计算机网络检索系统由硬件——计算机（服务器、主机及外围设备）、软件和数据库——档案目录信息、著录规则和记录格式、检索语言等要素构成。
计算机检索与手工检索的原理相同，也是由存储和查检两部分组成，在计算机中通常被称为输入和输出。在计算机检索的输入阶段，要将反映档案内容和形式特征的著录项目录入计算机，存入数据库，并根据检索需要建立相应的倒排文档。在输出阶段，要根据利用者的提问，编制恰当的检索策略，形成检索表达式，并将其输入计算机，在数据库中查找后将结果输出。
（二）建立计算机检索的步骤
1.系统分析
系统分析是从整体上考虑检索系统的每一部分和建立系统的每一个步骤。其中，首要的就是明确系统应达到的目标和指标，如规模、查询途径、功能等，进行可行性分析。然后，需要进行工序分析、工作量分析、费用分析和时间分析。
2.设备选购和安装
选购设备应根据技术系统的要求，从计算机的性能、容量、联网需要、扩展性能、维护条件、费用等多方面考察。除了计算机外，还要有必要的附属设备和适合的操作工作室。
3.人员培训
人员培训包括程序设计人员、计算机操作人员、著录标引人员、数据输入人员和日常维护人员的培训等。
4.检索软件设计
档案计算机检索软件的设计应该由软件设计专业人员与档案专业人员共同负责，以保证检索应用系统具有良好的专业资料的检索功能。
5.数据准备
数据准备就是进行档案信息的采集、著录。在档案计算机检索系统的建设过程中，工作量最大的就是数据的采集和录入工作，并且其质量将直接影响检索系统的效率。
6.系统的检验和修改
系统设计过程中和设计基本完成后，应输入一定数量的数据进行检验，发现问题，及时修改。
7.系统操作管理(www.xing528.com)
操作不当、计算机病毒等都会使系统受到破坏。因此，应建立正规的管理制度，设置专门人员负责管理与维护。
8.系统评价
在档案计算机检索系统建成并运行一个阶段后，应对该系统的功能、质量情况进行评价，以便发现问题，进行改进。
（三）建立计算机检索系统的基本方法
建立计算机检索系统的实质是将档案著录信息输入计算机档案管理软件的检索模块之中。不同的软件具体操作方式可能存在差异，但是都包括一些通用的检索项。其基本操作方法包括以下两项。
1.安装档案管理软件
根据软件产品的说明书和要求，将管理系统安装到计算机单机或计算机网络中，并对其进行基本的初始化设置，如设置管理员的用户名和密码。
2.录入档案信息
根据档案著录与标引的结果，将全部档案文件的相关信息输入管理系统之中，这是实现检索功能的前提。
打开归档文件录入窗口，在该窗口中填入各项信息。带有*的项目为必填项。填完后，单击“保存”将信息存储，然后可自动进行下一份档案文件的录入。
全部档案信息录入完毕后，管理系统会显示所有档案文件的目录信息。
这里以查找关于安全生产工作制度的档案文件为例，说明计算机检索工具使用的基本方法。
第一，启动检索功能。根据软件菜单栏或功能栏的提示，点击相应的命令或按钮，启动档案检索功能。
第二，输入检索条件。在检索窗口的查询条件输入区中输入查询条件，可以输入多个条件，也可以只输入一个条件。如在“年度”中输入“2020”，在“机构（问题）”中输入“办公室”，在“主题词”中输入“安全工作”。
第三，开始查询并显示结果。输入检索条件后，单击“查询”按钮，即可显示所有符合该条件的档案文件。在该窗口中，显示了档案文件所在的档案盒编号，用户可依此找到目标档案。
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