问题和回答问题的格式。

·按职能部门召开调查会（了解各部门业务范围、工作内容、业务特点以及对新系统的想法和建议）。

·各类人员联合座谈（着重听取对目前作业方式和对新系统的要求）。

③问卷法

当与组织中各方面的大量人员进行接触时，可使用问卷法。分析师将事先设计好的问卷（调查表）分发到所有合适的人员当中，以收集有关情况。适用于需要向许多单位进行调查，而调查的信息量又不大的情况，重点在于调查表的设计要抓住中心，提问要简单、直接。

问卷格式：

·自由式的问卷格式（问卷中提出问题，回答者自由地阐述自己的想法）。

·选择式的问卷格式。

④观察法

实地观察可使分析师得到各项业务的原始信息，同时也能使分析师去验证那些通过其他方法收集到的信息是否符合真实情况。

直接参加业务实践是了解当前系统的最好方法，但要受到条件的限制。

⑤测定法

在涉及需要收集某些信息的确切值时，如：业务的吞吐量、各项工作的时间和费用等，要经过一段时间的实际测定才能得到具体的数值，确定这些业务的具体性质。

⑥采样法

对于大规模的统计可采用抽样的方法来解决。抽样的方式，按是否使用一定规则来抽取样本分为系统抽样和随机抽样两种。

（4）数据分析的主要工具

①数据一览表。统计输入、输出和存放数据的总量及精确地表示各种数据流和数据存储的数据结构。表5-1所示的是一个具体的例子。

表5-1 数据一览表

②重复数据分析表。调查中应对数据进行重复情况的分析，使用重复数据分析表。从表中可以看出哪些数据是公用的，以确定有无必要或可能对它们精简和合并。表5-2所示的是一个具体的例子。从例子中分析可得，仓库提货单与发票可以精简成一个数据表。

表5-2 重复数据分析表

③表格分配图。为了传递信息，管理部门经常将某种单据或报告复印多份分发到其他多个部门，在这种情况下，可以采用表格分配图来描述有关业务。表格分配图可以帮助系统分析人员描述系统中复制多份的报告或单据的数量以及这些报告或单据都与哪些部门发生业务联系。表格分配图中有两个区域，上边是有关部门，下边是表格分配细节。初学者往往不注意部门区域的设置。

图5-10描述了图5-8所示的物资管理业务中采购环节的表格分配图。

图5-10 某企业物资管理采购环节表格分配图

进行系统调查时，必须重视现行系统所缺乏的和薄弱的环节，发现并在新系统中加以补充和改进，因为它们正是新系统要解决和改进的主要问题，有效地解决这些问题，可极大地增加新系统的经济效益和社会效益，从而提高用户对新系统开发的兴趣和热情。

详细调查的方法基本上与数据调查的方法相同。具体有收集资料、发调查表征求意见、开调查会、访问、直接参加业务实践、使用各种图表工具等。