档案室的收集工作包括接收本单位归档的文件和收集未及时归档的平时文件两个方面的内容。其中，文件归档是档案室收集档案的主渠道，平时文件收集则是一种补充的形式。
（一）文件归档
各单位在工作活动中产生的文件材料办理完毕后，不得由承办部门或个人分散保存，必须由文书部门或业务部门系统整理，定期移交给本单位档案室集中管理，这就是归档。在我国，归档是国家明文规定的一项制度，并且以法律的形式固定下来，这就是通常所说的归档制度。归档制度是档案室收集工作的重要内容和最基础的工作，建立健全归档制度能够确保档案室档案来源的连续性，为国家积累档案财富提供重要保证。
1.归档范围
归档范围是指办理完毕的档案文件应该归档还是不应该归档的范围。决定文件是否应该归档的因素主要是档案文件本身的保存价值。根据国家档案局制定的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令），以下几种档案文件都属于归档范围。
（1）能反映本机关历史发展情况，以及本机关的主要职能活动，并且对本机关的工作具有利用价值的文件材料。
（2）在机关工作活动中形成的，在维护国家安定、公民权益等方面的凭证性文件材料。
（3）本机关需要执行的上级机关、同级机关的文件材料，以及下级机关报送的重要文件材料。
（4）其他对本机关工作具有参考价值的文件材料。
不属于归档范围的文件材料，主要包括以下几种。
（1）备份的文件材料，如国家相关机关印发的文件，本单位内凡有备份的，均由主管单位负责归档，其余可不必归档。
（2）一般事务性，且没有保存价值的文件材料。
（3）未经会议讨论，未经领导审阅、签发的文件材料。
（4）未成文的草稿，以及经过多次修改的修改稿。
（5）与本机关、单位业务无关的由主管机关和非隶属机关发来的文件材料。
（6）本机关领导兼任其他机关职务期间形成的文件。
（7）一般人民来信。
（8）法律规定的不得归档的文件材料。
总之，确定归档范围的一般原则是：归档文件必须具有一定的保存价值，必须符合各机关文件材料的实际状况。各机关和单位应根据国家的统一规定和要求，确定本机关归档和不归档文件材料的范围。
2.归档时间
归档时间是指文书处理部门或业务部门将需要归档的文件材料向档案室移交的时间。
《机关档案工作条例》规定：机关文书部门或业务部门一般应在文件办理完毕后的第二年上半年，即在次年6月底以前向档案部门移交。
《企业档案工作规范》规定：企业在经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件，一般应在办理完毕后的第二年第一季度归档。(www.xing528.com)
某些具有一定专业性的文件可以另行规定合适的归档时间。如会记档案在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；学校档案应当在次学年6月底前归档；磁带、照片及底片、胶片、实物等特殊载体则应在工作结束后及时归档，或和相应内容的纸质载体同步归档等。在这些文件中，科技文件的归档不同，它没有固定的归档时间，主要根据科技文件材料的不同类型和特点、不同的形成规律和利用需求来确定合适的归档时间。一般来说，有定期归档和实时归档两种。定期归档可分为按项目结束时间归档、按子项目结束时间归档、按工作阶段归档、按年度归档四种；实时归档适用于机密性强的科技文件材料和外来材料（外购设备的随机图纸、文字说明，委托外单位设计的文件材料等）。
3.归档文件的质量要求
根据《归档文件整理规则》的规定，应该从以下几个方面检查归档文件的质量。
（1）归档的文件应齐全、完整，每份文件不缺张少页，并组成保管单位。
（2）遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
（3）卷内文件经过系统整理和编目。
（4）案卷封面填写清楚，案卷标题准确，案卷排列合理，编号无误。
（5）编制了完整的案卷目录和相关的文件。
（6）对已破损的文件应予修整，对字迹模糊或文件载体存在质量隐患的文件应予复制。
（7）归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
（8）在文书档案文件组卷时，一般应将文件按年度分开，不同年度形成的文件一般不可放在一起组卷。但是，跨年度的请示与批复，应放在批复年度立卷，没有批复的，放在请示年度立卷。
（9）录音带、录像带、影片、照片等特殊载体的文件，应同纸质文件进行统一整理、编目，但要分别存放，在案卷目录上要注明互见号，以保持文件间的历史联系，便于查找利用。
（10）绝密文件和绝密电报应该单独立卷（少量普通文电如与绝密文电有密切联系，也随同绝密文电一起立卷）。
（11）对于不同保存价值的文件，应当分开组卷，以便日后向档案馆移交，防止拆卷重组问题的产生。
（二）平时文件收集
平时文件收集是指档案室在执行归档制度之外对零散文件的收集。
1.“账外”文件的收集
“账外”文件是指未经单位文书部门登记入账，在收、发文登记簿上无“账”可查的文件。“账外”文件主要有：本单位召开的各种会议文件材料；本单位领导人和业务人员外出开会或参观学习考察等活动中获取的文件材料；外单位直接寄发给领导人“亲启”的文件或直接给部门和有关人员的文件材料；本单位内部各种规章制度、统计数字材料等。
2.专业文件的收集
专业文件是指在各项专业活动中形成的文件和特殊载体的文件材料。档案室在重视对文书档案、科技档案收集的同时，还应重视对各种专业文件的收集；在重视对纸质文件收集的同时，还应健全归档制度，重视对音像等其他载体文件的收集，确保档案室保存的文件门类齐全。
3.零散文件的收集
零散文件的形成原因主要有两个：一是某些单位由于归档制度未建立或归档制度执行不严，致使文件材料分散保存在内部机构、领导人或业务人员手中，特别是未经收发室登记的文件和某些内部文件；二是由于机构调整、人员变动或发生搬迁、灾害等特殊情形，使归档文件不齐全、不完整。
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