电子档案的收集与管理——现代档案管理与实践

（一）电子档案的归档

1.归档方式

电子档案归档有逻辑归档和物理归档两种方式。逻辑归档是在计算机网络上进行，各部门将自身形成的电子文件的存址通过网络传输到单位档案室，完成归档程序，而电子文件仍然分布在形成者的存储器中。物理归档是指各部门将自身形成的电子文件存储在软磁盘、磁带或光盘上交档案室保存。各机关可根据需要先进行逻辑归档，以方便机关内部查阅，到一定时间再进行物理归档，以实现电子档案的集中管理。

2.归档范围

目前，归档范围大体有：①在行使本单位职能活动中形成的具有保存价值的各种文本文件；②利用计算机辅助设计、辅助制造、检测、仿真实验等技术形成的有参考价值的数据文件、图形文件、模型文件；③本单位制作的各种数据文件；④与本单位制作的文本文件、图形文件、模型文件、数据文件有关的各种命令文件；⑤设备运行所需要的操作系统（重复的只归一份）；⑥与电子文件有关的各种纸质文件。(www.xing528.com)

3.归档要求

电子档案进行归档时，需要做到完整齐全，真实有效，经过整理和划分保管期限，按统一规定的载体形态和质量要求填写归档电子文件登记表，履行归档手续。

（二）档案馆对电子档案的接收

档案馆接收电子档案的情况比较复杂，主要是因为各种格式的电子档案进行转换的工作站技术比较复杂，价格也比较昂贵，要求各单位按照统一要求自行完成格式转换是比较困难的。因此，档案馆需要配置专门的电子文件格式转换设备，对进馆档案进行统一转换，以解决识读问题；须配置专用的介质检测设备，以检测进馆档案的载体质量情况；须对进馆档案的存储介质、数据结构等进行充分研究和规划，使接收进馆的电子档案达到可利用状态。