档案统计工作的内涵的分析介绍

（一）档案统计工作的对象

档案统计工作的对象涉及档案、档案管理和档案事业的所有方面，凡是档案事业领域内可进行量的描述与量化研究的现象，都可以纳入档案统计工作的范畴。

档案统计工作是一般统计方法与技术应用于档案工作的过程，它具有统计工作与档案工作的双重性质。正因如此，档案统计工作具有统计工作规范化、科学化、制度化和体系化的基本特征。

（二）档案统计工作的基本要求

档案统计工作除了要遵守一般统计工作的基本原则，例如保证工作的真实性、科学化、规划化等之外，还要符合以下几点比较专业的要求。

1.选择恰当的统计对象

一般而言，档案统计对象的选择要考虑一些因素，要对其进行统计工作的对象必须能够非常恰当地将档案工作整体情况的基本方面和关键因素反映出来。例如档案、档案相关工作人员及档案工作机构的数量、质量、状态和变化趋势等。

2.设置合理的统计指标

在档案统计工作开展的过程中，在设置统计指标和选择统计方法的时候，要注意它们能够对档案和档案工作各个方面的情况进行非常精确的描述。例如，在档案数量的计量单位的使用上，除了可以使用传统的“卷”，还可以有更灵活的选择，例如可以表达排架长度的“米”，这样可以将档案的空间占有状态非常清楚地反映出来；在对档案利用情况的统计上，除了可以统计所利用档案的绝对数量，还可以对其相对数量进行统计。

（三）档案统计工作的步骤

档案统计工作的步骤可以分为以下四个阶段。

1.统计设计

统计设计在档案统计工作中属于前期的一个准备阶段。在这个阶段，主要的工作是对统计工作的总体目标、具体任务、具体进程和具体方法等进行总的规划。统计设计阶段的主要作用是对于相关的问题给予非常明确的规定，只有这样，才能够保证后续的统计工作顺利进行。

2.统计调查

在统计调查工作这个阶段，基本任务是尽可能多地获取各种原始数据，其主要采用的调查手段就是利用各种不同的调查表。统计调查有不同的类型，根据统计工作任务的不同，可以将其分为综合性调查和专门调查。

（1）综合性调查

综合性调查是统计调查的一种基本方式，其主体是国家统计机关和专业主管机关，属于国家统计工作制度的一项主要内容。综合性调查的表现形式是统计报表，它是带有强制执行性质的官方文件，要求各单位和个人以原始记录为依据，按照规定的格式、统一的计算方法和期限填报。

目前，在档案工作中，各级各类档案工作机构按照统一的规定向上级报送的统计报表主要有“中央国家机关、人民团体档案工作情况表”“档案馆基本情况表”和“档案机构、人员基本情况表”，它们是档案统计工作中最基本、最经常的形式。

（2）专门调查(www.xing528.com)

专门调查指的是因为某一个特定需求而进行的专题性质的调查活动。相对于综合性调查而言，专门调查不管是在调查的组织者、调查的规模方面，还是在调查对象和调查方式方面都有更多的选择。

3.统计整理

统计整理就是要对经由调查统计所获得的原始数据进行诸如分类、审核和计算等处理，使其变得条理有序。统计整理的主要目的是为下一个阶段的进行提供较为规范、系统的数据。一般而言，统计整理的方法有以下两种。

（1）统计分组

统计分组就是要对统计对象和与其有关的数据进行有效分类，然后根据已有的分类在每一个类别里按照一定的规则对里边的统计对象和数据进行处理。这样可以为下一步的统计分析提供非常可靠的数据基础。按照分组时采用标准的多少，统计分组可以分为简单分组和复合分组两种。简单分组就是只采用一个标准进行分组；复合分组就是采用两个或两个以上的标准进行分组。

（2）统计表

在统计整理工作中，统计表不仅是一种常用的统计工具和显示形式，同时也是整理结果的一种非常直观明显的表达方式，在统计整理工作中十分重要。例如：将某省各市、县级档案馆在统计调查表中填报的馆藏档案数量及有关情况进行整理后，即可将整理结果用统计表列出。

4.统计分析

统计分析是统计工作的最后一个阶段，就是要对统计整理的结果进行详细的分析和研究然后形成统计结论的工作。统计分析的目的是要发现其中具有规律性的情况和问题，研究其原因，最终得出有用的结论。统计分析的方法多种多样，一般而言，主要使用的有对比分析、相关分析与因果分析、静态分析、动态分析、综合分析、系统分析六种。

统计分析工作全部完成之后，统计结果应该总结成统计分析报告。统计分析报告是统计工作的最终成果，要将其提交给相关的领导机构和部门。这些报告将成为领导部门进行决策、部署工作、实施领导的依据。

（四）档案统计工作的意义

档案统计工作的意义主要体现在以下几个方面。

1.做好档案统计工作是档案管理的客观需要

档案管理的对象是数以百计、千计的档案，没有科学的统计工作，就不可能管好、用好档案。

2.档案统计工作是对档案室工作实行监督管理的有效方法

档案统计工作作为一项重要的基础性工作，是帮助各级档案行政管理部门对下属指导、履行监督职能的工具。

3.档案统计工作是加强档案事业宏观管理的一种重要手段

国家各级档案管理部门要了解、掌握档案的形成、管理、提供利用的状况，分析档案事业的历史和现状，预测档案事业的发展趋势，制定有关档案工作的方针、政策和计划，这些都需要档案统计工作提供大量的、准确的、可靠的信息和数据。