档案管理系统数据录入功能对性能需求的影响

（一）系统的准确性

信息系统的准确性是指系统数据在传递过程中吻合程度特性，它是衡量一个信息系统质量好坏的重要参数。数据构成了档案管理信息系统的基础，档案管理系统的数据录入功能对于整个系统的功能和性能完成举足轻重。作为系统的很多数据来源，档案的采集录入影响企业的决策活动，其准确性很大程度上决定了查询与决策的成败。在系统开发过程中，数据加载、计算、查询、统计等环节，应采用相应的技术保证系统业务数据的精确、完整。

（二）系统的处理速度

系统的及时性是指系统对用户的请求可以在很短的时间内就得到响应。在系统设计和开发过程中，要充分考虑系统当前和将来可能承受的工作量，使系统的处理能力和响应时间能够满足企业对信息处理的需求。具体内容包括显示文件所需的时间、并行事务的处理能力、海量检索的响应时间、死机之后系统恢复的时间等。保证系统能够按照需求及时收集、整理、利用、查询档案信息。

（三）系统的容量

档案管理信息系统应该具备稳定且灵活的体系结构（包括软件及硬件的选项及配置），以适应不断变化的业务需要，并能一直以适合实施的方式满足文件的管理需求，这就需要系统还必须具有可拓展性，以满足机构需求的不断变化发展而带来的用户及软硬件需求的变化。如文件数量是不断增长的，因此需要考虑系统数字存储器的现有容量是否能够满足预期的文件数量；用户查询的需求也会不断地更新和完善，系统所支持的用户数量是否能够包含所有现有和潜在的用户，所有这些，都要求系统提供足够的手段进行功能的调整和扩充。系统后台可采用中型数据库存储数据，但考虑到未来电子档案数据的大幅增加，在系统后期的升级中，应使用大型数据库以保证数据的可操作性。

（四）计算能力

系统中的数据量较大，且数据类型多样，这就要求系统具有较好的计算处理能力。(www.xing528.com)

（五）系统的标准性

档案管理信息系统在进行设计与开发时必须与相关的法律、法规、标准等保持一致，其功能设计也应当遵守这些规范的要求。档案管理信息系统还应遵循有关的技术标准包括：操作系统环境；服务平台和工作站环境；软件架构；关系数据库；数据交换标准；开发工具等。

（六）系统的友好性

系统的友好性体现为以用户为中心，因为档案管理信息系统是直接面对用户的，而用户往往对计算机并不是非常熟悉，可根据用户的熟练程度提供多种界面和操作方式以满足其需求，确保用户可以在合理的时间内访问所需的功能、文件及其他信息，并确保信息清晰明了。这就要求系统能够提供良好的用户接口，易用的人机交互界面。如档案管理信息系统在系统中提供在线帮助；系统提供友好的错误提示，帮助用户纠正错误或取消操作；系统可提供向导式的操作过程；系统可以支持鼠标点击、拖拉、键盘命令等多种交互方式。

（七）系统的先进性

由于计算机系统技术的发展迅速，档案管理信息系统的建设需要采用先进成熟的技术，但同时也要避免太过先进的设计无法应用于当前的业务流程，造成资金的浪费。因此，在保持适当先进性的同时，也要确保其实用性。系统设计和开发的过程中，应在考虑成本的基础上尽量采用当前主流并先进且有良好发展前途的产品。因此，无论是购买还是研发档案管理信息系统，其系统的建设都要既满足本单位当前的实际需要，又要预留未来的发展空间，使其始终保持在一个最合理、最经济的先进性水平上。