档案馆作为国家的文化事业机构，是集中保管国家重要档案的基地，是社会各方面利用档案信息资源的中心。因此，它必须要以拥有丰富、优质的馆藏档案和资料为基础。做好档案的接收与征集工作是档案馆工作中一项非常重要的内容。
（一）档案馆档案接收的范围
按照《档案馆工作通则》和《各级国家档案馆收集档案范围的规定》的文件精神，档案馆接收的范围包括以下几方面。
（1）本级各机关、团体及其所属单位具有永久保存价值的档案，省辖市（州、盟）和县级档案馆同时接收长期保存的档案。
（2）属于本馆应接收的撤销机关、团体的档案。
（3）属于本馆应接收的中华人民共和国成立以前的各种档案。
对于第（1）条所列“本级各机关、团体及其所属单位”中的所属单位，在具体接收时要明确规定接收到哪一级所属单位。目前，一般只接收到二级单位，档案馆各方面条件具备也可以接收到所属的基层单位。比如省、市档案馆，按规定应接收省（市）直属机关、团体、企业、事业单位的档案。如果接收到二级单位，就可以接收省直机关所属的公司（如百货公司、五金交电公司、服务公司、食品公司等）的档案。如果接收到所有的隶属单位，就要接收各公司所属的工厂、商店的档案。
组织关系在地方，属于地方和上级主管部门双重领导的单位形成的、以反映地方某项事业或建设活动为主的档案，经有关方面协商，也属于第（1）条的接收范围。
另外，集体所有制单位和典型私营企业形成的有进馆价值的档案和著名人物档案，经协商同意，也属于档案馆的第（1）条的接收范围。
（二）档案馆档案收集的要求
为保证接收工作的顺利进行，档案馆在接收档案时，一般应符合以下要求。
1.档案整理编目规范
档案由有关单位收集齐全，并按规定进行系统整理。
2.档案收集完整
进馆档案应按全宗整理，保持全宗的完整性。一个全宗范围内文书档案、科技档案、音像档案和实物等各种门类和载体的档案应作为一个整体，统一移交给一个档案馆。
3.档案检索工具齐全
接收立档单位档案的同时，应将其编制的组织沿革、全宗介绍、案卷目录等有关检索工具以及与全宗相关的各种资料一并接收。
4.限制利用意见明确
对自形成日期满30年仍能对外开放的档案，各有关单位应在移交时提出明确的控制利用意见。政府信息公开部门应对移交档案中涉及政府信息的，书面告知其原有公开属性。
5.清点核对手续完备
档案移交时，交接双方必须根据移交目录清点核对无误，并在交接文据上签字盖章，一式两份分别由双方单位保存。
（三）档案馆档案收集的任务
1.现行机关档案的收集
按照《档案馆工作通则》等文件的规定，现行机关档案中具有长远保管意义的部分，需要定期向档案馆移交。接收现行机关档案室移交的档案，是各级档案馆的经常任务。
在对现行机关档案的接收时间上，档案馆接收现行机关保管期满的档案时，有逐年接收和分段接收两种办法。逐年接收就是每年对现行机关保管期满的档案接收一次；分段接收就是要隔一定时期（如3年、5年）对现行机关保管期满的档案接收一次。一般用后一种办法为宜。(www.xing528.com)
现行机关档案产生和形成的档案文件数量多、完整、系统，并且具有连续性。收集这些档案时，需要满足以下几方面的要求。
按规定向档案馆移交的档案，应该收集齐全（与档案有关的资料、立档单位的组织沿革、全宗指南及有关的目录、索引等检索工具，随同档案一并接收），并按全宗作为一个整体归入档案馆，不得随意分散。
进馆的档案必须真实，凡有疑点的档案，都要尽可能加以考证，如果一时难辨清楚，也要存疑，予以证明。
在接收档案过程中，除了履行必要的交接手续以外，在档案进馆前还应做好案卷的检查验收，具体可以按照自检、互检、检查小组检查接收的步骤进行。
馆藏档案内容除具有普遍性特点以外，还必须反映本地区的特点，有独到的地方特色。各省（市、自治区）档案馆的馆藏内容，有别于其他省（市、自治区）的鲜明地方色彩。要把带有地方特点的档案，作为接收的重点，以防止档案内容的大量重复。
现行机关移交档案时，必须根据移交目录，同接收档案的有关档案馆一起清点核对，并在交接文据上签字盖章，以便明确交接双方的责任，保证进馆档案的完整齐全。
2.撤销机关档案的收集
撤销机关是指中华人民共和国成立前后，由于政权变更、体制改变、行政区划调整等原因而被撤销合并的机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织。档案馆按国家规定接收这类机关、团体、组织的档案，也是档案馆档案收集的重要任务。
撤销机关档案，具有易分散、整理不系统，存在尚未办理完毕的文件等方面的特征。为此，档案馆在接收撤销机关的档案时，除了应按接收现行机关档案的要求对所接收的档案进行检查外，还应注意以下问题。
（1）机关撤销或合并时，严禁将机关在历史活动中形成的文档予以分散、损毁、丢弃，而应将全部档案进行认真清理、鉴定，并妥善保管，之后按照国家相关规定，将这些档案移交相关档案馆进行管理。
（2）当某个机关被撤销，其业务被划归到其他几个机关时，也不能将这个撤销机关原本留存的档案文件予以分散，而应将其视作一个有机整体妥善保管。然后由相关的单位通过协商的方式处理这些档案，当然也可以将其交给某个接管机关代管，或移交相关档案馆。
（3）当某个机关并入另一个机关，或几个机关合并为一个新的机关时，应按机关将其档案分别组成一个个有机整体，然后分别向有关档案馆移交，而不能将这些合并前的机关档案与合并后形成的档案混合在一起。假如接管撤销机关职能的机关，因为工作需要，可以在征得有关档案管理机关同意后，暂时代管撤销机关的档案。代管过程中一定要注意不要将撤销机关的档案与本机关的档案混淆，以便日后能清楚明白地将撤销机关的档案移交有关档案馆。
（4）机关撤销或合并时，假如存在还没有办理完毕的档案文件，应将这些文件转交给继承原机关单位职能的有关机关进行后续档案的处理。
3.二、三级单位形成档案的收集
根据《各级档案馆收集档案范围的规定》的要求，各级人民政府的直属工作部门所属的独立分管某一方面工作或从事某项事业的行政管理机关和企事业单位，以及有代表性的第二、第三级单位形成的档案应向各有关档案馆移交。档案馆在接受这些档案时需要注意以下两方面的问题。
（1）避免不分重点，普遍接收。对二、三级单位形成的档案，档案馆必须择其有代表性的、典型的单位档案予以接收，而不能一味追求数量，采取普遍接收的办法。这就需要档案馆在接收档案前，要先做好调查工作，将本级机关或组织的所有的二、三级单位一一列举出来。在此基础上，按一定条件进行筛选，最后确定入馆单位的名单。
（2）避免不加选择，盲目接收。某些档案馆，为使馆藏数量增加，大量接收二、三级单位的档案，致使馆藏档案质量下降，数量“暴涨”，入馆的这种档案分类混乱，“玉石不分”、重复件增多（如统计报表、劳动及组织人事文件重复严重），给档案馆增加了人力、库房设备等方面的压力，给档案管理（如标准化工作）带来了沉重的负担。
（四）档案馆档案收集的方式
一般而言，档案馆档案收集的方式主要有两种：逐年接收和定期接收。逐年接收即每年接收一次档案；定期接收就是每隔一定时期（如3年、5年）接收一次。
但是，档案馆对科技档案的收集方式有所不同，实行相关单位主送制和科技档案补送制。
1.相关单位主送制
对于普通文书档案而言，应按要求将其中具有永久和长期保存价值的所有档案都移交进馆。科技档案则不采取这种普遍接收进馆的制度，而是实行相关单位主送制，即对不同种类及不同项目的科技档案，按照国家有关规定，分别确定报送单位，主送单位报送档案中的不足部分由其他有关单位补充移交。
2.科技档案补送制
建立补送制是为了及时反映进馆档案所涉及的科技、生产项目的发展、变化情况，保持馆藏科技档案的完整性和准确性。例如，进馆档案所反映的基建项目进行重大改建、扩建，产品改型、换代等，在这些情况下，原移交单位要向档案馆补送相关的科技档案。
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