档案保管期限表的结构

档案保管期限表通常由顺序号、条款、保管期限、附注及总的“说明”等部分组成，其中最为基本的项目是条款和保管期限。条款较多的保管期限表，还须把条款加以分类。此外，档案保管期限表可以采用表格的方式，也可以采用文字说明的方式。

（一）顺序号

顺序号是档案保管期限表的各条款经系统排列后在各条款前统一编定的自然数顺序号。这一号码对于固定条款位置具有重要的作用。此外，档案鉴定工作人员在借助档案保管期限表对档案进行鉴定时，可以将顺序号作为引用条款的代码。

（二）条款

条款是一组类型相同的文件的名称或标题，如“本单位召开会议的文件材料”“本单位召开的工作会议和重要的专业会议文件材料”等。在档案保管期限表中，条款是一项不可或缺的内容。

1.条款的拟定

在对条款进行拟定时，通常要求能够将文件的重要内容都反映出来，包括文件的来源、文件的形式及文件的内容等。此外，拟定条款的文字必须简洁、明确，没有语法逻辑错误。不过，条款在结构上并不绝对要求文件的来源、内容、形式三者齐全，应视档案保管期限表的适用范围、各种文件的特点及其价值做适当调整。

2.条款的排列

档案保管期限表的条款排列形式主要有两种，具体如下。

（1）条款分类排列

条款分类排列就是按照一定的方法对条款进行分类，以便于档案鉴定人员进行查找与使用。通常而言，对档案条款进行分类的依据有内容、来源、形式等。比如，《财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表》中将档案分为会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他类四个类别，十分便于查找。

（2）条款不分类排列

条款不分类排列就是因条款的内容少或是条块的内容不容易进行划分而不对条款进行分类，但需要按照一定的逻辑顺序对条款进行排列。比如，国家档案局发布的《文书档案保管期限表》中的条款没有分类，而是按照“会议文件”“上级机关文件”“本级机关文件”“同级机关文件”“下级机关文件”的顺序排列的。

（三）保管期限

保管期限即某一档案需要保存的时间，其通常需要依据档案的价值进行确定。就当前而言，档案的保管期限主要分为两种，即永久保管和定期保管。其中，定期中又分为长期和短期两种。在表述习惯上，往往不采取这种逐层划分方法，而平列地直称永久、长期和短期三种。

1.永久保管

凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。通常来说，永久保管的文件主要包括以下几类。

第一，本机关制定的属于法规政策性的文件。

第二，本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。

第三，本机关职能活动中形成的重要业务文件材料。

第四，本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等。

第五，本机关机构演变、人事任免等文件材料。

第六，本机关房屋买卖、土地征用等重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料。

第七，上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料。(www.xing528.com)

第八，同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

2.定期保管

凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为定期保管。通常来说，定期保管的文件主要包括以下几类。

第一，本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料。

第二，本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料。

第三，本机关人事管理工作形成的一般性文件材料。

第四，本机关一般性事务管理文件材料。

第五，本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等。

第六，上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料。

第七，上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料。

第八，同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

第九，下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

此外，根据《关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》，机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

（四）附注

附注是在条款之下对条款及其保管期限所做的必要的注解或说明。比如，对条款中“重要的”和“一般的”可以注解为：“重要的，是指方针政策性或重大问题的、具有科学历史价值的文件材料”；“一般的，是指一般业务和事务性问题、科学历史价值不大的文件材料。”又如，一些合同、协议书、借据的保管期限，往往需要从有效期满后算起，可在保管期限后注明“失效后”的字样。

（五）说明

在档案保管期限表的说明中，通常应包括以下几方面的内容。

第一，档案保管期限表的制定依据。

第二，档案保管期限表的适用范围。

第三，档案保管期限表的结构。

第四，档案保管期限表中保管期限的计算方法。

第五，其他需要说明的问题。

以上只是档案保管期限表一般的结构，可以根据各种档案保管期限表的特点，增加或减少某些项目。