电子档案管理的原则与体系概述

（一）电子档案管理的原则

根据电子档案的特点，在管理活动中应遵循以下原则。

1.完整性原则

电子文件可由各部门或个人独立制作，使其形成，呈分散状态，而信息不是固定在特定的物理位置上，“文件实体”的概念不再存在，对其完整性的把握不像纸质文件那样直观。因此，要从各个管理环节上采取相应措施，确保其完整齐全。不仅存储在电子介质上的信息要完整，与其相关的程序、软件及纸质文件也应完整地归档和接收。

2.可读性原则

电子文件在存储和识读方面对系统有依赖性，脱离了赖以支持的硬件、软件系统，有些文件会成为无法识读的“死文件”。因此，要对支持软件、信息格式、可读性技术分析等方面予以特别关注，以确保档案的可读性。

3.可靠性原则

由于电子文件易于修改，可不留痕迹，人们对电子文件的证据性和可靠性存在疑虑。这就需要采取各种技术措施，建立一套制度，制定必要的规范，从收集、整理、鉴定、复制、调阅等诸多环节上遵守操作规程，建立必要备份等，以确保电子档案的可靠性。(www.xing528.com)

（二）电子档案管理体系

1.集中统一管理电子档案

目前，大部分单位将电子文件转换成纸质文件，经正式签署后归档保存，原电子文件保存在形成部门。为此，各单位档案室应积极创造条件，逐步实现将具有保存价值的电子文件归档，实行对电子档案的集中统一管理，这也是落实档案工作基本原则的具体体现。

2.纸质文件和电子档案双套归档

在没有充分的技术保障和整套科学管理制度的条件下，纸质文件和电子档案双套归档的做法是合理的，这是文件介质转换时期不可避免的现象。但是，随着电子信息技术的成熟和各方面条件的具备，会有越来越多的电子文件独立地转化为电子档案，多种介质档案并存的局面将会长期存在。

3.文件档案管理一体化

电子文件与电子档案的关系比起纸质文件和档案的关系更为密切，文件档案一体化管理势在必行。计算机软硬件的配置、网络和节点的规划、文件格式和数据库结构的确定、索引的编制方法等大量的“档案管理性工作”也需要在文件阶段完成。这使多年来档案界呼吁的文件档案管理一体化进入了具体实施阶段。