档案标引的审核与质量保证

（一）档案标引的定义

档案标引是指在档案著录过程中，对档案的内容特征进行分析、选择、概括，赋予其规范化的检索标识。每一份（每一卷）档案都是用文字语言来记载内容、传达信息的，而且这些内容和信息都比较丰富、完善，但是在用户查找档案时，并不了解档案的全部信息，只是对试图查找的档案形成较为有限的概念，这样在档案的客观现状和用户的主观需求之间就会产生脱节现象。为了弥补这种脱节，档案检索工具应向用户提供标准化的标志以概括反映档案的内容，而用户也可以利用这种标准化的标志来查找档案。档案标引也就是将档案所用的自然语言转化为规范化的检索语言的过程，将对档案内容进行分析的结果转化为检索标识。

档案标引是档案著录工作的核心内容，通过标引环节，档案的内容特征获得检索标识，从而可以作为编制各类检索工具的基础。

（二）档案分类标引

1.档案分类标引的方法

档案分类标引指的是给每一份文件或者每一个案卷一个分类号，这个分类号作为依据进行条目组织档案分类目录的排列的索引。具体的分类标引的方法如下。

首先，熟悉分类表，了解分类表的编制目的、使用范围、分类原则、体系和结构。

其次，对需要进行分类标引的文件或案卷的内容有一个准确的掌握，并且对其进行详细的主题分析。主题分析是通过对档案的内容特征进行分析，准确提炼和选定主题概念的过程。正确的主题分析是保证档案标引质量的重要因素。

最后，根据其具体的内容将其归纳入最合适、最科学的类别。通过对题名进行分析和浏览过正文之后将主题确定下来，查阅分类表之后，找到确切相符的类目，标出分类号。在标引之后，应进行审核，以保证档案标引的质量。

2.分类标引应遵循的基本规则

标引规则是在标引工作中运用标引语言的语法规范。制定标引规则的目的在于保证不同的标引人员遵守共同的方法进行标引，以保证标引工作的质量。为了保证档案分类标引的质量，《中国档案分类法》编辑委员会制定了《档案分类标引规则》，这个规则适用于编制分类目录、索引及建立档案目录中心和数据库的档案分类标引工作，其中也包括基本规则的内容。

档案分类标引一定要将档案内容和其他的特征作为基本的依据，对文件和卷宗进行详细的主题分析。

分类标引必须依据档案检索专用的分类表及其使用规则，辨清类目的确切含义，绝对不能脱离类目之间的联系和类目注释的限定孤立地理解类目的含义。

分类标引必须符合专指性的要求，依据文件或案卷内容给出最合适的分类号。分类标引必须为充分发挥档案的作用创造条件，为此，应根据档案的具体内容和成分，在检索工作中提供必要数量的检索途径，确定适当的标引深度。

分类标引应保持一致性，各种文本、载体类型的同一主题档案所标引的分类号均应一致。对某些难以分类和因分类表无相应主题类目而赋予相近的类号时均应做好记录，以供审核时研究参考。(www.xing528.com)

（三）档案主题标引

档案主题标引，就是通过对文件或案卷内容的主题分析，从主题词表中选择相应的主题词来标志其内容主题，存储在检索工具中，作为检索的依据。

1.档案主题标引的步骤

首先，审读文件，确定主题。在此基础上，确定主题类型与结构。

其次，对主题进行概念分析，选定主题词。在确定主题类型和结构后，从词表中选定相应的主题词标志文件或案卷主题。在选择具体的主题词时，要对主题分析的全面性和概念分解的准确性进行深入的研究，对利用者的检索需要进行充分的考虑。从主题词表中选出能够准确表达主体概念且具有较强专指性的主题词。

再次，给出主题标志。确定好要选用的主题词之后，要对各个主题词之间的关系进行明确，并且将这些主题词著录在条目上。

最后，审校。审校就是要检查，检查对于文件和案卷的主题分析是否正确，确定的主题概念是不是恰当，选定的主题词有没有很好地对主题进行了表达等。审校在主题标引工作中是不可或缺的一个步骤。

2.档案主题标引的基本规则

主题标引应该客观地反映档案的主题，其依据应该是以档案论述的客观事物和研究对象。主题标引最忌讳的就是混杂进标引人员的臆测和喜恶。

标引档案的主题词一定是词表中的正式主题词。选词时，必须首先考虑选用最专指的主题词，不得以其上位词或下位词进行标引。在没有专指主题词的情况下，应该优先选择最为直接相关的主题词，并且对其进行组配标引。

如果出现组配标引还是没有办法满足要求的情况，可以采用最邻近的上位词或下位词进行靠词标引。一般应依据词族索引选用最直接的上位概念主题词进行标引，不能够使用越级上位主题词标引。还有另外一种办法，那就是用近义词进行靠词标引，也就是要根据范畴索引选取和主题概念最为接近的主题词进行标引。

当上位主题词标引仍然不合适的时候，就需要采用关键词来进行标引。关键词指的是独立于主题词表之外的自然语言，关键词并没有经历过规范化处理的过程。在使用关键词进行索引的时候，一般都要按照规定的手续作为后补主题词登录后才能使用，然后随着时间的流逝在它们中间选取出使用频率较高的将其转入到正式主题词中。

标引应以文件为单位进行，每份文件的标引深度应根据文件主题的详略和重要程度而定。一般可标3～8个主题词，最少标引1个，最多不宜超过10个。手工检索系统应该控制词量，防止过度标引，以免造成系统负担过重，增大误检率。