校园图书馆采购信息的收集方式与渠道

采购信息的收集方法和渠道：采购信息来源广泛，数量众多，种类复杂，要熟练掌握它并非容易。采购人员收集采购信息时，必须运用科学的方法和手段，才能保证所收集到的信息全面、准确和可靠。在采购信息收集工作中，常用的方法有历史法、比较法、统计法调查法、工具法和网络法等几种。

（一）历史法

历史法又称为资料法、经验总结法，是从采购信息的历史形成和发展积累中分析总结出有价值的信息，作为开展采购工作的历史依据。列宁说：“掌握事物最可靠、最必要的就是不要忘记其基本的历史联系，从其历史演化进程中把握它的规律性。”用历史法收集采购信息要注意三个步骤：第一步，全面收集采购信息史料。在采购工作中逐步积累丰富的历史资料，包括读者的现有需求信息历史馆藏文献信息、文献资源共享目录信息、保存的各种采购工具、出版社已出版的库存文献信息、开发商已经开发成功的数字化文献产品等大量的历史信息。第二步，进行史料分类。依据采购信息的载体形式、内容的学科属性、来源、采购工作的流程复杂性或语种类别等特征进行分类处理，并按照时间顺序条理化。第三步，史料鉴别。采购信息史料在积累过程中有认识、方法和历史的局限性，常常包含有一些不可靠的成分，需要进行鉴别，以便去伪存真、去粗取精，筛选出有价值的历史信息。使用历史法收集采购信息是非常必要的。因为，现实的采购工作必须建构在文献资源建设与读者服务的历史基础之上。“观今宜见古，无古不成今”，对待历史采购信息的一切虚无主义和全盘接收，都是错误的。

（二）比较法

比较法又称借鉴法，是对采购信息的纵向和横向两方面进行比较，充分发挥自己的优点和吸取别人的长处。在采购实践中，采购人员要常常总结自己的经验教训和善于吸取别人的长处。常言道：“比较见真知，比较见优劣。”在采购工作中，目前收集的采购信息数量同过去比较有何差异；数据处理的技术手段是否有明显提高；选书组织形式和采购渠道有什么改善；馆藏文献利用率发生怎样的变化；采用那些措施提高采购信息的收集质量和利用质量等问题，都需要进行事实和数据的比较。图书馆采购信息的收集与利用工作是一种实践操作性很强的工作，自身的纵向比较结果往往不够明确，也不够深刻。通过横向比较，不足之处一目了然。不同的图书馆在收集和利用采购信息的范围和数量上是不同的，在实践经验上也各有差异。直接学习和借鉴别人的成功经验和长处，对于改正自己的缺陷是一种直观和高效的途径。采购人员要善于“走出去，多走访，多观察”，切忌闭门造车。要常与本行业、同性质的图书馆比较，同本地区其他图书馆比较，特别是同先进图书馆的采购部门比较，比较它们的长处和形成长处的具体原因，明确借鉴和吸收别人长处的行动方案，也就是说要善于发现别人的长处并努力改进。比较的方法是灵活多样的，通过统计分析数据、走访观察、经验交流会、专访记录和采购工作学术交流会等方式都可以了解别人的长处。

（三）统计法

采购信息统计法就是收集采购信息的客观数据并保证其可靠性的一种数量分析方法，对于指导采购工作有着重要意义。它包括对采购信息客观数据的收集、整理、计算和分析等一系列环节。在操作步骤上有采集数据、制作图表参数设计、集中量和差异量的计算、相关度分析、差异性检验校验等内容。实际上，大部分采购信息都是以数字数据形式存在的。读者的文献需求类型和数量馆藏文献体系结构及读者利用率馆藏文献服务对象的实际数量和层次类型、图书馆每年的文献建设经费和实际入藏量、全国每年的文献出版种类和数量、通过资源共享途径的文献利用量、社会团体或个人捐赠的文献量、全国出版社和文献发行经销商的数量等，都可以利用统计法收集相关信息。使用统计法收集采购信息的渠道和手段有以下6种：①借助传统手工登记表。包括财务报表、订购单、验书单、总括登记表、个别读者和重点文献登记表、典藏分配表流通卡、馆藏目录分类表、摘录卡、重点出版社和发行经销商目录总表等。②借助专门参考工具书的统计表和统计数据。例如《中国新闻出版统计资料汇编》和《中国统计年鉴》。③利用电子版采购工具的统计功能。例如《中国可供书目》（光盘）等。④利用办公自动化软件。例如，很多采购人员都用WORD、EXCEL或WPS等办公软件在电脑中存储各种采购数据，而这些软件都具有自动统计和图表分析功能。⑤利用专门的统计分析软件。将收集到的零散数据编码后输入统计分析软件，然后利用其强大的统计分析功能可得到可靠的结果数据，其中，SPSS就是流行的专门统计软件之一。⑥利用图书馆集成化管理系统的强大统计功能。各种图书馆集成化管理系统的每个子系统都具备强大的统计功能，其中自动化采购管理子系统就具有“订购分类统计”“订购分配统计”“验收分类统计”“采购经费统计”和“采购日志统计”等功能。

（四）调查法

采购信息的收集也离不开调查法。为了解决采购工作的一系列现实问题，只有常常应用调查法才能掌握大量的第一手资料。下面对不同的调查法分别给予说明。调查法有几种不同类型的划分方法。依据调查的对象范围划分：全面调查法。全面调查法就是为了从整体上把握某一事物，对其各个部分及其构成要素以及各个部分和各个要素之间的关系分别进行调查分析。全面调查法的目的是为顺利开展采购工作提供整体性的决策依据。重点调查法：就是根据自身图书馆的性质、目的和任务，对采购信息来源的重点对象或重点范围进行调查。应用重点调查法收集采购信息，目的是为顺利开展采购工作提供主要决策依据。抽样调查法就是从较大范围的个体集合或信息总体中选择一部分作为样本，通过对样本的调查分析借以推断和估计总体情况的方法。利用抽样调查法收集采购信息，可以简化操作，节约费用。由于将主要的人力和经费投入部分样本的调查研究中，大大提高了采购信息收集的效率和获取调查数据的可靠程度。科学的抽样方法应用了严谨的数学运算，使抽取的样本具有代表性，减少了样本结果与实际总体情况的误差。在收集读者的文献需求信息、出版发行信息和馆藏文献总体利用率等方面，都要运用到抽样调查法。

（五）访谈法(www.xing528.com)

访谈法：就是以直接或间接对话交流的形式收集采购信息的方法，它是采购人员在收集和把握采购信息工作中常用的方法。例如，与重点读者面谈了解其需求信息，召开读者代表座谈会了解馆藏文献的质量及采购改进意见，电话询问某一出版社某学科的最新在版文献信息，用电话或E-mail方式与先进图书馆交流采购工作经验及其特藏文献信息等。访谈法是一种规范性的调查方法，与一般的交谈、电话聊天或网络聊天是有根本区别的。根据访谈过程的规范化程度，可以将访谈形式分为三类：调查表型访谈、固定问题组访谈和纲要型访谈。对不同类型采购信息的收集，可以相机选择不同的访谈方式。

访谈法有三种基本渠道：面谈、电话访谈和电子化访谈。

面谈：就是直接面对面的对话交流。包括个别访谈、座谈会、讨论会、经验交流会、学术讲座、采购工作学术年会等方式。

电话访谈：就是利用电话进行间接调查。包括固定电话访谈、移动电话访谈和计算机网络电话访谈。

电子化访谈：就是利用计算机网络手段进行电子化交流的方法。包括E-mail（电子邮件，）、Newsgroup（专题论坛）、ICR（多人及时通信与交谈系统。

（六）问卷法

问卷法：就是向被调查者发放规范的调查表，由被调查者填写回答后回收，并进行数据整理和分析的调查方法。问卷法是一种省时、省力和节约费用的书面调查方法。采购人员应用问卷法收集采购信息主要有两个方面：一是收集和掌握读者文献需求信息；二是收集和掌握文献出版发行信息。

问卷由两个部分组成：卷首介绍和问卷。

卷首介绍是附于问卷之前的一段文字，简要说明调查的目的和意义、调查结果的处理与利用、调查对象的选择、问卷的填写方法、返回问卷的日期和方式、致谢和署名调查单位名称或加盖单位公章。问卷是调查表的主体，核心是一系列可以直接回答的问题，所以问卷法的重点就是设计要调查的具体问题。