（一）捕获与归档功能
1.捕获来自多种外部系统的文件
电子文件管理系统捕获归档的文件大多来源于外部系统，如各类OA（办公自动化）系统、业务处理系统、电子邮件系统、业务信息系统、决策支持系统、网站等，不同单位可以根据本单位实际选择外部系统的类型。如在具有科研生产任务的单位，可以将电子文件管理系统与其产品数据管理系统及OA系统相关联，以捕获产品数据管理系统产生的生产制造方面的文档及OA系统中的文书档案。
2.捕获各种类型的电子文件
这里所说的各种类型电子文件，是指任何一种电子文件，而不管其文件格式、编码方法及其他技术特点，且内容不会发生改变。电子文件管理系统所管理的不仅仅是归档的电子文件，还包括了传统文件数字化后形成的电子文件。在实际使用过程中，常见的类型有电子邮件、视频文件、音频文件、数据库文件、扫描图像、网页、办公系统、文件输出等。在一些情况下，电子文件管理系统还需要捕获其他类型的文件，如博客、压缩文件、多媒体文档、即时消息、网络节目等。
3.捕获由多个组件构成的文件
除了能够捕获作为单份文件存储的电子文件外，电子文件管理系统还需要捕获含有多个组件的文件，并将其按照一个整体加以管理，保持各组件间的有机联系，确保各个组件结构上的完整。
4.具有自动捕获电子文档及尽可能多的相关元数据的功能
电子文档的类型众多，自动捕获快速、便捷的特性可以减轻用户手工输入数据的工作量，而且数据的完整性和准确性也得到提高。由于信息化的程度在不断提升，自动捕获数据的类型也更加丰富。一般只有在获取数据含义不准确、数据显示出非结构化特征的时候，我们才会选择自动捕获搭配手工输入的方式。如电子文件管理系统捕获了一封电子邮件，与此同时也自动捕获了该邮件的时间数据（发送时间，接收时间、查看时间）、用户信息（发件人、收件人的名称、邮箱号）、文件背景数据（邮件主题、是否有附件）。
5.批量捕获外部系统的文件
电子文件管理系统必须能够批量捕获从其他系统中导出的文件，也就是说其必须具有接受外部其他系统的批量数据导入的能力。在批量捕获电子文件的时候，要保持电子文件的格式、内容、结构的准确性，电子文件及其元数据的联系，文件的案卷结构及相关元数据的联系。
（二）分类功能
1.系统应确保设置分类方案不打乱电子文件形成时的有机联系
由于分类方案反映的是机构业务活动和电子文件种类，解释了文件、案卷之间的有机联系，因此档案管理信息系统应该确保分类方案各部分和所对应的文件、案卷实体间的有效连接。电子文件的分类体现了该组织机构对档案的管理理念、思路及方法，这些都需要在档案管理信息系统的设计阶段体现出来，并在档案管理信息系统中实现完成。自20世纪90年代以来，职能分类法被认为是一种基本的、比较好的档案分类法。因为其可以不打乱电子文件形成时的有机联系，而是首先根据电子文件的职能活动，将其所从事业务活动进行分类，再将不同职能活动中所形成的电子文件进行分类，从而完成对该机构所有电子文件的分类。
2.系统应允许授权用户的分类方案进行相关变动
在档案管理信息系统的实际应用中，分类方案不是一成不变的，可能会遇到要对分类方案进行变动的情况，这时系统应该允许授权用户对原分类方案进行增加、删除、改动等操作。但无论进行何种操作，都应该保持文件、案卷、类之间的有机联系及结构上的完整。
3.在分类方案的不同类目、案卷下允许存在相同的名称或编码
档案管理信息系统可以支持类目、案卷名由文本、数字或字母单独及混排的编码方法。在分类方案的具体层次上，系统应该允许存在相同的名称或者编码，但两个对象的完整名称或编码完全相同的情况应该是被禁止的。如两个文件存放在相同类目、案卷之下，名称或编码相同就会造成完整名称也相同。
（三）鉴定和处置功能
1.系统可以设置电子档案的保管期限表
系统可以设置电子档案的保管期限表是档案管理信息系统鉴定和处置功能中最基础的需求。设置是指电子档案保管期限表可以被定义、修改以及维护。系统必须具有针对不同类型及内容的档案分别进行保管期限定义、修改、维护的能力。
2.系统可以自动检索出过期档案，并加入待销毁列表
档案管理信息系统的鉴定和处置必须具备自动检索过期档案功能，并按照档案的不同类型加入待销毁的列表中，然后具有权限的档案管理员再对待销毁列表中的档案提出销毁申请，被申请的档案会加入不同档案类型下的审批单列表中。
3.系统具有复审功能
当文件到达了保管期限表中所指定的时间后，档案管理信息系统还必须具有复审这一处理流程，对处理操作进行复审，以慎重行事，避免失误。在审批单列表中，档案管理员打印申请单后，提交给鉴定小组进行鉴定审批。鉴定审批后，档案管理员根据销毁审批单，对审批单列表中的档案完成销毁或更改保管期限和还原的操作并打印销毁清单的操作。当出现需销毁的文件、案卷或类目出现关联信息时，需要在销毁前提醒执行销毁的操作者，是否继续销毁，且不管销毁与否需要生成一份详细报告。
4.系统必须具有转存与迁移的功能
经过鉴定环节后，组织机构可能会由于文件保管或其他目的将文件从其原有位置移动到其他位置或另外一个环境中，即系统的转存与迁移。需要转存与迁移功能的原因包括：①由于管理需要、研究需求或法律法规、规定等原因，定期保存的档案需要被永久保存或改变其保管期限；②电子文件需要依赖于特定的软件，而软、硬件的更新换代速度很快，因此对于保存年限较长的电子档案，在鉴定其软、硬件兼容性后需要采取有效的措施，使得其能被新的软件所识别及阅读；③电子文件的载体一般为磁性或者光学材料，存放条件及要求很高，且较之传统纸张档案稳定性较差，因此需要经过鉴定，定期按需转存或迁移至其他载体，以保证电子文件的安全性。
5.销毁时要保证该电子文件的彻底销毁
彻底销毁是指被标记为“销毁”的电子文件要连同其链接、拷贝都要一起销毁。档案管理信息系统必须确保已销毁的文件已经从系统中彻底清除，并无法通过操作系统和特殊的恢复技术进行恢复。
6.档案管理系统必须为转移或销毁的文件保留元数据存根
被销毁文件的元数据存根被保留的目的是为了让档案机构在文件被销毁或处理后，仍能掌握文件被销毁或处置的日期，从而避免混乱。所保留的元数据存根包括的内容有：①转移或销毁的日期；②完全一致的分类代码；③标题；④描述；⑤转移或销毁责任人；⑥转移或销毁的原因；⑦系统给出的有利于被转移恢复的相关信息。
（四）控制与安全功能
1.阻止非法操作行为的功能
档案管理信息系统必须能够阻止对文件、文件夹与相关元数据的非法添加、销毁和删除等操作行为，档案管理信息系统是否安全就在于其是否可以保护系统内的文件资源，保证其不被非法的存取及破坏，使授权用户能够在其权限范围内进行合法操作。
2.审计跟踪功能
档案管理信息系统可以自动跟踪并记录管理员、用户、系统自身对文件、文件夹与相关元数据的一切操作行为，执行对文件夹、文件与相关元数据的管控。审计跟踪是对档案管理信息系统重要行为的记录，它可告知行为是否符合规定，确保未被授权的行为被识别和跟踪，以保证文件的真实性和完整性。
3.通过审计跟踪功能记录用户的活动
档案管理信息系统可以通过审计跟踪记录用户访问数据时的活动，并通过记录检查用户的行为是否存在滥用权限或使用文件超出权限许可范围。尽管审计跟踪功能无法阻止滥用或超出权限这类用户合法进入系统，却可以留下非法活动的证据。
4.系统管理员可自行确定用于审计跟踪的行为(www.xing528.com)
审计跟踪可以显示被审计行为是否遵循规定及规则，但若审计所有行为，信息量则会非常庞大，为信息的储存带来负担，因此应允许管理员选择并决定审计跟踪哪些行为对象以及哪些行为。
5.系统应对系统内的一切资源进行监视并形成审计跟踪报告
档案管理信息系统应对系统内的一切资源的访问过程进行监视并形成审计跟踪报告，报告中包括的内容有：①访问系统的用户名单及其访问系统的时间、日期和访问文件的数量；②登录失败的次数；③尝试查看电子文件的失败次数；④试图访问被限制文件的次数；⑤试图使用只有系统管理员才有权限使用的系统功能的次数。
6.访问控制功能
由于档案文件中可能含有个人隐私或公务上的敏感数据，因此对访问文件的人与被访问的文件进行控制是至关重要的。访问控制是为了阻止非授权用户对文件访问而建立的机制。
7.安全类别的划分功能
在MoReq2中，安全类别被定义为：系统为用户以及系统中的文件和文件夹所指定的，用于控制对文件和文件夹访问权限的标识信息。安全类别反映的是系统对文件和文件夹的保护程度，安全类别越高，受保护程度则越高。一旦指定了安全类别，则必须应用贯穿于文件使用、保存、传输以及处置的全过程。
8.支持一个访问控制机制配置选项
档案管理信息系统必须对用户查看文件及其元数据的权限进行控制，其内容包括：①无适当权限的用户不能发现特定电子文件、案卷的存在；②无适当权限的用户可以发现特定电子文件、案卷的存在，但不显示相关元数据，不能访问文件内容：③无适当权限的用户可以浏览特定电子文件、案卷的元数据，但不能访问文件内容。
9.系统提供访问权限的划分，可设置用户角色
系统设置访问控制权限的依据是用户在组织机构中所扮演的角色。角色是系统为用户所设定的身份，用户可以根据其相应的身份拥有在分类表的特定类或文件夹中保存文件和查阅文件的不同权限，档案管理信息系统应该限制所有用户只能执行权限范围内的功能。系统必须确保所有用户都有一个相对应的角色，并根据用户角色对分类方案不同部分配置不同的使用权限，即用户根据相应的身份可以具有不同的权限。
10.系统应允许系统管理员定义用户角色，维护权限管理
系统管理员担任着负责系统的运行和规则制定的角色。档案管理信息系统应允许系统管理员定义用户角色来管理用户，角色下的所有用户都能自动继承访问权限，一个用户可以拥有多个角色。档案管理信息系统必须限定只有系统管理员才具有定义和维护权限管理的权限，或者系统管理员可通过授权用户或角色，由其控制具体的功能或功能组的权限分配。
如系统管理员角色既管理系统内的文件，也管理档案管理信息系统的硬件、软件和存储资料，确保档案管理信息系统产生备份以及档案管理信息系统的正常运行。用户权限是由系统管理员事先根据用户登记的用户名、ID、密码、安全和访问权限、功能访问权限等用户属性信息的资料设定。系统可以将用户ID与系统内合法的用户资料链接起来，用户对系统的访问通过属于自己的ID或者密码进行登录。在档案管理信息系统的实际操作中，都是采用用户ID和密码来确定用户是否被授权，从而防止非授权用户对系统的访问。
11.系统应能对重要文件进行特别的保护
每个组织机构都有对实现其业务功能起着绝对重要作用的文件，这些文件的价值体现在可以应对突发事件，或者可以保护组织机构的长远经济和法律利益，因此对这类文件的识别和保护十分重要的。
（五）查找与检索功能
1.系统检索模块应遵守相关规则
档案管理信息系统的查找与检索并不是供给社会公众利用的开放式系统，其功能主要还是为文件管理而服务的，该系统模块也应遵循文件管理的规定，如权限范围等。因此，档案管理信息系统的检索模块功能应用的前提是应遵守文件管理相关的规则。
2.系统应支持多途径的检索方式
为了便于文件管理员或用户对文件进行检索与查询，系统应支持实现多途径、多角度的检索以提供便利。档案管理信息系统检索模块应该支持对类目、文件、文档、组件、元数据、目录、全文等多层次的检索；检索文件的载体形式包括电子文件及物理文件；可支持选定范围内的检索，包括跨全宗、跨卷检索；可支持条件检索，检索来源可以是任何有检索意义的元数据项，如各类编号、位置、时间、关键词等。这种多途径的查询、检索方式大大提高了档案资料查询、检索的速度和效率。
3.系统可以选择支持网络化检索方式
通过调研发现，档案管理信息系统的网络版在实际应用中越来越普及，其档案资源共享中效率最高的检索系统的网络化也在高速发展中。传统的档案信息由于其载体交流会受到限制，而电子档案的形成、利用、检索皆可以在网络上进行，通过网络检索和传输电子文件及各类档案数据，从而实现不受时空限制的远距离信息存取，这里的网络化包括企业内部的局域网、广域网以及开放的因特网。
4.系统应支持直观、灵活的检索结果及输出方式
档案管理信息系统必须支持检索结果的导出，并允许对检索结果进行选择和分组，并能重新排列结果清单，允许同时进行查看、传输和打印等。档案管理信息系统支持对查询结果的显示格式进行设置，包括查询结果显示的顺序（保存年代、保管期限），每页显示的数目，每次检索返回结果的最大数值，查询结果显示的元数据。
（六）系统报表设计和制作功能
1.统计功能
与报表形态相对应，档案统计方式也有两种：一种是规定的统计，即实现确定需要定期统计的内容和报表，统计表的样式和内容应该是该机构预先设计和规划好的；另一种是随机的统计，由管理员自定义统计报表、统计方式和统计范围，完成统计。统计模板管理必须具备以下基本功能：①捕获文件目录统计表；②开放等级变更统计表；③保管期限变更统计表；④文件开放情况登记表；⑤移交文件统计表；⑥销毁文件统计表；⑦续存文件统计表；⑧实体档案存放地点统计表；⑨利用情况年（月）统计表。
2.根据统计内容生成内容、形式丰富的统计报表功能
档案管理信息系统为授权用户提供统计报表功能以生成相关统计数据信息及其他特定信息，除文字统计信息外，还能形成各种统计图形、图例，并能通过色彩、图形、图标的形式进行标注和说明。
（七）管理功能
1.数据处理功能
数据处理主要是对于进入档案库的数据做进一步的维护工作，包括数据的检查，档案管理信息系统必须可以自动调用程序来检验系统对于数据的操作和处理的行为是否正确；对于未完全整理完成的数据打回收集整编子系统（整编库）中重新整理；对于已整理完成的历史档案数据进行手工录入和整理。
2.存储保管功能
存储保管是档案管理工作的重要内容，确保档案的完整性和长期有效保存也是档案管理信息系统的重要功能需求。档案管理信息系统应支持将电子文件及其元数据一起保存，并负责维护它们的关联。
3.备份和恢复功能
档案机构的业务需求和监管需求要求对文件与元数据进行定期备份，以使档案管理信息系统得到全面控制。一旦发生由于系统操作失败、系统异常或是系统安全漏洞所引起的文件丢失，档案管理信息系统可以通过备份恢复原有的文件；但若是发生自然灾害所带来的破坏，就不仅仅只是备份，还需要增加异地备份的功能。系统必须支持自动备份与恢复功能，以对系统中所有实体、元数据、审计跟踪与配置设施进行备份与恢复。这个功能可以是档案管理信息系统自带的，也可以通过接口连接其他系统提供。系统应该允许系统管理员在系统故障后利用备份恢复整个档案管理信息系统，并能确保全部数据的完整性与机构业务活动的连续性。
免责声明：以上内容源自网络，版权归原作者所有，如有侵犯您的原创版权请告知，我们将尽快删除相关内容。
