中文图书采购是相当烦琐而又细致的工作，其中又有相当多的操作环节属于机械性的重复工作。因此，在出版数量越来越大、读者需求越来越复杂的今天，要做好中文图书采购工作，手工操作已远不能适应时代发展的需要。在此背景下，将计算机技术应用于中文图书采购，就成为图书馆自动化考虑的目标之一。
经过几十年的建设，目前，我国大中型图书馆基本上都采用了相应的图书馆自动化管理系统将计算机技术应用到中文图书采购工作，提高了采购效率和数据处理的准确性，减轻了工作人员的劳动强度，开创了中文图书采购工作的新局面。随着全社会数字化进程的逐步发展，图书采购工作自动化的程度将不断提高。
（一）图书采购工作自动化的发展历史
国际上，图书采购工作自动化的发展很快，其中以美国更为突出，其历程可分为5个阶段。
1.起步阶段
20世纪50年代，美国的密苏里大学图书馆使用打孔卡设备制作订单。其工作原理是：先将各项采购数据用键盘穿孔机在空白卡片上穿孔，形成穿孔卡片，然后由卡片分检机进行分检和整理，再将整理后的卡片通过制表机制作出本馆的订购单。用过的卡片由卡片校对机排入采集卡片档，建立采购卡片记录。订购的图书到馆后，检出原采购穿孔卡片进行验收。
2.试验系统与基层系统阶段
20世纪60年代，北美与英日等国家的图书馆开始使用计算机协助处理图书的采购工作，一些图书采购自动化系统开始问世。美国国会图书馆研制机读目录取得成功，并得到广泛的应用。这一阶段，图书采购自动化系统有两大类。一类是图书馆自己开发的系统。1965年，密歇根大学图书馆开发了一套采购系统，先后采用IBM1401、IBM360等计算机，使用打孔卡设备制作订单、催缺、取消订单、了解记录状态及经费管理与产生管理报告等。一类是一些大型图书发行商开发的系统，最早的采购系统软件为北美的Baker&Taylor公司所开发，称为BATAB，于1969年推出，被当时几十家图书馆采用。这个软件具有采购系统的多种功能，如提供信息资料的选择信息、订购单、多联式订单、开放式订购报告、详细的经费报表票据处理、催索及取消通知、供应商管理等等。
3.协作系统与联机实时处理阶段
20世纪70年代，微型计算机开始在图书馆的采购系统中得到应用。美国早期的图书馆采购系统，一般是图书馆根据自身图书采购需要而自主开发。20世纪70年代后期，一些商业公司开始研制、销售具有商业性质的采购系统。微型计算机的应用，使得一些图书馆可以用微型计算机作智能终端，与大型或小型计算机系统相连接，随时从整个计算机系统中获取图书资料的订购信息，及时向图书资料供应商发出本馆的订购数据，使图书馆采购业务进入协作系统与联机实时处理阶段。这样，既可节省人力和时间，给图书资料的采购业务带来很大方便，又能减少采购工作人员的工作负担，提高工作效率。
4.集成化系统与网络化发展阶段
20世纪80年代，随着大规模集成电路计算机的问世，以及软盘技术、数据库技术和现代通信技术的崛起和发展，图书馆自动化进入了集成化系统和网络化发展阶段，使得采购系统成为图书馆自动化集成系统的一个子系统。20世纪80年代以来，美国许多地方出现了区域性的图书馆集团。以某一个大型图书馆为中心，其他各中小图书馆相应建立自己的计算机管理系统，相互连接，形成区域性的网络，实现资源共享。图书馆自动化网络就这样逐步建立和发展起来。
5.高度网络化阶段
这一阶段主要是以1993年美国国家信息基础结构计划的出台为标志。20世纪90年代，世界逐步进入信息时代，作为信息技术核心的计算机技术和通信技术的迅猛发展，极大地推动了图书馆的网络化进展。随着美国信息基础设施计划的出台，在全球掀起了建设信息高速公路的热潮，因特网几乎遍及世界各国，图书馆的采购系统也逐步发展到高度网络化阶段。
（二）我国采购系统自动化的现状
我国中文图书采购系统的自动化，是在机读目录出现和图书编目实现自动化处理以后逐步发展起来的。开始也是以各图书馆自行开发为主，20世纪80年代中期，北京大学图书馆、北京农业大学图书馆、北京化工学院图书馆等都曾开发过采购管理系统。20世纪80年代末，图书馆自动化向集成系统发展，采购子系统成为必不可少的一部分，而且采购记录与编目数据使用统一格式。到90年代初，出现一些图书馆自动化软件开发公司，推出了相当数量的商品化软件。所提供的产品已达到集成化与网络化的水平，其功能基本上涵盖采购工作的各个环节，很大程度上取代了手工操作，应用更加广泛。90年代中期，图书供应商开始提供预报书目信息，自动产生订购文档的记录，工作效率更加提高。目前，我国图书馆界除少数图书馆引进国外的软件系统与自行开发以外，多数图书馆均购置各图书馆软件公司开发的产品，主要有ILAS、丹诚、汇文、博菲特、鑫盘、文津、普优、邮电、息洋、图腾等，市场占有率在90%以上。
不足之处是：只是将原来手工操作模式计算机化，而对采购信息的收集与整理尚未能深入拓展，对MARC格式以外的元数据格式的处理也不够完善，还不能充分满足实际工作的需要。由于外部环境因素，采购系统与出版、发行业的联系，也还不完善。
（三）出版信息收集与管理模块的功能
目前，中文图书出版的预报信息，均已有电子版。这一类数据遵循MARC记录的规范，只需在系统中提供相应的数据接口和相应的管理菜单即可使用，应注意进行收集、整理。
对各类尚无电子版的书目信息也要收集整理，以手工录入方式加工处理，并入数据库进行管理。随着技术的进步，应可以以扫描的方式，系统自动对数据进行识别分析，将其转换成MARC格式文档，再进入该系统的出版信息书目数据库。
各类互联网上出版的信息比较繁杂。在采购系统中应具备功能强大的专门搜索引擎，对网络出版信息进行自动搜索并建立索引文档，对一些与本馆收集方向较接近的出版发行商的网站能自动跟踪，并能将网页格式的数据转换为MARC格式文档。(www.xing528.com)
（四）出版信息的分析与采购决策模块的主要功能
在这一模块中，主要功能是依据图书馆的中文图书建设方向，对出版信息进行筛选。理想的方式是能提供多种决策模式，可是由于图书馆界对中文图书选择模式的研究还没有达到一定水平，实现起来有相当的难度。但至少应该有一个能将出版信息发送到决策人员（图书馆各级领导与图书委员会成员）手中的功能，这一功能的实现有两种方式。
第一，决策人员通过一定渠道，进入该出版信息“公示栏”，了解并方便地进行推荐。
第二，能将出版信息数据以其他便于阅读的格式（比如网页格式Word格式、电子表格等）输出，并能以E-mail的形式发送给决策人员。决策人员选择出版信息后，采购系统可以对反馈回来的数据进行转换，并能对推荐信息进行简单地统计分析，以便于采购人员的实际操作。
（五）采购的具体业务操作模块
1.预订管理
在这一模块中应包括以下6种功能：
订购查重功能。订购查重一般是根据已采集（包括已订购）的信息资料目录进行核查，一般涉及两个书目数据库：本馆总书目数据库和采购书目数据库。这项工作实际上是一个检索过程，其目的是审核将要选购的信息资料是否已经有入藏，以便决定取舍。该模块要求从信息资料的各种检索点上对各种文档进行核查，要求得出的结论准确、全面，以防止错订、重订或漏订。
订购作业功能。根据决策人员的决策结果，操作人员能方便地确定信息资料的复本，并将已订购的信息转移到采购数据库。
编制订单，提供多种格式的订单。能够提供操作简便的、可由采购人员根据实际需要设计具有特色性的订单。
修改订单。可以对采购的各种信息进行实时修改和补充。
订单的分类。可以对订单按不同的要求进行分类输出。
订单发送功能。在系统中可以发送各种格式的订单，不必通过采购系统输出订单后，再进行发送。
2.现采管理
这一模块主要包括3种功能。
查重。这与订购查重的工作相同，在此不在赘述。
已采信息资料的自动建库。这一功能在现采中非常重要。目前大家所使用的采购系统都没有实现这一功能。该功能主要是依据现采查重时的检索，自动在采购库中生成同一种信息资料的指示性或摘要性信息，以避免在现采时出现重复采购。比如，现采时多依据ISBN号查重，在决定采集这种资料后，通过对ISBN号进行扫描查重，如本系统没有相应的信息资料，采购系统就可以根据ISBN号在采购库中自动生成该资料的已采集信息，以免在同一次采集中重复采集。
生成简易的书目数据库。这是因为现采一般是使用笔记本电脑，容量相对有限，如将完整的数据库都放在里面，可能导致电脑运行速度较慢；可将完整的数据库进行简化，比如只有ISBN号和复本等。
3.非购入方式管理
这一模块主要是对赠送、征集、呈缴交换等采集方式的管理，一般包括这些功能：获得方式；来源单位的名称、地址、联系方式等；对方的目的；数量、价值等。
免责声明：以上内容源自网络，版权归原作者所有，如有侵犯您的原创版权请告知，我们将尽快删除相关内容。
