（一）查重
为了避免重复采购，需要对拟采购文献进行查重。只有那些图书馆没有采集过的文献或虽然已经采集但复本量不够的文献，才能被列为采购的对象。通常我们把同一书名、同一作者、同一内容的图书看作重复书。
书名重复是一个十分普遍的现象，如都用“数学”“物理”“化学”等来命名同一学科、主题的文献，因此书名一样的图书非常多，而这些图书是否为重复书，需要对内容进行具体分析；内容重复也同书名重复一样非常普遍，虽然可能不是同一作者，但如果内容没有新的特点，也可以看成重复书。不过对于这类图书的查重，我们必须在更深层次上下功夫。要处理好重复问题，还必须认清以下几个问题：同书名、同作者、同内容的图书，还需考虑版本是否相同。同内容、同作者的图书，还需考虑不同书名和版本是否相同。同内容、同作者的图书，分册与汇编如何考虑，以及电子图书与纸质图书的重复如何认识等。我们认为，必须从图书馆采购方针取得根据，具体情况具体分析。
随着科学技术的进步，以计算机为工具，使查重工作比过去好处理得多了。但现场采购时的异地查重不便、图书馆回溯建库未完成，数据不全等情况还存在；书已订但未预编时也会出现时间死角。这些情况都会影响查重的质量。
（二）初选、审定
由专家或采购委员会、领导对预订书目进行初步选订。特别是比较贵重的图书，应十分慎重，要考虑到读者的需求、收藏价值、经费承受能力等因素。然后由采购人员对它们统一审定，综合平衡，最后决定报订。
（三）制定与发送订单
1.制定订单
选择的图书决定订购后，即制定订单。
采用计算机编制预订记录，是比较简单的一个作业项目，只要将某些能够代表订购信息的检索点（如订购号、订购号、作者等）输入系统，系统就能生成与之相匹配的订单，同时也完成了订单的归档工作。但在还未利用计算机的图书馆，发送订单后还应将订单书目进行归档，以便为查核订到情况和进行新的采购查重提供依据。
2.发送订单
在目前条件下，发送订单有3种方式：①人工送达。这种方式较陈旧，适合于图书馆与供应商在地理位置上较近的情况。②邮寄。这种方式较正规。③电子传递。这种方式主要指采用E-Mail、FTP等方式传送订单。这种方式的特点是非常快捷、省时，适合于图书馆、供应商二者信任度较高的情况。
3.维护采购过程中的各种记录
维护采购过程的各种记录，内容一般包括：①建立采购数据库；②维护采购数据库中订购与实到馆数不相符的记录；③对采购数据的统计分析；④维护本馆已经订购但却未出版发行的文献记录；⑤对采购数据的准确性进行维护。
4.补订、退订资料
这一作业项目是因为本馆的任务或读者的需求发生变化，根据这些变化，图书馆需要对文献的采购进行调整，或补充订购，或取消订购。
5.订单跟踪
以一定时间为限，核实图书到馆情况，检查未到图书情况。经常有图书馆已预订但出版社后来却未能出版，或图书已出版但书商没有向图书馆配给的情况发生，因此要注意跟踪订单，特别要注意那些成套图书的配套补缺问题。
（四）新书到馆验收、登录
验收工作是检验订单与书的吻合情况，同时对书的价格与清单是否一致进行核准。注意书的质量，对装订、破损、污渍等情况进行检查，必须做到实物与账目真实，发现问题及时处理。然后进行图书到馆记录，也就是给图书标上财产号码。
1.数量的检查
文献数量的检查，主要是核对到馆清单预订记录、文献三者在种、册、卷、期号等方面是否相符，检查是否有发行商多发、少发、错发等现象。
金额数量的检查，主要是检查到馆清单上的单价与文献本身的定价是否相符；发票上的总金额与到馆文献的总金额是否相符。
2.质量的检查
质量的检查主要包括：①有无缺页、重页或污损情况；②装订是否完好，有无倒装、脱页现象等，精、平装是否与预订要求相符；③图书的载体是否与预订的要求相符；④版本、版次等是否与预订要求相符。
3.数据维护
数据维护包括4个方面的内容：①根据文献的实际到馆数量修改验收记录；②根据文献的真实情况修改验收记录的著录信息；③分配条码；④对到馆数量不够的文献进行重订。
4.可能出现的问题及其处理(www.xing528.com)
在验收过程中，可能会出现的问题有：①到馆复本比预订的复本多或少；②漏发：到馆清单上列出了文献名但实际却没有；③错发或搭配发货；④文献有缺页、重页、漏页、倒装等质量问题。
对于验收过程中发现的问题，在处理时一般是根据本馆与供应商签订的合同条款来解决，如出现合同条款中未曾涉及的问题，可以协商解决。
（五）复选
复选是采购工作中对图书质量最后把关的作业项目。
1.复选的重要意义
第一，提高有限经费的使用效用。我们知道，图书的剧增及其价格的上涨与图书建设经费的短缺，是图书馆界普遍面临的矛盾。面对这个矛盾，提高经费的使用效率就成为图书馆不得不研究的问题。文献的复选正是通过层层把关，将不适合本馆实际需要的文献筛选掉，留下最切合本馆需要的资料，好钢用在刀刃上，提高经费的使用效率。
第二，提高本馆的图书质量，提高本馆图书的利用率，从而提高本馆的服务水平及效率。去“劣”（复选掉不一定是劣质的信息资料，也许只是不适合本馆的图书体系和读者需求而已）留精，当然更能满足本馆的读者需求。从这个角度看，它对本馆图书质量一定是一个提升；留下的都是适合本馆读者需求的资料，其利用率自然就会提高。相应的，本馆的服务水平和效率都得到了提高。
第三，节约读者时间。经过复选的图书更能适应读者的需求，读者再也不用把时间花在信息垃圾上，从而节约了读者的时间，提高了读者在获取资料上的时间效益。
第四，提高了图书本身的使用价值。“每本书都有其读者”，只是可能在本馆没有或者读者量少。如果不复选，某些文献在本馆中可能就积压下来，无人问津；经过复选，使其流向社会的其他地方，也许使人终身受益。这样，就提高了图书本身的使用价值，以发挥其良好的社会效益。
第五，减少了图书馆做“无用功”的后续工作。文献到馆后要进行大量的标识和揭示（比如著录分类标引、主题标引等）工作，并予以必要的加工（如盖馆藏章、贴磁条、贴条码以及索书标等等）。如果这种文献对本馆读者没有多大作用，那么这些工作本身就是“无用功”，造成人力、物力、财力的浪费。
2.复选的具体做法
（1）采购工作人员初步复选
采购工作人员对本馆的图书体系较熟悉，对到馆的文献在核对内容后可以初步确定其去留。特别是对一些内容上明显反动、不健康的、容易对读者造成精神污染的文献更是能够判断。
（2）复选小组复选
复选小组的组成人员可以来自多方面，一般包括馆领导、本馆服务第一线的工作人员及一些特殊用户（如科研大户等）。
（3）新书展示后再复选
这种方法主要是在新书展示期间，工作人员观察哪些文献读者不感兴趣，然后根据观察的结果进行处理。使用这一方法时一定要把握两点：一是展示的时间要充分：二是读者的层面及所涉及的学科领域要尽可能全面。
3.复选后，不适合本馆收藏的文献的处理
（1）使用退货权（风险转移）
对于经过复选后本馆不需要的文献，一般情况是进行风险转移：行使图书馆对供应商的退货权，尽可能将其退给图书的供应商（实际上，供应商可以在更大范围进行协调）。不要认为这是将自己的过失（从某些角度来说，这并不完全是图书馆采购工作人员的过失，因为造成这一后果的原因是多方面的，很大程度上是由于供应商等提供的出版信息失真）转嫁到别人的头上，从而被认为是不道德的行为，这仅仅是行使自己权利的一个普通行为。
（2）附近兄弟馆之间的协调
周围兄弟馆可能因为在自身的收集过程中，出现有漏购或误购情形，这样就可以进行互相之间的协调，这也是处理复选后遗症的一条重要途径。
（3）处理给读者
在一定时间内，可以就近对复选出来的资料进行“处理”销售，甚至以拍卖方式进行处理，以最大限度减少因各种失误而造成的经济损失。
（4）直接进入剔旧程序
在通过以上方式都效果甚微的情况下，将复选出来的剔除性资料直接进入剔旧程序，能为本馆节约一定的馆藏空间，同时也可减少一定的加工经费和人力、物力的浪费。
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