建立科学有效的库房管理秩序

良好的库房管理秩序对于库房管理工作的顺利开展具有重要的作用。具体而言，可通过以下几个途径建立良好的库房管理秩序。

（一）对档案库房进行编号

为了有序地管理档案库房，也为了方便档案库房的管理工作，应对拥有多间或多幢档案库房的档案馆（室）的库房进行统一编号。

档案库房编号有两种方法：一种是为所有的库房编统一的顺序号，这种方法适用于库房较少的档案馆（室）；另一种是根据库房的所在方向及库房建筑的特征进行编号，如“东一楼”“红三楼”等。楼房内的库房自下而上分层编号，每层的房间从楼梯入口处自左至右顺序编号；平房应先分院或排，然后从左至右统一按顺序编号。

（二）对档案装具进行合理排列与编号

1.档案装具的排列

库房中档案装具应排列有序，不同规格、不同式样的档案架、柜、箱应该分开排列，做到整齐划一。如果是有窗库房，档案装具应与窗户呈垂直走向排列，以避免强烈光线直射；对于无窗库房，档案装具的排列也要注意有利于库房的通风。

此外，档案装具的排放应注意最大限度地利用库房的空间，同时，也要宽度适宜，以便于档案的取放和搬运。一般情况下，档案装具之间的通道宽度应便于档案管理人员的工作与小型档案搬运工具的通行。在排放档案装具时应注意不要紧贴墙壁。

2.档案装具的编号

为了便于对库房内档案的管理，所有档案装具应统一编号。一般的编号方法是自库房门口起，从左至右、自上而下依次编档案装具的排号、柜架号、格层号（箱号），其号码采用阿拉伯数字。

（三）按全宗排列的方式存放档案

在库房，档案的存放要按全宗排列。全宗排列方法，主要有按全宗顺序号流水排列法和全宗分类排列法两种。前者对库房空间和全宗实体的安排比较方便，后者对全宗的系统管理和全宗的信息控制比较有利。此外，档案按照全宗进行排列并不是说在任何情况下各种不同类型的档案都必须存放在一起，一些特殊类型的档案，如照片、影片、录音、录像档案以及会计档案、科技档案等，应该分别保管。为了保持文件之间的历史联系，应该在案卷目录、全宗指南等检索工具中说明属于同一全宗、因类型不同而分别保存的档案的保管情况，并在全宗末尾放置全宗保管位置参见卡，指明存放地点。

在对库房的档案进行全宗排列时，还应特别注意以下几个方面。

第一，应按一个全宗接一个全宗的顺序依次集中排列，不得打乱全宗混合排列。

第二，各全宗应按分类顺序排列，不得打乱类别顺序混合排列，排定后应编制库房号、柜架号、栏格号，以便存取。

第三，案卷应竖放，特殊档案（如宽幅面图纸）可平放，但要注意存取方便和防止因重压受损。

第四，声像档案应按载体材料的特殊要求排放。

（四）对档案架进行合理排放与编号

库房中档案架的排放，应特别注意以下几个方面。

第一，应排列一致，横竖成行，大小式样不同的架子可分类，尽可能做到整齐一致。

第二，有窗库房的架子排列，应与窗户垂直，以避免强烈光线的直射；无窗库房架子的排列，纵横均可，但应注意不要有碍通风。(www.xing528.com)

第三，应注意最大限度地利用库房的地面与空间，但是也要便于档案的搬运和取放，不宜太松或太紧。

（五）编制档案存放位置索引

档案存放位置索引是以表册或卡片的形式，记录档案在库房及装具中存放位置的一种引导性管理工具；其作用是指引档案管理人员准确无误地调取、归还案卷，以及进行其他项目的管理工作。由于档案存放位置索引能够清晰地反映各个全宗、案卷的存址，因此，它在档案馆（室）档案的迁移中具有更为突出的引导和控制作用。

档案存放位置索引的体例，主要有以下两种。

第一，指明档案存放处所的存放位置索引，这种索引是以全宗及各类档案为单位编制的，指明它们存放于哪些库房及装具中。

第二，指明各档案库房保存档案情况的，这种索引是以档案库房和档案架为单位，指出它们保存了什么档案。

（六）设置档案装具所存档案标识牌

装具所存档案标识牌是在每一列、每一件、每一层（格、箱）装具表面醒目处设置的标牌，以标明每一个档案架、柜、箱中所存放档案的起止档号，以便检查和调还档案。

（七）编制档案代理卡

由于提供利用或档案馆（室）内部工作需要，经常将库房中已经上架的档案暂时移出库外。为了便于库房管理人员掌握档案的流动情况和安全检查，对于调出时间较长的案卷，可以填制一种卡片放在档案原来存放的位置上，这就是通常所说的“代理卡”或“代理卷”。

（八）建立全宗卷

全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗的过程中形成的，记录和说明该全宗历史情况的专门案卷。它是一个全宗在形成和管理活动中形成的“档案”。在开始档案的库房管理工作时，应在每一个全宗的管理中建立全宗卷，以记载立档单位和全宗历史演变情况。

通常而言，全宗卷需要包括以下几方面的内容。

第一，在收集环节所产生的材料，如档案交接凭证、征集历史档案的记录等。

第二，在整理环节产生的材料，如整理工作方案、档案分类方案、全宗内档案数量及状况记录。

第三，在档案鉴定环节产生的材料，如档案保管期限表、档案销毁清册、档案鉴定记录、立档单位与全宗历史考证等。

第四，在保管环节产生的材料，如安全检查记录和对破损档案采取的补救措施等。

第五，在统计登记和提供利用过程中产生的材料，如登记统计记录、全宗指南、机关大事记、组织沿革等。

全宗卷的建立是一个由少到多、不断积累的过程。全宗卷在管理上不宜装订，而适宜使用活页夹或档案袋（盒）进行保存，以便于材料的积累和整理。全宗卷内的材料积累到一定程度，应该进行清理。如果全宗卷内的文件数量较多，也可以分为若干卷。

全宗卷是围绕全宗的管理活动而形成，并以一个全宗为单位组合成的案卷。因此，全宗卷不属于全宗内的一个案卷，在管理上不能与全宗内的档案混合在一起，而应单独存放。其存放方式是每个全宗的全宗卷可以按照全宗号进行排列并专柜保管，也可以置于每个全宗排列的卷首。